Você sabe como definir um centro de custo na sua agência?
Você sabe o que é centro de custo? Bom, se você trabalha em uma agência na área do atendimento, da criação ou da produção, pode estar pensando que esse termo não tem nada a ver com você.
Mas acredite, é muito importante que todos de uma empresa, pequena ou média, tenham conhecimentos mínimos de termos financeiros.
Existem muitas técnicas e ferramentas para a organização da sua agência. Hoje, nós viemos falar justamente sobre uma delas. Continue conosco e entenda de uma vez por todas o que é centro de custo e como aplicá-lo em sua agência!
O que é centro de custo?
O centro de custo é um modo de organização das finanças de algumas empresas. Através dele, cada segmento de uma empresa tem uma autonomia quanto à sua administração financeira, ou seja, em relação às receitas e também no que diz respeito às despesas.
A função mais importante de um centro de custo é rastrear as despesas associadas a um setor ou projeto específicos. Ao tratar o setor de criação como uma unidade separada, por exemplo, a agência consegue mensurar quanto ele está despendendo por ano com serviços de marketing digital.
Sem criar um centro de custo, seria necessário um esforço enorme para calcular o custo para suprir esse serviço, pois envolveria destrinchar os gastos com todo o pessoal da agência e com equipamentos e softwares por departamento todo mês.
Um centro de custo automatiza esse processo, permitindo ao gestor medir, orçar e controlar gastos de cada setor ou projeto da agência. Este mecanismo financeiro pode, ainda, ser dividido em duas categorias, como dito acima: em projetos ou departamentos de uma empresa. Confira, a seguir, mais detalhes sobre essa divisão.
Em projetos
A organização das finanças se dá por meio de ações de médio e longo prazos, como por exemplo o investimento em novos equipamentos ou gastos com a própria estrutura física da empresa.
Em departamentos
A organização financeira ocorre a partir da segmentação dos vários departamentos da empresa, como o atendimento ou o administrativo.
Em ambas as organizações, o fator primordial é agrupar as despesas, ou seja, o valor gasto nas ações de um departamento ou em um projeto, e as receitas (o valor que entrou para o financiamento dessas ações).
Em outras palavras, o centro de custo tem as seguintes características:
- é um departamento ou área dentro de um setor que não afeta diretamente nos lucros, mas ainda precisa de recursos para operar;
- tem como principal função rastrear despesas e contribuir indiretamente para o lucro da empresa por meio da melhora do serviço ao cliente e na qualidade das entregas;
- a equipe do centro de custo é somente responsável pelos custos e não tem responsabilidade sobre receitas e decisões de investimento.
Tipos de centro de custo
O centro de custo pode ter várias características e estar vinculado a diversas áreas de uma empresa, focando em certas despesas para melhorar o processo de mensuração de gastos que façam mais sentido para o desenvolvimento do negócio. Alguns tipos de centro de custo são:
- centro de custo pessoal: lida com uma pessoa ou com um grupo dentro da empresa;
- centro de custo impessoal: lida com um local, equipamentos ou ambos;
- centro de custo de produção: lida com um produto, ou trabalho de manufatura;
- centro de custo de serviços: lida com determinados serviços exercidos dentro da empresa. É bastante útil para agências de comunicação;
- centro de custo de operações: lida com pessoas e equipamento que estão envolvidos em atividades similares;
- centro de custo de processos: lida com processos específicos dentro da empresa, relacionados ao âmbito operacional.
Por que usar?
Quando bem produzidos, eles se tornam produtivos para a empresa e influenciam diretamente em todos os seus setores, bem como nos processos de produção e comercialização dos serviços da agência.
Em contrapartida, se ele não é bem produzido, não influenciará de modo direto nas duas etapas, mas ainda assim não deixam de ser fundamentais para a organização financeira da empresa.
Este mecanismo é uma maneira eficiente de agrupar receitas e despesas e também de proporcionar um conhecimento mais aprofundado e certeiro das partes de qualquer PME (Pequenas e Médias Empresas).
