A gestão financeira de uma agência precisa ser feita com muita eficiência. Por mais que momentos de crise gerem preocupações por conta da perda de clientes, cuidar do setor financeiro de uma empresa é fundamental para que você tenha certeza sobre se o negócio está no azul ou no vermelho e quanto de margem ainda tem para manobra.
Por mais que isso pareça óbvio, acredite, muitas agências têm dificuldades de saber como está o movimento de entradas e saídas — ou fluxo de caixa. Por essa razão, o iClips foi desenvolvido para resolver todos os problemas de uma agência, inclusive os financeiros.
Neste post, mostraremos como é o seu funcionamento a partir dos seguintes tópicos:
- Use o timesheet para automatizar o monitoramento dos seus colaboradores
- Faça a gestão de contratos e melhore a criação e replicação de orçamentos
- Aproveite uma forma eficiente de reduzir as taxas de inadimplência
- Acompanhe indicadores e relatórios próprios do setor financeiro de uma empresa
- Facilite processos como a emissão de notas fiscais
- Realize lançamentos financeiros e monitore a movimentação da conta
- Monte suas estratégias com projeções e previsibilidades acertadas
- Integre todos os departamentos do seu negócio em um só lugar
Vamos lá?
Use o timesheet para automatizar o monitoramento dos seus colaboradores
O timesheet tem a função de fazer com que você otimize a sua gestão de tempo toda vez que realizar alguma tarefa específica. Assim, a partir do momento em que todos os membros da agência passam a usar o timesheet também, você consegue controlar com mais eficiência os fluxos de trabalho deles.
Ao contrário do que algumas pessoas pensam, essa ferramenta tem um funcionamento bem simples: os colaboradores põem numa tabela todos os dias e horas que eles trabalharam, excluindo os horários de almoço, folgas e férias. Esses dados são enviados ao RH da agência para que os avalie e repasse ao financeiro, que deverá levá-los em conta ao realizar os pagamentos.
Para o uso correto do timesheet, é essencial saber o valor-hora dos funcionários. Se você não tem ideia de quanto seja o seu, não se preocupe: fazer o cálculo é bem simples.
Primeiro, é preciso levantar o custo fixo da sua agência e o número de funcionários. Se o custo fixo for R$ 10.000 e você tiver 10 funcionários, ao fazer a divisão 10.000/10, o resultado é 1.000.
Num segundo passo, você deve dividir esse valor pelo total de horas trabalhadas no mês. Caso um funcionário tenha trabalhado 200 horas, dividimos 1.000 por 200, o que dá R$ 5.
Por fim, para saber o valor da hora, dividimos o salário dele pelas horas trabalhadas. Vamos supor que ele receba R$ 2.500, logo, 2.500/200 dá o resultado de R$ 12,50, que, somados ao custo fixo de R$ 5, trazem o valor final de R$ 17,50 por hora.
O iClips permite que colaboradores da agência registrem o tempo dedicado para a execução de cada tarefa, o que facilita o controle das horas trabalhadas.
Faça a gestão de contratos e melhore a criação e replicação de orçamentos
A gestão de contratos reúne as práticas e técnicas implantadas pela agência referentes a qualquer tipo de contratação, desde um freelancer até um fornecedor ou cliente. Portanto, a gerência deve envolver todas as suas etapas, da redação do documento até o seu envio, assinatura, cumprimento de vigência e encerramento.
Esse tipo de gestão é de suma importância em qualquer tipo de negócio, na realidade, pois garante a todas as partes envolvidas que todos os pontos levantados no contrato serão honrados e executados dentro do período e condições combinadas. Basicamente, as etapas a serem seguidas são:
- redação do contrato;
- proposta e negociação contratual com as partes envolvidas;
- assinatura feita pelas partes;
- acompanhamento das obrigações contratuais;
- gestão da rescisão ou renovação do contrato.
Talvez você imagine que administrar todas essas etapas seja bem moroso, certo? Quando muitas ferramentas e softwares são usados para cumprir essa função, pode ser mesmo. Contudo, como o iClips é uma ferramenta all-in-one, você pode ordenar todas as etapas da gestão de contrato num só lugar por meio de um workflow.
Aproveite uma forma eficiente para reduzir as taxas de inadimplência
A inadimplência não é uma preocupação exclusiva das agências, e sim de todas as empresas que vendem produtos ou serviços. De acordo com o Serasa Experian, o nível de inadimplentes vem batendo recordes, e isso faz com que muitos negócios procurem formas de diminuir o número de devedores.
Para reduzir a inadimplência, alguns passos são essenciais:
- organize os seus contratos;
- conte com uma forma de cobrança eficiente;
- inclua termos referentes a pagamentos em atraso;
- determine as etapas da sua regra de cobrança.
A partir do dashboard financeiro do iClips, você consegue, de forma simples e rápida, conferir quais pagamentos entraram, assim como os que estão pendentes. Isso facilita a visualização de todos os inadimplentes da agência e a execução das etapas acima, a fim de fazer com que eles quitem suas pendências.
