O rápido acesso a informações é vital para o bom desempenho e a boa liderança em uma agência de comunicação. No entanto, na atualidade, com tantas ferramentas gerando milhares de dados simultaneamente, a sua equipe pode enfrentar um verdadeiro caos na hora de analisar processos e tomar decisões. O uso de um dashboard é uma excelente saída para organizar melhor as informações da empresa e manter tudo centralizado, para um controle mais eficiente.
A partir de um dashboard, que consiste num painel que reúne informações relevantes, você e o seu time têm mais facilidade para analisar dados e tomar decisões mais assertivas. Já pensou em acompanhar o desempenho da sua agência em um único lugar? Confira, a seguir, tudo o que você precisa saber sobre dashboard!
O que é um dashboard?
Um dashboard, também conhecido como painel de informações ou painel de gestão, traz uma interface gráfica para que os usuários vejam, de maneira visual e centralizada, os indicadores de desempenho e métricas. Tais informações ajudam a empresa a tomar as decisões que as levem a conquistar os seus objetivos, assim como gerar relatórios e otimizar a gestão.
Basicamente, reúne-se uma grande quantidade de dados que está disponível na organização, transformando-os em indicadores de desempenho, com tabelas e gráficos.
Os dashboards devem sempre ser mostrados em forma de apresentação visual em uma só tela de painel de controle, o que evita barras de rolagem e facilita a realização de comparações e o monitoramento de metas.
Essa ferramenta tem como finalidade facilitar a compreensão de tudo o que está acontecendo na empresa, de maneira ilustrativa e objetiva, para que tanto os gestores quantos os colaboradores consigam assimilar as informações e, assim, buscar melhorias estratégicas.
Vale ressaltar que vivemos em plena era da informação e do Business Intelligence. Isso significa que a definição de métricas de forma automatizada é vista como um diferencial competitivo no mercado.
Quais são os principais tipos de dashboard que podemos criar?
Há diferentes tipos de dashboard, sendo que cada um deles cumpre a função de atender determinado escalão do negócio com as suas atribuições e o que deve ser acompanhado. Conheça os principais tipos de dashboard.
Operacionais
Esse modelo é usado para mostrar as métricas que precisam ser acompanhadas pelos analistas para que façam otimizações em suas atividades, de modo que ganhem mais agilidade em correções de rotas.
Sem o cruzamento de dados de diferentes setores, o analista teria que executar diversas operações, despendendo mais tempo nas suas atividades, o que compromete a sua produtividade.
Financeiros
São aqueles que incluem informações importantes sobre o setor financeiro da empresa, possibilitando que o gestor e a sua equipe avaliem como anda a saúde financeira do negócio.
Táticos
Trata-se de um painel voltado para o time de gestão. As informações evidenciadas pelo recurso auxiliam na tomada de decisão, visando o alcance dos objetivos no médio prazo. Os dados disponibilizados nesse painel devem ser controlados exclusivamente pelos profissionais que ocupam cargos de gerência.
Estratégicos
É o painel usado pela diretoria, pois ajuda a tomar decisões e determinar objetivos a longo prazo. No entanto, as suas informações devem ser disponibilizadas para todos os colaboradores, o que facilita o engajamento do time. Os dados financeiros, resultados das metas estipuladas, performance das áreas e da companhia como um todo são colocados nesse modelo de dashboard.
Como criar um dashboard a partir dos dados certos?
Em suma, é possível inserir qualquer tipo de informação em um dashboard, desde que essa represente algum valor para a gestão ou empresa. Por exemplo, taxa de ROI sobre os projetos executados, detalhes sobre a performance das equipes, e funcionamentos de sistemas críticos.
Com esse recurso também pode-se evidenciar informações sobre todos os processos de produção e indicadores de desempenho. O gestor pode visualizar as informações de maneira geral ou a partir de categorias, o que segmenta os dados e facilita a sua interpretação.
É possível acompanhar os indicadores em tempo real ou consolidados periodicamente. Geralmente, tais informações são geradas por ferramentas de Business Intelligence.
Para que serve um dashboard?
