Este é o nosso sexto case de sucesso, e depois de conhecer a trajetória de diversas agências pelo Brasil, percebemos dois cenários muito comuns quando se trata de gestão.
O primeiro diz respeito a agências que passaram por todo um histórico de problemas e desalinhamento antes da chegada de uma ferramenta de gestão de projetos. Em contrapartida, existem agências que sentiram a necessidade de um ERP ainda no início do negócio. E é exatamente sobre o segundo caso que falaremos hoje!
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Sobre a agência
No segundo time temos a Carandá Propaganda, agência criada há nove anos em Cuiabá – Mato Grosso. Os sócios, Mariana Ribeiro e Tiago Ribeiro decidiram criar uma empresa que refletisse os seus valores.
Tendo em seu DNA a preocupação constante com a organização e gestão, a necessidade de implantar um software integrado veio cedo, juntamente com o primeiro colaborador. Assim, a agência cresceu de forma sustentável e organizada, seja por meio de consultorias, palestras ou cursos para capacitação contínua do time. Atualmente com 13 funcionários, a agência atende a clientes de diversos nichos, conheça alguns deles:
- Centro Médico das Nações;
- Grupo Contaud;
- Agro-Sol Sementes;
- Imobiliária Nova Capital;
- Life Reprodução Humana.
O início da parceria
Embora a busca por uma ferramenta que otimizasse os processos na agência tenha ocorrido de forma prematura, alguns gargalos foram observados durante o pouco tempo em que o iClips não fazia parte do dia a dia da agência.
Nesse sentido, as peças eram distribuídas por e-mail e não existia uma forma de controlar o tempo de criação de cada uma. Além disso, era impossível saber o volume de alterações e ter um controle claro em relação a perda de prazos.
Sem uma padronização de cada etapa do fluxo de trabalho, utilizava-se planilhas para a elaboração de mapas de mídia e ordens de serviço, faltavam relatórios para auxiliar nas tomadas de decisão e otimizar o departamento financeiro. Como a agência ainda estava em processo de estruturação, ficava cada vez mais claro a necessidade de um controle gerencial mais completo.
A partir daí, os dois sócios fizeram uma verdadeira imersão no sistema. Em um fim de semana estudaram o manual do iClips e entenderam como organizar os processos da agência aproveitando todo o escopo oferecido pelo software.
Os resultados
Com o histórico de todos os clientes inseridos em um único lugar, jobs cadastrados e controle de cada peça que saía para produção, a Carandá passou a ter total domínio de todas as informações da agência.
O financeiro foi o primeiro a colher os frutos: desde o fee mensal, passando por relatórios de DRE para auxiliar nas análises de resultados financeiros e até se o número de refações estava alinhado com o que foi estabelecido em contrato. Hoje, é possível enxergar se a empresa está sustentável financeiramente e projetar cenários futuros.
Tão importante quanto entender o volume de refações é traçar ações para reduzi-las. Isso só foi possível graças a uma análise dos motivos pelos quais as alterações ocorriam, ou seja, se partiam da própria agência ou dos clientes.
Sabe aquela pulguinha atrás da orelha sobre um cliente ser ou não rentável? Com o uso da ferramenta, a agência consegue ter maior controle de qualificação dos clientes em torno das horas trabalhadas para eles. Por fim, indicadores de cada setor da agência foram mapeados, o que foi fundamental para enxergar pontos de melhoria em relação aos contratos.
Estamos muito felizes por estarmos há mais de 10 anos com vocês e vejo que isso foi um diferencial na gestão da nossa empresa, somos reconhecidos no mercado por essa organização que a iClips nos proporcionou.
Mariana Ribeiro, Sócia-diretora Carandá Propaganda
Uma das formas que a Carandá encontrou de aproveitar ao máximo o que a ferramenta tem a oferecer é realizar treinamentos com cada novo colaborador. Nesse caso, funcionários que já adquiriram certa experiência com o software têm o papel de garantir que um novo membro do time consiga utilizá-lo de forma eficaz também.
O resultado? Toda a equipe trabalha de forma alinhada e com a certeza de que os benefícios oferecidos pelo sistema trazem resultados ainda mais expressivos para a agência e para os seus clientes.
Quer saber como a Iclips pode ajudar a potencializar os seus resultados assim como aconteceu com a Carandá? Vem bater um papo com a gente!
