O crescimento da equipe é, sem dúvida, um marco emocionante para qualquer agência. Sinal de que o trabalho está fluindo, os clientes estão satisfeitos e a demanda só aumenta. No entanto, essa expansão também é uma das decisões mais delicadas para os donos de agência. Afinal, é realmente o momento certo para contratar um funcionário? Ou será que a euforia do crescimento está mascarando outros desafios internos?
Contratar funcionário sem precisar pode ser um problema sério. Imagine a cena: você traz um novo talento, investe tempo e recursos no onboarding, mas logo percebe que a demanda não era tão consistente quanto parecia, ou que a equipe atual, com alguns ajustes, daria conta do recado. O resultado? Custos desnecessários, um profissional subutilizado e, em alguns casos, até um impacto negativo no moral do time existente.
Neste artigo, você vai encontrar sinais práticos e reflexões estratégicas para tomar essa decisão com muito mais segurança e evitar armadilhas comuns.
A equipe está sobrecarregada ou faltam processos?
É muito comum confundir sobrecarga de trabalho com falta de processos bem definidos. Em agências de publicidade, onde a pressão por prazos e a criatividade andam lado a lado, essa linha pode ser ainda mais tênue. Uma pesquisa do SINAPRO/FENAPRO, por exemplo, revelou que 71% das agências são impactadas por tensão e estresse, muitas vezes decorrentes da sobrecarga. No entanto, antes de sair em busca de um novo colaborador, é crucial fazer uma autoanálise: essa sobrecarga é real ou é um sintoma de desorganização interna?
Processos ineficientes são como pequenos vazamentos em um cano: individualmente, podem parecer insignificantes, mas juntos, drenam recursos valiosos e comprometem a produtividade. Por exemplo, se a equipe de criação está constantemente refazendo peças porque o briefing inicial estava incompleto, ou se o time de atendimento gasta horas buscando informações que deveriam estar centralizadas, o problema não é a falta de braços, mas sim a ausência de um fluxo de trabalho otimizado.
Muitas vezes, a implementação de um software de gestão de projetos, a padronização de briefings ou a automação de tarefas repetitivas podem liberar a capacidade da equipe existente, eliminando a necessidade imediata de uma nova contratação. A pergunta que você deve se fazer é: “Se tudo funcionasse perfeitamente, ainda faltaríamos braço?” Se a resposta for não, talvez o investimento deva ser em otimização, e não em expansão.
A demanda é recorrente ou sazonal?
Outro ponto crucial antes de contratar um novo funcionário é entender a natureza da demanda que sua agência está enfrentando. O volume de trabalho pode variar significativamente por projeto, cliente ou até mesmo por época do ano. É fundamental identificar padrões: existe consistência nos pedidos ou estamos vivenciando um pico atípico, talvez impulsionado por um projeto pontual ou uma campanha específica?
Contratar um profissional em tempo integral para atender a uma demanda sazonal pode gerar um custo fixo desnecessário quando o volume de trabalho diminuir. Por exemplo, agências que trabalham com clientes do varejo podem ter picos de demanda em datas comemorativas como Black Friday ou Natal. Nesses períodos, a equipe pode realmente ficar sobrecarregada, mas essa é uma situação temporária.
Sua agência, por exemplo, acaba de fechar um grande projeto de lançamento de produto que exigirá uma dedicação intensa por três meses. A equipe atual está no limite. Em vez de contratar um novo designer ou redator, considere soluções intermediárias. Freelancers, terceirizações pontuais ou até mesmo temporários podem ser a resposta. Essas opções oferecem a flexibilidade necessária para absorver o aumento da demanda sem comprometer a saúde financeira da agência a longo prazo. Avalie se essas soluções foram suficientes para resolver o problema e evitar uma contratação definitiva. Se, após a conclusão do projeto, a demanda continuar alta e consistente, aí sim, a contratação pode ser uma decisão mais assertiva.
A saúde financeira da agência comporta contratar um funcionário?
