Se tem uma coisa que todo gestor de agência precisa dominar é como calcular o valor/hora dos colaboradores. Não é só uma questão de manter as planilhas atualizadas, é sobre saber, com clareza, quanto custa manter sua operação funcionando. Sem esse número, é quase impossível precificar bem, planejar crescimento ou tomar decisões com segurança.
Neste conteúdo, vamos mostrar como calcular o valor/hora, de forma objetiva, considerando diferentes tipos de contratação (CLT, PJ, freelancer etc.) e os erros que você precisa evitar para não comprometer a saúde financeira da sua agência.
Desmistificando o cálculo: custos diretos, indiretos e horas produtivas
Antes de mais nada, é importante destacar que o valor da hora trabalhada não é simplesmente o salário dividido pelas horas do mês. Para chegar a um valor realista, você precisa considerar:
Os custos diretos:
- Salário bruto + encargos + benefícios;
Os custos indiretos:
Os custos indiretos não estão ligados a um projeto específico, mas precisam entrar no cálculo do valor/hora para garantir uma análise realista e sustentável. Estão incluídos neste grupo:
- Estrutura;
- Ferramentas;
- Liderança;
- Treinamentos.
As horas produtivas:
- Quantidade de horas produtivas do colaborador, excluindo tempo dedicado a atividades administrativas não relacionadas ao cliente (horas não produtivas) ou o tempo ocioso.
As horas produtivas são aquelas que realmente podem ser faturadas para o cliente, ou seja, usadas em atividades que geram receita, como criação, atendimento, redação ou desenvolvimento de projetos.
Já o tempo gasto com reuniões internas, organização de tarefas, treinamentos e outras funções administrativas entram como horas não produtivas, e devem ser consideradas no cálculo para evitar que esse “tempo perdido” reduza sua margem de lucro.
Se possível, registre esse tempo via timesheet para ter clareza sobre os dados reais e ajustar suas estimativas com base no dia a dia da equipe.
Fator ociosidade: como considerar no cálculo do valor da hora e por que ele faz toda a diferença?
Ao calcular o valor/hora, um ponto que muitos gestores ignoram e que pode comprometer toda a precificação é o fator ociosidade. Ou seja: o tempo que o colaborador está disponível, mas não está alocado em atividades faturáveis.
Uma pesquisa feita pela Workfront, empresa de softwares dos EUA, divulgada pela Exame, mostra que apenas 39% do tempo de trabalho é realmente produtivo. O restante é consumido por tarefas secundárias, interrupções ou outras atividades, o que reforça a necessidade de considerar essa margem no seu cálculo.
Mas, é importante ficar claro que horas ociosas e horas não produtivas não são a mesma coisa. As horas não produtivas, mencionadas no tópico anterior são para atividades de trabalho interno, que não tem relação com o cliente. Ou seja, o colaborador está em atividade, mas fazendo tarefas que não serão pagas pelo cliente. As horas ociosas, no entanto, são aquelas em que o colaborador está fazendo atividades não relacionadas ao trabalho, como coisas pessoais, descanso, estudo.
Na prática, o cálculo do valor/hora precisa considerar que ninguém produz 100% do tempo disponível. Pausas, imprevistos e até momentos com baixa demanda fazem parte da rotina e ignorar isso pode distorcer completamente seus números.
Mas então, como definir as horas produtivas?
Pela nossa experiência, acompanhando de perto o dia a dia de centenas de agências no iClips, é comum considerar um fator de ociosidade entre 20% e 40%, dependendo do perfil da operação e da senioridade da equipe. Isso significa que, de um total de 160 horas mensais (40h semanais), você pode ter de 96 a 128 horas realmente produtivas.
A Abraind, por exemplo, agência parceira aqui do iClips, leva esse ajuste super a sério. A Karine Sabino, CEO da agência, contou em um de nossos webinars que estrutura o time considerando 6h produtivas por dia, mesmo com jornada de 8h. “Não dá pra ocupar as 8h do colaborador com tarefas agendadas. Tem follow-up, tem reunião, tem imprevisto”, reforçou.
Esse cuidado garante que os custos fixos e indiretos sejam diluídos corretamente nas horas de fato trabalhadas, protegendo a rentabilidade da agência e dando mais precisão aos relatórios.
Exemplo prático com ociosidade considerada
Vamos supor que o custo mensal total de um colaborador, já incluindo salário, encargos e benefícios, seja de R$ 6.000. Então, para fazer o cálculo do valor/hora, vamos considerar:
- Horas produtivas: apesar da jornada total de trabalho de um colaborador CLT ser de 160h/mês vamos considerar a média de 20% a 40% de ociosidade ou de horas não produtivas no cálculo, ou seja, entre 96 e 128 horas realmente produtivas.
- Custos indiretos: vamos incluir uma alíquota que represente os custos indiretos da operação, como estrutura física ou digital, ferramentas, liderança, treinamentos, entre outros. Essa porcentagem varia de agência para agência, mas uma média razoável gira entre 10% e 30% sobre o custo direto do colaborador.
Agora sim, vamos destrinchar o cálculo:
📌 Exemplo completo
- Custo direto mensal (salário + encargos + benefícios): R$ 6.000
- Custos indiretos (20% sobre o custo direto): R$ 1.200
- Custo total real: R$ 7.200
- Horas produtivas mensais: 120 horas
Valor/hora real = R$ 7.200 ÷ 120h = R$ 60,00/hora
Esse é o valor que de fato cobre o custo do colaborador e da operação. A partir dele, você pode adicionar a margem de lucro desejada para formar o preço final dos seus serviços.
