Quem tem uma agência precisa ficar atento ao seu fluxo de trabalho, pois se a organização das etapas e processos for ineficiente ou mal estruturada, o negócio pode perder desempenho e clientes. Para evitar isso, é importante focar no planejamento e na adoção de medidas que fortaleçam as atividades, tarefas e ações internas.
Para ajudar nesse objetivo, separamos algumas orientações e informações sobre como organizar e otimizar esse processo, de modo que a agência consiga ser mais efetiva na entrega e no controle de jobs. Portanto, não deixe de conferir!
No que consiste o fluxo de trabalho em uma agência?
Ele é formado por etapas e processos feitos em sequência pelos colaboradores, visando a execução de ações e o alcance de objetivos. Ele corresponde a uma sistematização do que ocorre dentro de uma organização, envolvendo recursos, atividades, regras, entre outros fatores que funcionam como “engrenagens” para que as tarefas e funções sejam realizadas.
Em uma agência, podemos dizer que o fluxo de trabalho corresponde ao que é feito, de modo harmonioso e sistemático, para que o pedido do cliente se transforme em uma ação ou campanha finalizada e entregue.
Que etapas compõem o fluxo de trabalho de cada agência?
O fluxo normal de produção de uma agência é dividido em várias etapas correlacionadas e interdependentes. Cada uma delas depende de outra, anterior, para que funcione adequadamente. Em geral, as agências têm cinco grandes fases de trabalho:
Prospecção e solicitação do cliente
O primeiro passo envolve a prospecção de potenciais clientes para a agência, o que é feito pela equipe comercial. O começo do relacionamento é quando ocorre a assinatura do contrato e a solicitação de ações, campanhas, materiais etc. por parte dos agora clientes. A agência, então, dá prosseguimento à criação desses itens.
Planejamento e reunião de briefing
Nessa fase ocorre o planejamento do material solicitado e a definição de estratégias para veiculá-lo. São feitas avaliações sobre que formas de comunicação serão mais vantajosas e quais características devem ser ressaltados para fortalecer a marca do cliente.
Os profissionais envolvidos, geralmente da criação e da equipe comercial, analisarão se é preciso construir personas, em que mídias o material terá maior impacto, quais seus possíveis resultados, entre outras nuances.
O briefing funciona como um guia, possibilitando que os envolvidos entendam o que os clientes realmente querem ou necessitam. Dessa forma, ele orienta sobre o que será necessário executar de modo a simplificar e facilitar as demais etapas, além de diminuir as chances de refação.
Para que ele seja efetivo, é importante que o modelo de briefing empregado seja claro, coeso e objetivo. Não deve ser muito vago, nem dar muitas aberturas para interpretações dissonantes.
Produção do conteúdo
Essa é a fase da criação, quando as ideias tomam forma. É a parte prática, em que os materiais são produzidos conforme as especificações da etapa anterior e de acordo com as expectativas do cliente.
Participam dela diretores de arte, redatores, designers, entre outros profissionais. O resultado são conteúdos em imagem, vídeo, texto etc. Também são desenvolvidos artes para campanhas, posts para redes sociais, banners, entre outros materiais.
Aprovação
Existem duas etapas de aprovação: interna e externa. A primeira é quando profissionais da área criativa e da área comercial, especificamente os responsáveis pelo projeto, validam o que foi feito. A segunda corresponde à aprovação final, ou seja, quando o material é enviado para o cliente avaliar.
Veiculação e mensuração de resultados
A etapa final é quando a ação ou campanha vai para as mídias e passa a ser veiculada para o público. Aqui, são coletadas informações sobre a reação das pessoas para futuras análises em relação aos impactos observados e sobre a recepção às ideias, artes, mensagens etc. dos materiais e estratégias.
Como tornar esse processo mais rápido?
Estabeleça métricas
Para acelerar esse processo da agência é fundamental monitorar seus métodos, tarefas, desempenho, entre outros aspectos organizacionais. Para tanto, é preciso adotar métricas importantes da área que possam entregar informações sobre o nível de eficiência e eficácia das atividades executadas. Com base nisso, será possível descobrir pontos fortes e fracos, gargalos e oportunidades. Veja alguns exemplos de métricas:
- clientes mais e menos lucrativos;
- custo por hora dos colaboradores;
- quantidade de refação;
- turnover (rotatividade de pessoal);
- churn rate (taxa de cancelamentos).
Empregue metodologias de gestão de processos de trabalho
Atualmente, há diversas formas e metodologias voltadas para a implementação de fluxos de trabalho que otimizam o funcionamento da agência. Por exemplo, temos o Scrum, que corresponde a um framework para gerenciamento de projetos e estruturação de times de desenvolvimento.
Ele facilita a montagem de equipes multidisciplinares, a adoção de uma rotina de feedbacks diários e regulares e a criação de listas de tarefas. Também tem como característica as interações ou ciclos de trabalhos (sprints).
O Workflow, por sua vez, é mais simples do que o Scrum. Ele envolve etapas de trabalho, como planejamento, execução, aprovação e conclusão/finalização. Costuma facilitar a coordenação e a ordenação de tarefas, além de permitir a automatização de uma sequência de trabalho com base em um conjunto de ações, padrões, eventos, entre outros recursos específicos.
Esses recursos têm como propósito viabilizar o prosseguimento das tarefas a serem feitas por todos dentro da agência, geralmente empregando tecnologia.
Há também o Kanban (sinalização), uma ferramenta ágil de gerenciamento de mudanças que é baseada em um conceito que envolve o uso de cartões, post-it e outros materiais para indicar o prosseguimento dos fluxos de produção da empresa.
Ele se baseia em etapas, como status, andamento da criação e desenvolvimento dentro do negócio. Para definir seus níveis de organização, ele utiliza os termos “aguardando execução”, “em andamento” e “concluído/finalizado”.
Adote um sistema de gestão de agências
Uma forma de otimizar o workflow é por meio da adoção de um sistema de gestão específico para ela. Existem opções no mercado que fornecem suporte a todas as atividades e processos executados dentro da agência.
Com uma dessas soluções, é possível aperfeiçoar a organização da carteira de clientes e a análise da rentabilidade de cada um. Também dá para melhorar o controle de prazos, a realização de cotações e o planejamento de mídia.
É interessante contar com um software que permita a integração de 100% das informações, funcionalidades e ferramentas empregadas na agência. Além disso, é vantajoso também aderir a um sistema online, pois melhora a acessibilidade e a disponibilidade de dados.
Dessa forma, eles poderão ser consultados de qualquer local do mundo, em qualquer horário, bastando haver conexão com a internet. Isso traz vantagens importantes para a realização de reuniões externas e visitações a clientes.
Seguindo as dicas e orientações acima, você terá chances de reorganizar as fases que compõem o fluxo de atividades da sua agência de modo mais eficiente. Consequentemente, a produtividade da empresa poderá aumentar, além de haver maior rapidez na entrega de jobs.
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