Essa é, talvez, a pergunta mais delicada e, ao mesmo tempo, a mais importante. Você está pensando em contratar um novo funcionário com base no fluxo de caixa atual ou apenas na urgência de uma demanda que parece não ter fim? A decisão de expandir a equipe precisa estar alinhada com a saúde financeira da agência, e não ser um ato de desespero.
O custo de uma contratação vai muito além do salário. Inclui encargos trabalhistas, benefícios, custos de recrutamento e seleção (anúncios de vagas, tempo dedicado pelo RH e gestores, testes, dinâmicas), e até mesmo o investimento em treinamento e integração. De acordo com estudos, o custo médio para substituir um funcionário pode variar de 50% a 200% do seu salário anual. Além disso, uma contratação inadequada pode custar de 6 a 15 mil dólares mensais, ou 20% do salário anual do profissional, segundo o Center for American Progress.
É fundamental analisar o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) da sua agência para entender o impacto real de uma nova contratação. O DRE é um raio-x financeiro que mostra se a agência está gerando lucro ou prejuízo. Ao adicionar um novo colaborador, você estará aumentando os custos fixos. Isso significa que a agência precisará gerar mais receita para manter a mesma margem de lucro, ou até mesmo para evitar prejuízos.
Imagine que sua agência tem um faturamento X e um DRE que mostra uma margem de lucro Y. Ao simular a contratação de um novo profissional, inclua todos os custos associados: salário, impostos, benefícios (vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, etc.). Calcule o impacto desses novos custos na sua margem de lucro. Se a margem cair para um nível insustentável, ou se a agência passar a operar no vermelho, é um sinal claro de que o momento financeiro não é o ideal para uma nova contratação. Talvez seja o momento de focar em otimizar a receita com a equipe atual ou buscar novas fontes de renda antes de expandir o time. Lembre-se: uma contratação deve ser um investimento que traga retorno, e não um peso para o caixa da agência.
Qual é o perfil ideal para resolver o gargalo?
Antes de sair em busca de um novo talento, é fundamental identificar o real problema que a agência enfrenta. Muitas vezes, a percepção de que “precisamos de mais gente” é genérica e não aponta para a raiz do gargalo. Contratar sem clareza sobre o perfil ideal pode levar a uma contratação ineficaz, onde o novo colaborador não consegue suprir a necessidade específica da agência, ou pior, acaba se tornando mais um custo sem o retorno esperado.
Para isso, faça uma análise detalhada das tarefas e das áreas de atrito. O que está travando hoje? Onde a equipe está perdendo mais tempo ou enfrentando maiores dificuldades? É na produção de conteúdo, na gestão de projetos, no atendimento ao cliente, na análise de dados? Identificar o ponto exato do problema é o primeiro passo para definir o perfil do profissional que realmente fará a diferença.
Para isso, uma dica prática é listar todas as responsabilidades que estão sobrecarregando a equipe ou que não estão sendo cumpridas adequadamente. Em seguida, analise se essas responsabilidades se encaixam em um único cargo ou se exigem outras soluções. Por exemplo, se o problema é a falta de agilidade na aprovação de peças, talvez a solução não seja um novo designer, mas sim um profissional de gestão de projetos que otimize o fluxo de trabalho entre as equipes e o cliente. Ou, se a equipe de marketing está com dificuldades em analisar grandes volumes de dados, talvez um analista de dados seja mais adequado do que um novo social media.
Considere também a possibilidade de realocar funções dentro do time existente. Às vezes, um colaborador com potencial em uma área específica pode ser treinado e realocado para suprir a demanda, aproveitando o talento interno e fortalecendo a equipe. O importante é que a contratação seja estratégica e cirúrgica, focada em resolver um problema específico e não apenas em adicionar mais um nome à folha de pagamento.
Contratar um funcionário vai impactar o time e a cultura?
Contratar um novo funcionário não é apenas preencher uma vaga; é trazer uma nova energia, novas ideias e, potencialmente, novos desafios para a dinâmica da equipe. A chegada de uma nova pessoa pode impactar significativamente o clima da agência, tanto positiva quanto negativamente. É essencial refletir sobre como essa mudança será absorvida pelo time existente e se a cultura da agência está preparada para receber e integrar esse novo colaborador.
