Se tem uma coisa que ninguém gosta, mas que aparece a todo momento é problema. A gente passa a vida toda fugindo deles ou resolvendo pepinos para conseguirmos realizar nosso trabalho da maneira mais eficiente possível. No entanto, nem sempre estamos aptos a sanar todos os nossos impasses sozinhos.
Quando o assunto é gestão (em especial a gestão da sua agência) aí a coisa aperta. São muitos dados, variáveis, pessoas, departamentos e estratégias para dar conta. Sem tecnologia, fica praticamente impossível tocar tudo com produtividade e qualidade.
Um software de gestão focado na realidade de agências e que integre todos os departamentos pode ser a solução mais prática e rápida para vários problemas que sua agência pode estar vivenciando ou que pode vir a ter. Sejam problemas comuns ou os mais “cabeludos”, automatizar e otimizar sempre são boas respostas.
Vamos apresentar logo abaixo como o iClips e suas funcionalidades resolvem diversos problemas de cada setor da agência. Passaremos pelo atendimento, criação, mídia, tráfego, financeiro e produção mostrando as especificidades de cada um e de que maneira o iClips pode te auxiliar.
Atendimento
Essa é uma das áreas mais importantes da agência, pois lida diretamente com prospects e clientes. Ou seja, participa da conquista de receitas para a agência, seja com retenção ou aquisição de clientes. Nesse sentido, uma das ferramentas mais úteis para o setor de atendimento é o iJob.
Ele é uma ferramenta destinada à comunicação da agência com seus clientes, pois é uma extensão do iClips que dá acesso à plataforma para eles. Com o iJob, o cliente consegue verificar como está o andamento das pautas e fazer comentários diretamente pelo sistema. Além disso, ele pode ser incluído dentro do workflow das tarefas na etapa “aprovação do cliente”, agilizando esse processo e encantando o cliente com essa facilidade.
O cadastro de clientes na plataforma permite ter acesso fácil a seus dados, evita erros no processo de cobrança e dá a possibilidade de alocar modelos de job referentes a determinado cliente. Além disso, a automatização e organização de dados ajuda no processo de negociação, momento crucial para o setor de atendimento.
O cadastro de grupos de clientes permite alocá-los a partir de determinada característica em comum (indústria, localização, tipos de job, tamanho, etc). Isso possibilita uma melhor participação no planejamento estratégico, já que o setor tem acesso a informações financeiras e dos outros setores.
Por fim, o dashboard de atendimento entrega uma boa visualização das pautas em andamento na agência.
Tráfego
Controle é sinônimo do setor de tráfego. É aqui que são gerenciados os andamentos de todas as tarefas em execução na agência. Por isso, contar com um sistema que possa facilitar a visualização do tráfego e aumentar o controle dos prazos e responsáveis é crucial para a gestão desse setor.
Em relação a esse ponto, a integração com o Atendimento e Criação possibilitado pelo iClips gera uma melhor gestão de tráfego; e o dashboard permite uma boa e rápida visualização da situação das pautas da agência, dando maior controle de prazos e cronograma.
Esse acesso a informações e integração entre setores evita conflitos, que são responsabilidade do tráfego. Esses contratempos geralmente acontecem por sobrecarga de trabalho em cima de criativos, mas com o iClips, a distribuição de pautas é otimizada, evitando esse problema.
Além disso, a padronização e personalização de workflows otimizam a tarefa de criar fluxos de trabalho na agência.
Criação
Nada menos do que a alma da agência. É aqui que a mágica acontece e o valor é criado para os clientes. No entanto, é uma das áreas mais complicadas de se lidar, pelo tipo de trabalho, que demanda muita criatividade, e pelos prazos curtos.
O ponto de mais debate aqui é o famoso timesheet, que muitos erroneamente taxam de inibidor de criatividade ou de microgerenciamento. A verdade é o oposto disso. O timesheet ajuda times criativos a se organizarem melhor e para apontar se estão sobrecarregados. Ao usar a ferramenta corretamente, o colaborador começa a entender sua própria capacidade produtiva, evitando estresse.