Para termos uma ideia de como os custos indiretos e as horas produtivas têm impacto nesse cálculo, se considerássemos apenas o salário do colaborador com os encargos e o volume de horas previstas na legislação, o valor da hora trabalhada seria 37% menor:
Valor/hora sem custos indiretos e horas produtivas = R$6.000 (salário + encargos) ÷ 160h= R$37,50/hora
Como fazer o cálculo em caso de contratação PJ e freelancer?
Nem toda agência segue um único modelo de contratação para toda a equipe. Cada vez mais, vemos estruturas híbridas que combinam colaboradores CLT, profissionais PJ e freelancers, de acordo com a função, a necessidade do projeto ou a maturidade da operação.
Nesses casos, a lógica segue a mesma: calcular os custos diretos do colaborador, sem esquecer de incluir os custos indiretos e a definição correta das horas produtivas.
📌 PJ
Normalmente, o valor acordado já inclui os encargos que seriam responsabilidade do profissional. Ainda assim, considere ferramentas, estrutura e ociosidade no momento de fazer o cálculo.
📌 Freelancer
Nesse caso, geralmente a contratação ocorre por projeto. Ou seja, primeiro você dimensiona o volume de horas que aquele projeto vai gastar, seja com base na experiência da própria agência ou do profissional que vai executá-la e com base nisso, negocia o valor a ser pago pelo profissional. O custo das horas dos profissionais contratados como CLT pode ser um bom parâmetro para essa negociação. Nesse caso, o cálculo seria:
Volume de horas do projeto: 50h
Custo direto negociado com o profissional: R$6.000
Custos indiretos: R$1.200
Valor/hora real: R$7.200 ÷ 50h = R$144/hora
Mesmo que o valor a ser pago pelo profissional seja por projeto, é importante calcular o valor/hora para entender qual meio de contratação compensa mais. Aqui, vale também avaliar se os custos indiretos, de estrutura da agência, devem ser considerados dependendo do modelo de trabalho combinado com o colaborador.
Erros comuns que distorcem o valor da hora
Ao longo da nossa trajetória, já presenciamos alguns deslizes no cálculo do valor da hora dos funcionários, que podem custar caro para a saúde financeira da agência:
Abaixo, listamos alguns deles:
Usar o valor cobrado do cliente como base para o cálculo interno: esse é um dos erros mais graves e mais comuns. Muitos gestores ainda definem o custo interno da hora com base no valor que já cobram do cliente, como se fosse uma média. Mas essa lógica é invertida: o correto é saber quanto custa sua hora internamente primeiro, para então montar uma precificação coerente e sustentável.
Ignorar ociosidade: agências que não consideram o tempo não faturável nos cálculos acabam criando uma falsa sensação de produtividade. Isso leva a uma subestimação do custo real da equipe, distorcendo o valor/hora e comprometendo a precificação.
Já vimos casos de agências que estimavam 160 horas produtivas por mês por colaborador, quando a média real era de 110 a 120 horas. Isso significa que estavam dividindo o custo mensal por um volume irreal de produção e perdendo dinheiro em praticamente todos os projetos, mesmo achando que estavam cobrando corretamente.
Desconsiderar benefícios e encargos (especialmente em contratações CLT): é fácil cair na armadilha de usar apenas o salário bruto como base, principalmente na correria do dia a dia. Mas quem contrata via CLT sabe que os encargos e benefícios podem aumentar esse custo em 70% ou mais.
Em nossos levantamentos, é comum que o custo real de um colaborador CLT fique entre 1,5x e 2x o valor do salário registrado. Agências que não atualizam esse dado correm o risco de projetar metas de lucratividade irreais, baseadas em um custo base que simplesmente não existe.
O resultado disso são projetos com baixa lucratividade, ou seja, clientes com boa entrada de receita, mas sem margem de lucro real, ou pior, com prejuízo mascarado. A percepção é de que está “entrando dinheiro”, mas a operação está no limite (ou no vermelho).
Como o valor da hora impacta na precificação dos serviços
Saber o custo da hora trabalhada te dá clareza para formar preços que sustentam a operação e ainda geram lucro. Sem esse número, você pode estar cobrando menos do que gasta e nem perceber.
O cálculo do valor da hora trabalhada é apenas um dos aspectos que devem ser considerados no momento da precificação. Se quiser aprofundar nesse assunto, temos um conteúdo completo só sobre isso.
Calcular corretamente o valor da hora trabalhada é um dos pilares da gestão financeira de qualquer agência. Com esse número bem definido, você toma decisões mais conscientes, evita prejuízos escondidos e constrói uma operação muito mais sustentável.
Quer saber, de verdade, o que está gerando lucro na sua agência e o que está só consumindo tempo e dinheiro?
No iClips, isso não fica na suposição. Ao cadastrar o valor/hora de cada colaborador, o sistema cruza automaticamente esse dado com os registros do timesheet e te entrega relatórios completos e realistas de lucratividade, duração de atividade x custo, rentabilidade por projeto e muito mais.
É o tipo de informação que muda o jogo da gestão: você para de tomar decisões no escuro e começa a enxergar com clareza onde estão os gargalos, quais projetos são realmente rentáveis e como otimizar o uso da equipe.
Se você já é cliente, aqui está o passo a passo para configurar isso no sistema e começar a colher esses insights agora mesmo.
Se ainda não é, talvez seja a hora de dar esse passo rumo a uma gestão mais estratégica — e mais lucrativa.
E se quiser ir além:
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