Acompanhe indicadores e relatórios próprios do setor financeiro de uma empresa
Quando falamos sobre os indicadores financeiros que devem ser monitorados, alguns donos e gestores de agências ficam confusos por não saber o que, exatamente, precisam verificar. Basicamente, há três métricas que não podem faltar na sua checagem: receita líquida, lucro operacional e despesas administrativas.
O conceito de receita líquida diz respeito ao valor que entra na sua agência menos os impostos. Ou seja, é diferente da receita bruta, que considera o valor inteiro recebido.
Assim, se um cliente paga R$ 7.000 por um serviço da sua agência, por exemplo, essa é a receita bruta. Caso haja 15% de gastos tributários em cima dessa quantia, eles deverão ser descontados, de modo que a receita líquida é R$ 5.950.
O lucro operacional é composto pelos ganhos da agência num determinado período após a subtração dos gastos operacionais, para que você saiba quanto, verdadeiramente, entrou no seu caixa.
Por fim, as despesas administrativas são a soma dos custos fixos e variáveis que a empresa tem para existir, o que inclui: aluguel, salário dos funcionários, comissões, telefone, internet, luz, água, itens de escritório, computadores, equipamentos e até mesmo o cafezinho.
Como o iClips reúne todas as funções de uma agência num só lugar, esses indicadores podem ser acompanhados por meio de uma tarefa criada na ferramenta.
Facilite processos como a emissão de notas fiscais
De acordo com a Lei Federal nº 8.846, de 21 de janeiro de 1994, todo consumidor tem o direito de exigir nota fiscal. Portanto, sua emissão eletrônica é obrigatória para todas as empresas ativas no país, com exceção de MEIs (Microempreendedores Individuais) e outros tipos de negócio cujas áreas não aparecem listadas a caráter oficial na Secretaria da Fazenda.
Para emitir NFS-e pelo iClips, você deve, primeiramente, conferir se existe essa integração na sua cidade e, também, se a sua agência possui o certificado A1, pois ele é necessário para emitir nota pelo iClips.
Em seguida, basta fazer o cadastro da agência na plataforma, que, de forma automática, exibirá os lançamentos disponíveis, permitindo que você gere a nota ao clicar no botão \”Gerar e Enviar NFS-e\”.
Realize lançamentos financeiros e monitore a movimentação da conta
Fazer lançamentos financeiros pelo iClips é bem simples. O primeiro passo é acessar o item \”Financeiro\” no painel localizado na parte esquerda da tela e, depois, \”Lançamentos\”.
A tela exibida mostra tudo que está relacionado ao caixa da sua agência: valores a receber, contas a pagar, entradas e saídas. Se precisar encontrar algo específico no dash financeiro, você pode realizar uma busca simples ou avançada.
Em cada lançamento, você encontra informações específicas sobre ele, tais como: dados, destino, comentários e histórico. Além disso, para fazer ações em conjunto, é possível selecionar quantos lançamentos você quiser. Por exemplo:
- alterar conta;
- baixar documento;
- alterar subcategoria;
- alterar valor;
- alterar vencimento;
- vincular referência;
- gerar boleto;
- enviar boleto;
- imprimir nota fiscal.
Caso você utilize Excel na sua agência e precise das informações dos lançamentos, também existe a possibilidade de enviá-las para a planilha, o que ajuda na gestão do seu tempo, por liberá-lo de fazer a inserção manualmente.
Monte suas estratégias com projeções e previsibilidades acertadas
Um dos maiores objetivos de quase toda agência é crescer, e isso não é possível sem que os devidos investimentos sejam feitos. Portanto, aumentar a receita é o primeiro passo para o crescimento — mas como fazer isso sem ter noção da previsibilidade de receita do negócio?
Para saber com precisão quais investimentos podem ser realizados, a organização financeira tal como é feita no iClips é essencial. Uma vez que ela tenha as ações bem definidas, executá-las consistentemente ajudará você a entender a previsibilidade de receita por mês. A respeito disso, Aaron Ross, em seu livro Predictable Revenue, diz:
“Picos de receita únicos e que não são repetíveis não ajudarão você a alcançar um crescimento consistente ano após ano”.
Integre todos os departamentos do seu negócio em um só lugar
Outro problema comum em agências é a falta de integração entre o time financeiro e os demais, sobretudo por conta de ferramentas específicas a que outros departamentos não têm acesso. Dessa forma, vendedores têm que contatar o financeiro toda vez que precisam saber se o cliente pagou, o que também vale para os analistas de CS interessados em descobrir se o valor do upsell entrou.
Como o iClips une todos os times da agência num só lugar, esse problema deixa de existir, o que torna a comunicação melhor e aumenta a produtividade consideravelmente.
Agora que você sabe como o iClips ajuda o setor financeiro de uma empresa, que tal testá-lo na sua agência hoje mesmo? Com o trial de 7 dias, você tem acesso a todas as ferramentas apontadas neste post. Clique aqui e experimente já!