Outro ponto é o dashboard de criação, que permite aos criativos acesso fácil às tarefas que estão responsáveis por entregar, aos deadlines das pautas e a todo o workflow. Isso facilita a integração entre os setores diretamente responsáveis pelas entregas da agência, que são o atendimento, tráfego e criação.
Para os criativos que lidam com marketing de conteúdo ou marketing de redes sociais, pelo calendário editorial do iClips eles podem programar postagens e elaborar planejamentos de conteúdo de acordo com a estratégia do cliente. A ferramenta é integrada com Facebook, LinkedIn e Twitter.
Um dos grandes problemas dos times de criação talvez seja a temida refação. Mas o iClips tem algumas ferramentas que podem minimizar isso. São vários relatórios de refação para que o gestor consiga descobrir de onde estão vindo as refações e qual o impacto delas na lucratividade geral dos jobs.
Financeiro
Bom, de nada adianta você ter times operacionais altamente capacitados e produtivos se você não prestar atenção na saúde financeira da sua agência. Como o iClips é uma solução all-in-one para a gestão de agências, ele conta com um módulo inteiro dedicado ao setor financeiro.
São vários relatórios e funcionalidades para entregar uma visibilidade completa de todas as movimentações financeiras da agência, incluindo: um dashboard financeiro, pré-lançamento, DRE, transferências, notas fiscais, boletos, conciliação bancária, centro de custos, entre outros.
E o que é melhor: todos os relatórios desse módulo estão totalmente integrados com as outras áreas. Ou seja, cada timesheet ligado, cada tarefa entregue, cada nova conta etc geram dados confiáveis que alimentam os relatórios financeiros em tempo real.
E por falar em nota fiscal, é possível gerar notas fiscais eletrônicas diretamente pela plataforma, agilizando todos os trâmites relacionados a cobranças. A nota fiscal eletrônica também é muito mais segura e eficaz. Além disso, o iClips é integrado com o PJBank, desburocratizando a emissão de boletos pela plataforma.
Por último, mas não menos importante, temos a régua de cobrança. Com ela, o processo de cobrança de clientes é automatizado, diminuindo os níveis de inadimplência e evitando que você gaste muito tempo com envio de emails manuais.
Mídia
O setor de mídia lida diretamente com a inserção de anúncios em veículos de comunicação e, por isso, precisa de uma boa capacidade de negociação. Tudo isso começa com uma boa organização e é justamente isso que o iClips entrega com os cadastros de veículos na plataforma, um dashboard voltado para o profissional de mídia, planejamento de mídia e um gerador de Pedido de Inserção (PI). Por lá é possível criar tabelas de preço divididas por tipo de veículo e praça.
O iClips é integrado com o sistema do Conselho Executivo das Normas-Padrão (CENP), facilitando o envio de informações caso sua agência seja convidada a fazer isso. Fora isso, no sistema você pode fazer os planejamentos e pedidos de inserção, aprová-los com o cliente e enviá-los para os veículos através das integrações com mídias como Siscom, E-mídia e Globosat.
A plataforma também tem relatórios voltados para o profissional de mídia, como: mídia, lista de programas, investimento, investimento por tipo de mídia e planejamento previsto X realizado.
Gestão
Para o gestor, o iClips é o seu braço direito dentro da agência. Com toda a integração é possível ter um controle muito maior de todo o operacional, financeiro e estratégico da empresa. Já que todos os setores estão com suas atividades otimizadas com o Studio, gerenciar a agência pela plataforma fica bem mais fácil.
O primeiro ponto que indica uma resolução de problemas que o iClips traz para a gestão da agência é organização e integração. Com toda a agência rodando dentro do sistema, você evita que duas pessoas estejam responsáveis pela mesma tarefa, impede que gargalos financeiros passem despercebidos e evita que projetos saiam da linha por falta de planejamento.
Com os relatórios de business intelligence, o gestor pode ter uma visão muito mais estratégica e holística do empreendimento e de todo o mercado. E com toda a automatização trazida pelo iClips, o problema da falta de tempo para focar na gestão fica resolvido.
E aí, surpreendido de como o iClips resolve problemas de cada setor da agência? É só clicar clicar aqui e começar a ter ótimos resultados a partir de agora!