Cada vez mais utilizado entre as empresas que necessitam de agilidade e precisão nos seus processos, o dashboard pode cumprir um papel estratégico na sua agência de comunicação. Saiba para que serve essa ferramenta.
Análise de dados
Conforme já foi dito, o dashboard reúne informações relevantes sobre uma determinada área. Diante disso, é possível analisar os dados com mais facilidade, uma vez que eles são exibidos em forma visual, com números, tabelas ou gráficos.
Apoio à tomada de decisão
Por trás de cada empresa de sucesso existe uma equipe de gestão bem informada, que provê mudanças. Ao utilizar painéis de bordo, você beneficia o processo de tomada de decisão, já que os gestores e times se embasam em dados mais precisos. O resultado disso é mais assertividade nas suas ações.
Monitoramento em tempo real
No seu papel de gestor, você tem que saber com exatidão tudo o que está ocorrendo dentro da agência. Levando isso em consideração, o dashboard te dá acesso a todas as informações em uma única tela e em tempo real, como indicadores das suas campanhas e retorno de investimentos, podendo identificar eventuais falhas e corrigi-las rapidamente.
Mais organização das informações
As informações contidas no dashboard são separadas, organizadas e atualizadas de forma estratégica antes de serem distribuídas. Com isso, você tem a possibilidade de detectar riscos antecipadamente e tomar decisões preventivas para reduzir riscos.
O que não fazer em um dashboard?
Muitos dos erros cometidos na elaboração de um dashboard estão relacionados aos acessos. Tenha em mente que tudo que for excessivo pode sair do escopo da visão centralizada, comprometendo o trabalho do analista. Veja o que evitar ao montar um painel de informações:
- cores demais: isso causa uma confusão do que realmente é prioridade e também provoca cansaço visual, prejudicando a análise dos dados;
- muitos efeitos visuais: o uso de itens como 3D ou transparências faz com que o usuário se distraia, tirando o foco da análise;
- excesso de informações: é imprescindível que o painel seja objetivo. Para isso, é recomendado dispor na tela somente os indicadores mais necessários e importantes. O excesso de dados também faz o analista perder o senso de prioridade.
Como você pode notar, o dashboard é um grande aliado para uma gestão de sucesso, já que ampara as suas decisões, permitindo medidas mais acertadas e, consequentemente, a conquista dos resultados projetados. Com esse tipo de sistema, todas as empresas, em especial as agências de comunicação, aprimoram o trabalho e fazem entregas mais eficientes para os clientes.
Como o Studio ajuda a entender seus clientes?
Quando falamos em dashboard para agências, é impossível não citar o Studio. Afinal, esse é o primeiro software de gestão em nuvem no mercado que foi feito pensando somente nas necessidades das empresas de comunicação. Antes disso, era necessário usar programas genéricos, os quais nem sempre supriam todas as demandas.
Os programas genéricos são feitos pensados em atender a todos os tipos de empresas. Independentemente de o seu negócio ser uma loja de sapatos, uma farmácia, uma fábrica de automóveis ou uma agência de comunicação, o dashboard é sempre o mesmo. Porém, é óbvio que a realidade dessas organizações é bastante diferentes, não é mesmo? É por isso que se deve buscar por um sistema que realmente tenha sido pensado em sanar as necessidades do seu empreendimento.
O dashboard é muito completo e intuitivo e, para atender às demandas das agências, o sistema conta com uma ferramenta chamada de iJob. Trata-se de um recurso destinado à comunicação interna. Com ele, é possível que o gestor verifique o andamento dos processos, acompanhando os trabalhos e fazendo comentários a fim de direcionar a equipe.
Além disso, o painel também contém a opção para cadastrar clientes a partir de determinadas características em comum, criando categorias como indústria, varejo, prestadores de serviço, entre outras.
Também há o dashboard de atendimento, o qual proporciona uma visualização completa das atividades que desenvolvidas na agência. Desse modo, a equipe se organiza e cumpre todos os prazos de acordo com as necessidades de cada cliente.
Esse acompanhamento permite ao gestor adaptar o dashboard conforme ganha intimidade com o cliente e percebe as suas particularidades, algo fundamental para que o atendimento seja sempre de qualidade e que todas as demandas sejam cumpridas ao seguir um checklist.