Além de facilitar a apuração dos gastos de cada setor de forma isolada, essa ferramenta de custos também serve para definir as responsabilidades com os gastos por parte de cada um deles.
Como usar?
Antes de aplicar esse mecanismo em uma empresa, é importante que as áreas dentro dela estejam bem categorizadas e divididas. Assim, cada área deve ter um orçamento de tudo que está sendo gasto naquele setor, bem como ter todas as despesas que se referem a ele.
O fluxo de atividades varia de uma agência para outra. Ainda assim, é comum que alguma atividade esbarre em mais de um setor, como por exemplo, no atendimento e na produção. Quando isso ocorre, as despesas vão se referir a estes dois (ou mais) setores e, consequentemente, a mais de um centro.
Se estes gastos esbarrarem em mais de um centro, o ideal é que as despesas sejam divididas entre cada um. Se a agência está dividida em vários departamentos e cada um tem o seu controle financeiro central, será facilmente possível calcular qual é o dinheiro gasto em cada um deles.
Cada agência deve estabelecer um modelo central de custo de acordo com os setores existentes nela e de acordo com as suas necessidades. Independentemente do modelo, é importante que haja uma divisão de categorias para uma gestão financeira clara e eficiente.
Acompanhe de forma resumida:
- Caso sua agência disponha de um sistema de gestão, verifique se é possível efetuar um cadastro do centro no software utilizado;
- Tenha em mente a estrutura da agência, seus departamentos e respectivos colaboradores a fim de que o orçamento abarque cada um deles de forma segmentada.
- Divida os seu time no centro de custo conforme sua função;
- Leve em conta o salário por cada centro;
- Faça o mesmo com as despesas;
- Saiba quais os custos fixos de cada centro;
Como monitorar o centro de custo?
Para que o monitoramento do centro ocorra de forma eficaz, é interessante separar todos os departamentos, só assim você conseguirá saber a quais departamentos elas pertencem.
A partir dessa divisão, é possível enxergar com mais clareza as áreas que mais precisam de investimentos e quais despesas estão relacionadas a ações que não estão trazendo os resultados esperados. Para isso, elabore relatórios mensais de cada centro e faça constantes análises e revisões sempre que possível.
Quais os seus benefícios na organização da minha agência?
A partir da boa implementação desta ferramenta, é possível ter diversos benefícios, veja cada um deles:
Facilita a análise
A partir do momento em que você tem uma visão segmentada de cada um dos departamentos da agência, efetuar análises aprofundadas dos setores torna-se uma tarefa muito mais assertiva. Isso significa que você saberá como anda a atuação da agência no mercado, se está positiva ou se necessita de melhorias e atualizar a sua estratégia de business intelligence.
Além disso, você conseguirá avaliar a eficiência, desempenho da equipe e rentabilidade de cada segmento da agência, o que, novamente, auxilia na inserção de melhorias e mudanças pertinentes na empresa. Dessa maneira, há possibilidade de traçar metas e planejar ações que conquistem o engajamento da equipe que trabalha naquele setor e, assim, diminuir a média de custo.
Compartilha responsabilidades
Quando os colaboradores possuem uma visão detalhada sobre os gastos referentes ao seu trabalho, sentem-se muito mais integrados e capazes de contribuírem com ideias capazes de tornar o controle de despesas mais eficiente. Isso porque, se os funcionários sabem quais projetos geraram maiores despesas e quais são os custos das ferramentas utilizadas, fica fácil mensurar custos e realizar planejamentos para o departamento.
Melhora o controle financeiro
Ao adotar esse método, o controle financeiro da agência é potencializado, uma vez que cada setor receberá uma quantia que poderá ser utilizada de forma independente. Tal prática, aliada a um bom desempenho da empresa como um todo, contribuirá para uma administração financeira muito mais eficiente e segura.
