Muitas vezes, numa agência, as funções de um profissional de marketing que também é dono do negócio passam por uma variedade de iniciativas e atividades que podem acabar tirando o foco de uma parte essencial ao sucesso de qualquer empresa: a gestão financeira.
Você deve estar pensando “Com tantas coisas pra eu me preocupar, por que você está me dizendo isso? Eu odeio números…”. Eu também detesto. Acho que é um pré-requisito pra quem trabalha na área de humanas.
Mas, por mais que números e dados pareçam chatos e irrelevantes, ao melhorar seus conhecimentos nessa área você começará a identificar padrões e oportunidades que te ajudarão a tomar decisões melhores e impulsionarão o sucesso do seu negócio com base em informação.
Muitos publicitários acabam se concentrando somente em métricas como satisfação dos clientes, crescimento da marca e manutenção de uma conta bancária com saldo positivo, por exemplo.
Mas apesar de serem muito importantes, essas métricas são apenas uma peça de um quebra-cabeça que envolve muito mais do que números positivos ou negativos, mas também uma análise de desempenho e metas de longo prazo.
Analisar a saúde financeira de sua agência é muito importante por três motivos: conhecer a real situação do negócio, entender como está o seu desempenho e identificar sua capacidade de crescer e atrair novos clientes no futuro.
Para a nossa alegria a estrutura para análises financeiras evoluiu bastante nos últimos anos e você não precisa mais ficar comparando diversas planilhas e dados para chegar a uma conclusão.
Se você está em dúvida sobre quais informações financeiras são necessárias para gerenciar corretamente sua agência, estou aqui para te ajudar nessa missão! Trouxe algumas das principais informações e relatórios financeiros do iClips que vão facilitar pessoas criativas como você a lidar com lucratividade e eficiência financeira.
Fluxo de caixa
É um registro de todas as entradas e saídas, ou seja, todos os pagamentos e recebimentos feitos na agência em determinado período. É através dele que você fica sabendo que caminhos o dinheiro percorreu em sua empresa e pode tomar decisões mais acertadas no futuro.
Por exemplo, seu fluxo de caixa te informa que a maioria dos pagamentos vindo dos seus clientes através de contratos de fee mensal são recebidos entre os dias 20 e 25 de cada mês.
Mas a maioria das suas despesas com folha de pagamento, aluguel, luz entre outras, acontece no máximo até o dia 5 de cada mês e por isso você está ficando quase 15 dias no vermelho até que as contas se estabeleçam.
A partir daí você consegue pensar numa solução, que pode ser alterar as datas de vencimento dos contratos ou até mesmo guardar o dinheiro recebido no final de um mês para o mês seguinte ao invés de contar com ele no mesmo mês.
Lembre-se que tudo que for feito na vida real, nas suas contas bancárias e no caixa da agência, deve ser reproduzido no sistema para que o fluxo de caixa mostre as informações com fidelidade.
A análise do fluxo de caixa pode ser feita:
- Diariamente para organizar as despesas e receitas do dia anterior, registrar os pagamentos e recebimentos a serem realizados e anexar comprovantes e contratos.
- Mensalmente para analisar os dados obtidos, encontrar pontos positivos e negativos e prever como será o próximo mês.
- Trimestralmente para validar se as ações tomadas em um mês refletiram nos meses seguintes.
Projeção de caixa
Se o fluxo de caixa faz a análise do passado, a projeção de caixa te ajuda com o futuro. Através de projeções financeiras, ou seja, quanto você tem para pagar e receber nos próximos dias ou meses é possível antecipar problemas e agir para evitar prejuízos, aumentar a lucratividade e a eficácia dos recursos financeiros.
Com essa facilidade, é possível estudar para tomar decisões importantes como a redução de despesas ou a negociação da dilatação de um prazo com um fornecedor, por exemplo.
Nas agências é muito comum que os clientes só paguem pelo valor total do serviço trinta ou até sessenta dias depois de sua entrega, por isso os possíveis lucros e prejuízos precisam ser vistos com antecedência para que a equipe tenha tempo de pensar no que fazer para investir um dinheiro que chegue no futuro ou procurar novos clientes para evitar um possível prejuízo.
Uma boa projeção de caixa deve conter todas as despesas fixas, como energia elétrica, aluguel, folha de pagamento, ou seja, todos os compromissos já assumidos e também os valores a receber dos clientes e de comissão de fornecedores.
Tente inclusive conhecer as datas de reajuste dessas contas para uma estimativa ainda mais assertiva. Lembre-se que as despesas são sempre certas e as receitas mais imprevisíveis.