Dicas para dashboard: como verificar e analisar relatórios?
O Studio também possibilita que a agência gere uma série de relatórios de inteligência ao passo que as atividades são realizadas pelos times. Para acessá-los, basta verificar os campos correspondentes no dashboard.
Para o profissional de mídia, por exemplo, podem ser gerados relatórios com listas de programas, investimento necessário para a execução de campanhas em cada veículo de comunicação, planejamento de exposição das marcas etc.
Há ainda estratégias de business intelligence nas quais o gestor adquire uma visão abrangente sobre cada cliente, tornando-as muito mais eficientes, uma vez que a realidade de cada conta será analisada isoladamente.
Como fazer o gerenciamento financeiro?
A gestão financeira também pode ser feita por meio do dashboard do Studio. Ele registra todas as movimentações realizadas nessa área, tais como transferências, emissão e recebimento de notas fiscais, centros de custos, conciliações bancárias, entre outras.
O setor financeiro também se beneficia pelo fato de o painel ser integrado à plataforma PJBank. De tal maneira, todos os trabalhos envolvendo emissão de boletos e notas fiscais é realizado no sistema, sem ter que utilizar um software próprio para a área contábil.
Ainda sobre esse departamento, não podemos deixar de citar a régua de cobrança. Com essa ferramenta, pode-se verificar e automatizar os contatos feitos com os clientes para cobrar pelos serviços prestados pela agência.
A régua de cobrança possibilita que a inadimplência diminua, evitando também que os responsáveis pelo setor financeiro percam muito tempo enviando e-mails ou fazendo ligações telefônicas para executar as cobranças.
De que maneira personalizar o fluxo de trabalho?
O Studio também possibilita que o fluxo de trabalho do seu dashboard seja personalizado. Isso facilita muito a execução do trabalho, além de colocar em prática metodologias ágeis, como o Scrum. O software oferece ao usuários quatro layouts de dashboard. A seguir, vamos apresentar cada um deles brevemente. Veja!
Visão em blocos
Nesse modelo, as atividades são categorizadas em blocos, mostrando quem são os responsáveis por cada tarefa, o prazo de entrega, cronograma, demandas que estão em atraso etc. Essa visão é bastante neutra e ótima para os usuários que desejam ter uma visão ampla sobre tudo o que se passa na agência.
Lista
A organização do dashboard elenca as tarefas em ordem alfabética ou seguindo uma crescente à medida que os jobs são cadastrados. Uma das vantagens da classificação em listas é o fato de que você pode aplicar filtros para encontrar uma tarefa em específico.
Diagrama de Gantt
Nesse caso, são apresentadas barras que representam a timeline de cada tarefa. A ideia é proporcionar uma visão clara sobre os deadlines que precisam ser cumpridos, sendo um modelo excelente para trabalhos que exigem uma sequência de tarefas.
Ao elaborar uma peça gráfica, por exemplo, o projeto inicia com o redator, passa por um revisor, depois pelo designer e finalmente vai para a aprovação final. Todas essas etapas podem ser acompanhadas em uma linha do tempo para saber como está o andamento do todo.
Kanban
Esse modelo de visualização utiliza um fluxo de produção organizado em cartões virtuais, como se fossem post-its. O uso dos cards virtuais também dá uma visão ampla dos projetos e ajuda a agilizar a execução e o controle das tarefas.
Como ajuda na integração de setores?
O Studio ajuda na integração de setores pelo fato de todas as movimentações estarem disponíveis no mesmo dashboard. Assim, não é preciso usar vários programas e ter uma gestão descentralizada.
O gestor da agência terá uma visão ampla e poderá acompanhar os trabalhos desenvolvidos na área financeira, de criação, de mídia, entre outras num mesmo software. Por usar a tecnologia da computação em nuvem, o Studio facilita o trabalho em home office, visto que há a opção de acessar as informações com segurança a partir de qualquer local, bastando ter acesso à internet.
Agora você já entende o que é um dashboard e quais informações ele deve conter e também conhece com mais detalhes o Studio, o melhor sistema de gestão para agências do mercado.
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