Auxilia no compartilhamento de informação
Em algumas empresas, muitos dados não são compartilhados internamente para os demais departamentos. Muitas vezes, os colaboradores não têm ideia dos custos que o seu departamento geram à instituição. Assim, cada setor tem acesso às informações financeiras de forma integral, prática que facilita a realização de investimentos e tomadas de decisão.
De modo resumido, esse mecanismo é uma maneira simples e muito eficiente de agrupar as receitas e os custos de todos os setores de uma empresa. Independentemente de como a organização é estruturada, é importante que a sua agência tenha um fluxo de caixa.
Mas não se esqueça que não existe uma regra ou um padrão para implementá-lo. É válido fazer uma análise sobre a empresa como um todo e se realmente ele vai atender às necessidades e demandas da sua organização.
Alguns possíveis inconvenientes
Se feito de maneira apressada ou sem o acompanhamento devido, o centro de custo pode trazer alguns resultados desagradáveis para sua agência. Por isso tome cuidado com os seguintes pontos:
- efeitos negativos em outros departamentos: mesmo que os gastos com um departamento específico sejam simples de calcular, centros de custo podem ser uma fonte de encorajamento para que gestores diminuam o financiamento, beneficiando o centro de custo, mas prejudicando outros departamentos;
- eficiência difícil de monitorar: é, de certa forma, difícil dizer se esses centros estão sendo eficientes ou não;
- lucros não entram na conta: com o centro de custo, a performance é somente avaliada em termos de custo, pois o lucro não fica no controle do gerente;
- eficiência e produtividade podem não ser bem avaliadas: em um centro de custo, o resultado de uma decisão é calculado somente pelo custo. Por não ser mensurado em outros termos financeiros, pode ficar difícil medir a eficiência e produtividade dos colaboradores.
Com esses dados em mãos, tome cuidado para que o centro de custo não seja sua única fonte de informações para a tomada de decisões na agência, pois mesmo um setor que seja custoso pode ser estratégico para o crescimento da empresa e para a qualidade dos projetos e campanhas.
Como é a estrutura de um centro de custo?
Para estruturar um centro de custo é necessário pensar nas áreas da agência que geram despesas. Em primeiro lugar, elenque quais delas dão mais lucro e quais trazem mais gastos. Nesse sentido, perceber que departamentos são responsáveis diretos pelo lucro e outros que participam dessa construção de maneira indireta.
Nesse cenário, os centros de custo podem ser divididos em:
- centros de custo produtivos: são setores que influenciam diretamente na entrada de recursos na empresa. Na agência de comunicação, a área de criação por exemplo, é um centro de custo visto que gera despesas, mas também traz receitas;
- centros de custo não produtivos: são aqueles que não estão relacionados diretamente à produção ou venda da produção. Trata dos departamentos que possuem função gerencial ou administrativa, como área jurídica, financeira ou de comunicação. Normalmente, são centros de custo que geram somente despesas. Porém, mesmo não dando lucros são imprescindíveis para o bom funcionamento do negócio. Com isso, as suas despesas devem ser divididas entre os demais centros de custos.
Portanto, a estruturação dos seus centros de custo tem que considerar as características de cada setor.
Como decidir quais são os centros de custo na agência?
À primeira vista, há quem pense que essa ferramenta de gestão só é benéfica para as empresas de grande porte, que contam com departamentos e setores que já estão bem definidos, que lidam com vários projetos simultaneamente e contam com uma equipe do financeiro exclusiva para cuidar de tudo.
No entanto, a estratégia também é adequada para as empresas menores. Afinal, os negócios pequenos não costumam ter atividades amplas nem muitos setores, logo a definição de centros de custos torna-se mais fácil.
Veja, a seguir, como definir os centros de custo para a sua agência.
Determine quais são os centros de custo não produtivos
Antes de qualquer coisa, faça a definição e separação de quais são os centros de custos produtivos e não produtivos. Ou seja, aqueles que influenciam diretamente nos seus ganhos e aqueles que geram gastos, mas não participam ativamente dos seus lucros.