No iClips, tanto o fluxo quanto a projeção de caixa possuem uma análise do total de receitas e despesas passadas e futuras, com o saldo final e o indicativo de lucro ou prejuízo. Além disso, você pode enxergar as informações em formato de gráfico ou de extrato que te ajudam a entender como está a situação de cada uma de suas contas bancárias e visualizar se, mesmo com o saldo positivo, você pode estar tendo algum tipo de prejuízo.
Plano de contas
De nada adianta fazer a análise do fluxo e da projeção de caixa se você não consegue enxergar quais despesas exatamente estão furando ou alavancando o seu caixa. Por isso é tão importante ter um plano de contas estruturado.
Ele vai categorizar todas as despesas e receitas de sua agência para facilitar suas análises futuras. A estrutura do plano de contas depende da natureza da empresa e do nível de detalhe que os gestores desejam ao analisar as informações, mas é importante ter a ciência de que ele é a base para a elaboração tanto do DRE quanto do fluxo e projeção de caixa da empresa. O primeiro passo é anotar todas as despesas e receitas da agência e depois categorizá-las em:
- Despesas não operacionais (repasse a veículos, por exemplo)
- Despesas operacionais de custo variável (alimentação, combustível, freelancers…)
- Despesas operacionais de custo fixo (aluguel, condomínio, energia, salários…)
- Impostos (IPTU, Cofins, ISS, Simples…)
- Participação nos lucros
- Receitas operacionais (comissão, fee mensal, jobs avulsos)
- Receitas não operacionais (repasse de clientes)
DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício)
O DRE é um relatório que confronta todas as despesas e receitas da agência, mostrando se o resultado em determinado período foi de lucro ou prejuízo através da análise de receitas, despesas e impostos.
Sua apresentação é obrigatória anualmente para todas as empresas (exceto MEI) para que o governo analise se os impostos foram calculados corretamente e se o lucro declarado bate com a declaração de imposto de renda dos sócios.
Contudo, muitas empresas fazem a análise mensal ou trimestral do DRE para fins de controle interno. Ele é um documento super importante que permite a análise da situação financeira da agência, sendo fundamental na gestão do seu negócio, pois dá a ciência concreta se a empresa está tendo lucro ou prejuízo e possibilita que vocês tomem atitudes de forma a reverter os cenários negativos em tempo. É um dos relatórios mais importantes para qualquer empresa, pois dá uma visão geral de toda a sua situação financeira.
Dashboard financeiro
Através do dashboard financeiro você acompanha o saldo de cada uma de suas contas bancárias, analisa como está a previsão de receitas e despesas para o mês, além de ter acesso fácil a contas atrasadas e inadimplentes.
Outra vantagem do dashboard é o demonstrativo financeiro, que exibe a saúde financeira da agência no mês atual, dois meses atrás e nos dois meses seguintes. Você enxerga ali de forma fácil se está tendo lucro ou prejuízo e pode pensar em estratégias para mudar ou melhorar a situação no futuro.
Emissão de notas fiscais
Já falamos por aqui dos diversos termos que envolvem a emissão de notas fiscais em uma agência. No iClips o financeiro é integrado com o webservice da prefeitura e você já seleciona os lançamentos financeiros e faz a emissão diretamente por ali, não precisam ficar lembrando quanto é que tem que receber do cliente e nem ficar na dúvida se emitiu a nota ou não, porque ela já fica vinculada ao lançamento financeiro.
Emissão de boletos e régua de cobrança
Emitir boletos automaticamente é uma facilidade e tanto que te dá mais tempo para investir em outros assuntos da sua agência. Com o iClips você emite boletos via PJBank sem a necessidade de envio de arquivos de remessa e de retorno.
Além disso, é possível personalizar a mensagem de envio do boleto, definir em quais dias antes ou depois do vencimento ela será enviada e o sistema ainda dá baixa automática no lançamento quando o dinheiro cai na sua conta.
Integração com o operacional
Através do pré faturamento, o financeiro recebe do pessoal de atendimento, produção e mídia da agência informações de lançamentos a pagar e a receber de clientes e fornecedores.
Isso ajuda muito, principalmente na comunicação entre os setores, e evita atrasos, pagamentos incorretos ou cobranças indevidas. Através do pré faturamento o financeiro já sabe o que ele tem que pagar, quando e em quais condições.
No gerenciamento de sua empresa é fundamental que você tenha a ferramenta certa ao seu alcance. Ela vai te ajudar a lidar com as operações do dia a dia sem perder o controle do quadro geral.
Além da gestão financeira, o iClips conta com funcionalidades para melhorar o tráfego da sua agência, aumentar a produtividade com o dashboard de criação e ter acesso rápido a todos os dados dos clientes. Agende uma demonstração e veja como é ter total controle do seu negócio!
