O primeiro passo para oferecer serviços com organização, produtividade e de forma lucrativa é estabelecer uma boa comunicação com o seu público. Por essa razão, muitos donos e membros de agências buscam constantemente saber como melhorar a comunicação com o cliente.
As etapas da comunicação precisam envolver todos os setores da agência, o que pode ser feito com a ajuda de um ERP, como o iClips, Se você ainda não sabe como o iClips pode ajudá-lo nesse sentido, mas tem interesse em saber, fique conosco até o final deste post!
Por que investir em novas tecnologias para comunicação?
Imaginemos a seguinte situação: um cliente solicita que a agência crie uma peça publicitária, o briefing é construído e o trabalho é passado para o diretor de arte. Contudo, a entrega do job cai em um dia em que o diretor se encontra de férias e ninguém sabe em que pasta do computador ele guardou a peça que precisa ser passada para o cliente.
Situação complicada, não é mesmo? Mas, o que poderia ter evitado que isso acontecesse? Bom, para que os demais membros da empresa tivessem acesso ao arquivo, seria necessário que ele estivesse disponível em rede para todos. Embora isso possa ser feito no Google Drive, devemos lembrar que ele não é uma ferramenta feita exclusivamente para agências.
Nesse contexto, vale ressaltar que manter uma boa comunicação com o cliente é um fator que colabora para que ele tenha uma experiência positiva com a sua empresa. Assim, um programa que reúna todas as funções gerenciais da agência torna-se essencial, tal como o iClips.
Como o iClips pode transformar sua agência?
O iClips é um ERP desenvolvido para a gestão completa de uma agência de marketing ou comunicação. Portanto, ele foi desenvolvido tomando como base os problemas e desafios dos principais setores de uma agência, a fim de resolvê-los.
Vejamos, agora, quais departamentos são esses e de que maneira o iClips consegue ajudar cada um!
Atendimento
O departamento de atendimento é fundamental, pois é ele que faz a conexão entre os clientes e a agência.
Um dos erros cometidos por algumas agências é ter uma série de processos diferentes para realizar o atendimento ao cliente. Por exemplo: o briefing é gerado em PDF, o redator usa Google Docs e as peças elaboradas pelo diretor de artes ficam em pastas do computador dele, deixando todo o trabalho bagunçado!
Para otimizar a gestão de projetos, é importante que todos os responsáveis e seus respectivos trabalhos fiquem armazenados em um só lugar. Essa é justamente a proposta do iClips, que oferece essa solução por meio do iJobs, sobre o qual falaremos mais adiante.
Criação
Uma característica em comum que os membros de uma agência precisam ter é a criatividade, que deve ser parte do desenvolvimento dos trabalhos prestados para os clientes.
Para que isso aconteça, um timesheet é essencial, pois ele auxilia os times criativos a terem uma melhor organização dos jobs e a priorizar os mais urgentes.
Desse modo, as outras pessoas envolvidas no processo de criação ficam a par do workflow, pautas e deadlines do projeto, o que facilita a gestão e evita algo muito temido nas agências: a refação. A partir do iClips, você ainda consegue ver a origem das refações e o impacto que elas estão gerando na receita. Entenda o que é a refação e como evitar o retrabalho na sua agência
Financeiro
Por mais que uma agência tenha objetivos quantitativos (por exemplo: dobrar a quantidade de clientes dentro de um ano) e qualitativos (como se tornar a maior empresa do ramo de atuação), esses objetivos precisam estar conectados à gestão financeira do negócio.
O iClips conta com funcionalidades e relatórios que mostram todas as transações financeiras no dashboard, além de permitir que você receba pagamento dos clientes, gere notas fiscais, controle os custos da agência etc.
Além disso, essas funções são integradas a outras áreas da agência com a finalidade de facilitar o trabalho. Por exemplo: se um representante do time de vendas quiser conferir se seu cliente realizou o pagamento, não é preciso mais entrar em contato com o financeiro — basta conferir a informação no dashboard.
iJob: como melhorar a comunicação com o cliente?
O iJob é uma ferramenta que estabelece uma conexão entre a agência e seus clientes. Portanto, todas as agências que usam o iClips têm acesso ao iJobs e podem fazer com que seus clientes demandem os trabalhos por lá. Em seguida, mostramos como a ferramenta funciona.
Após fazer login no iJobs, a tela inicial permite que o cliente a visualize tanto no modo kanban quanto no de lista — basta escolher a opção que fica localizada na parte superior direita.
No dashboard, é possível escolher entre quatro diferentes tipos de acessos. Veja, a seguir, quais são eles e para que servem:
- novas peças: apresentam os novos jobs que estão sendo feitos dentro da agência;
- em andamento: aqui, é possível ver quais jobs já estão sendo executados pelas pessoas ou times encarregados;
- aguardando aprovação: essa etapa lista os jobs que já foram feitos, mas aguardam o aval final dos responsáveis pelo projeto;
- peças finalizadas: essa última coluna exibe todos os trabalhos que já passaram pelas demais fases e foram concluídos com êxito.
Ao clicar em qualquer um deles, o cliente consegue ver o que foi feito na tarefa pela agência a fim de aprovar ou enviar para alteração. Se for preciso que a pessoa responsável pelo trabalho fique a par de alguma observação (caso o cliente não goste da cor, por exemplo), é possível fazer isso por meio de um comentário.
Por sinal, toda vez que o cliente precisar solicitar um novo job, dá para fazer isso por meio da ferramenta. Dessa forma, você já pode dizer adeus àqueles reuniões que o cliente solicita voltadas unicamente para essa finalidade.
Para isso, na parte superior da tela do iClips, basta clicar em “Novo Job” e preencher os campos referentes aos dados do trabalho. Caso o cliente use um template padrão, ele pode aplicá-lo por meio do “Modelo Job”.
Nos outros campos, é preciso responder às perguntas do briefing, especificar as peças necessárias para esse trabalho e incluir os anexos para que a agência tenha o maior número de informações possível sobre o job.
Agora que você sabe como melhorar a comunicação com o cliente a partir do iClips, ficou com interesse em utilizá-lo? Solicite uma demonstração.