Entenda como exemplo de centro de custo produtivo a sua linha de produção. Na sequência, separe esse setor em alguns centros de custos levando em consideração as diferentes atividades que realizam, como planejamento, criação, produção e mídia.
Desse modo, você pode descobrir qual atividade produtiva está gerando mais gastos e resultados para a empresa.
Defina os tipos de serviços da agência
Outra possibilidade para saber quais são os seus centros de custo é a partir dos produtos ou serviços prestados. Ao fazer um estudo financeiro desses itens, pode-se ficar a par da importância de cada um deles para o empreendimento como um todo.
Já em se tratando dos centros não produtivos, é comum que os próprios departamentos das organizações sejam usados para isso. Porém, caso não tenha uma área preponderante, é recomendado que você agrupe essas despesas em apenas um centro de custos administrativos.
O que são categorias de gastos?
Após definir os centros de custos é o momento de identificar as suas categorias, o que permite entendê-los com maior facilidade e, consequentemente, resulta em uma gestão de custo mais eficientes. Entre as categorias de gastos estão:
- custos: é um gasto relativo ao bem produzido, como a matéria-prima ou serviços necessários para a formação do produto final;
- despesas: são sacrifícios financeiros para o alcance dos objetivos da empresa, como a aquisição de produtos ou serviços;
- perdas: são gastos que ocorrem de forma anormal ou inesperada, de uma maneira que foge do processo rotineiro da empresa;
- investimentos: são gastos ativados, que vão gerar suporte estrutural, tecnológico ou operacional, em função da utilidade dos serviços ou bem adquiridos.
Para reconhecer cada um desses pontos é preciso estudar os centros de custo com riqueza de detalhes. Na sequência, separe os seus custos de acordo com as categorias citadas acima. Assim, você saberá qual delas está despendendo mais ou menos dinheiro, o que possibilidade estabelecer regras para economia ou aumentar o orçamento para obter melhorias, como no caso dos investimentos.
Como um software de gestão auxilia a criar e manter centros de custo?
Se falarmos apenas das despesas fixas, o cálculo a ser feio é mais simples e tem poucas variações. Contudo, todos os meses o orçamento de uma agência de comunicação tem itens inéditos e que devem ser calculados com precisão.
Levando isso em consideração, é imprescindível utilizar um software de gestão, como o da iClips, pois esse tipo de recurso auxilia na automatização das atividades e agrega facilidade a esses cálculos, já que poderão ser feitos em poucos minutos. Alguns dos seus benefícios são:
- facilitar a gestão do dinheiro;
- possibilitar o conhecimento dos custos fixos e variáveis;
- gerar relatórios que podem ser utilizados para verificar qual área exige mais recursos e requer ajustes;
- integrar as áreas da agência, ação que otimiza a gestão de tempo dos gestores, além de elevar a produtividade das equipes.
O resultado disso é uma maior segurança em relação controle das suas responsabilidades operacionais, financeiras e econômicas. Portanto, o uso do programa adequado contribui significativamente para com a redução de custos e erros.
Mesmo diante de situações adversas ou casos de maior complexidade, o software de gestão consegue prever e calcular os custos com praticidade e assertividade. Independentemente do porte ou especificidades da sua empresa, saiba que existem programas modulares e especializados que podem ser projetados de acordo com as suas necessidades.
A faixa de preço para adquirir uma licença ou mensalidades de uma assinatura desse aplicativo varia bastante, mas é possível encontrar soluções em conta e com alto custo-benefício.
Nesse sentido, o mais importante é conscientizar-se dos benefícios proporcionados por esse software. A partir da gestão de tempo e acesso rápido às informações de custos, a agência tem mais embasamentos para tomar decisões estratégicas. Tudo isso configura-se como um diferencial competitivo no mercado. Sendo assim, investir em um software de gestão para um centro de custo significa ter uma base sólida para o planejamento da empresa.
Agora que você já sabe tudo sobre centro de custo, que tal cuidar de todas as áreas financeiras da sua agência? Precisa cuidar melhor das finanças da sua agência? Conheça mais sobre a nossa ferramenta.