Um onboarding bem estruturado é crucial para o sucesso da integração. Não se trata apenas de apresentar o novo funcionário aos colegas e mostrar onde fica o café. Um bom onboarding inclui apresentar a cultura da agência, os valores, os processos internos, as ferramentas utilizadas e, principalmente, o papel do novo colaborador dentro da equipe e como ele se conecta aos objetivos maiores da agência. A falta de um onboarding adequado pode gerar frustração para o novo contratado e para a equipe, que pode se sentir sobrecarregada ao ter que “ensinar” o recém-chegado sem um plano claro.
É importante se perguntar: “Você tem estrutura e tempo para treinar alguém agora?” Se a resposta for não, talvez seja o momento de revisar os processos internos e preparar a equipe para receber um novo membro. Isso inclui designar um mentor, criar um plano de treinamento inicial e garantir que a equipe esteja ciente das novas responsabilidades e como elas se encaixam no fluxo de trabalho. Uma contratação bem-sucedida não depende apenas do talento do novo profissional, mas também da capacidade da agência de integrá-lo de forma eficaz, garantindo que ele se sinta parte do time desde o primeiro dia e possa contribuir plenamente para os objetivos da agência.
Você tem tempo e clareza para fazer uma boa contratação?
Existe um paradoxo comum no mundo das agências: quanto mais precisamos contratar um novo funcionário, menos tempo temos para fazer isso de forma adequada. A urgência de preencher uma vaga pode levar a decisões precipitadas, aumentando significativamente o risco de erro. E um erro na contratação, como vimos, pode custar caro, tanto financeiramente quanto em termos de produtividade e moral da equipe.
Contratar com pressa significa pular etapas importantes do processo seletivo, como a análise aprofundada de currículos, entrevistas detalhadas, testes práticos e a checagem de referências. Isso pode resultar na contratação de um profissional que não se encaixa na cultura da agência, que não possui as habilidades necessárias para a função, ou que simplesmente não está alinhado com as expectativas. A rotatividade de funcionários, especialmente em agências, pode ser alta se o processo de contratação não for robusto.
Uma dica valiosa é, se possível, manter um banco de talentos ou um pipeline de possíveis candidatos ativos. Mesmo quando não há uma vaga imediata, estar em contato com profissionais qualificados e interessados em trabalhar na sua agência pode agilizar o processo quando a necessidade surgir. Participe de eventos da área, conecte-se com profissionais no LinkedIn, peça indicações. Ter uma lista de potenciais candidatos pode ser um salva-vidas quando a demanda apertar e a necessidade de uma nova contratação se tornar urgente. Lembre-se: uma boa contratação é um investimento de tempo que se paga a longo prazo, garantindo que o novo membro traga valor real e duradouro para a sua agência.
Contratar um funcionário para a sua agência não é apenas uma questão de “ter muito trabalho”. É uma decisão estratégica que exige clareza, estrutura e segurança financeira. Antes de abrir uma nova vaga, olhe com lupa para os sinais internos da sua agência. Avalie se a sobrecarga é real ou se é um sintoma de processos ineficientes. Analise a natureza da demanda – é recorrente ou sazonal? Verifique a saúde financeira da agência e o impacto real de uma nova contratação no seu DRE. Defina o perfil ideal para resolver o gargalo e prepare sua equipe e cultura para receber esse novo membro. E, por fim, certifique-se de que você tem tempo e clareza para fazer uma boa contratação, evitando decisões precipitadas que podem custar caro.
Lembre-se: uma expansão bem-sucedida é aquela que fortalece a agência, otimiza os resultados e garante um ambiente de trabalho saudável e produtivo para todos.
Está em dúvida se já passou da hora de contratar ou se precisa ajustar processos antes disso? Veja como elaborar bons fluxos de trabalho nesse blogpost.
