Se você é um gestor que está sempre se preocupando com todas as atividades que estão sendo realizadas na sua agência, desde a organização do fluxo de trabalho até a produção de um job, pode ter certeza de que está na postagem certa. Aqui, você vai entender um pouco mais sobre controle de jobs.
Um bom gestor é aquele que tem noção do que está circulando na agência e tem conhecimento do fluxo de trabalho que está se desenrolando em sua empresa criativa.
Ele acompanha se o design deste fluxo está sendo praticado por todos os colaboradores envolvidos, mensura e acompanha os resultados das decisões tomadas e fica atento ao surgimento de possíveis gargalos nos processos elaborados.
Você se identifica com esta descrição? Neste artigo, algumas dicas que podem te ajudar a otimizar o fluxo de trabalho na sua agência e a controlar melhor os jobs.
Por que é importante aperfeiçoar o fluxo de trabalho da minha agência?
Simples: é o tráfego que vai organizar as peças e os jobs que devem ser produzidos pela sua agência dentro do prazo estabelecido pelo seu cliente.
Quando o tráfego, ou seja, a movimentação desses jobs e das peças dentro da agência é bem organizado, as prioridades e os prazos conseguem ser seguidos à risca. Isso significa não deixar o seu cliente na mão e cumprir com a confiança que ele depositou na sua agência para fazer o serviço desejado. Além disso, significa também entender quais produções podem ser pausadas quando surge alguma emergência, mensurar a produtividade de sua equipe, etc.
Quem organiza o fluxo de trabalho em uma agência?
Na maioria das agências, existe um profissional específico com a função de organizar o fluxo de jobs. Este colaborador casualmente é chamado de \”profissional do tráfego\”. As responsabilidades deste funcionário se baseiam em listar cada job que chega até a agência através do atendimento e, depois, distribuí-los para os funcionários especializados em cada etapa da produção do job garantindo, dessa forma, a produção eficiente do job dentro dos prazos e peculiaridades enviadas pelo cliente.
O meio pelo qual este profissional vai distribuir essas tarefas pode variar muito de agência para agência. O processo de distribuição das tarefas pode ocorrer por meio de planilhas, quadros de lousa fixados na própria sala de criação, por meio de papéis impressos e entregues aos funcionários ou através de softwares de gestão otimizados, este último sendo a forma mais eficiente de se otimizar um fluxo visto que integra os departamentos e impossibilita possíveis gargalos nos processos.
Independentemente da ferramenta através da qual as tarefas serão distribuídas, é essencial que o tráfego seja estruturado. Além disso, se o fluxo de trabalho não é bem definido, a integração entre a equipe da agência pode ser severamente prejudicada. E quando as diversas áreas da agência não conversam entre si e a comunicação é defasada, a entrega de um job pode acabar atrasando, sendo mal produzido e a rotina da agência se tornar uma confusão difícil de ser organizada.
Pensando nisso, listamos aqui algumas dicas para você aperfeiçoar o controle dos jobs na sua agência e otimizar o fluxo de trabalho. Confira a seguir:
Delegue tarefas
Mesmo que uma agência tenha dez, vinte ou trinta colaboradores, ainda existem gestores que querem colocar a mão na massa em todas as demandas. Mas é essencial que todo gestor se lembre que uma agência não consegue se desenvolver com toda a carga em suas mãos.
Ademais, por mais que o ambiente em uma agência seja o mais descontraído possível, no qual a figura do \”chefe\” que usa roupas super formais e que não interage com a equipe não existe, o gestor deve ser um líder que sabe delegar as tarefas. Além disso, por mais que todos os funcionários da agência sejam próximos, a equipe deve atender ao gestor quando solicitada e saber separar a hora de descontração e a hora de realmente focar.
Delegar as tarefas é fator primordial para o verdadeiro crescimento e desempenho de uma agência. O gestor deve confiar nos seus colaboradores, que são profissionais e desenvolvem, na agência, as atividades nas quais são especializados – ou deveriam ser. Com o fluxo de trabalho bem distribuído, a chance de um job sair dentro do deadline e de acordo com o que o cliente deseja é muito maior. Além disso, com a delegação, o gestor consegue ter mais tempo para as decisões estratégicas e para realmente administrar a empresa, e não apenas supervisionar seus colaboradores.
Use o Timesheet
O Timesheet é uma ferramenta indispensável para o controle de jobs. Isso porque, na maioria das vezes no mercado de trabalho publicitário, a precificação é baseada na quantidade de horas que um funcionário gasta para realizar determinada tarefa.
Atualmente, um tipo de contrato muito comum é o Fee Mensal, uma forma de receita na qual se estabelece uma mensalidade fixa entre a agência e o cliente na qual esse tem direito a uma certa quantidade de serviços.
Calcular o Fee Mensal pode ser um desafio. Uma das formas mais comuns é estabelecer essa mensalidade de acordo com as horas consumidas pelos colaboradores produzindo os jobs. E como calcular isso?
Através do Timesheet, uma ferramenta que contabiliza as horas laborais dos profissionais da agência. Em um exemplo prático: se um colaborador gastou duas horas para fazer um determinado serviço e se o seu valor/hora é de R$50, então, o custo desse job totaliza R$100.
Além da questão do cálculo do Fee Mensal, o Timesheet é uma ferramenta que pode ajudar também a controlar o fluxo de trabalho na agência. Isso porque é possível saber quanto tempo um funcionário está levando para concluir certa tarefa. Deste modo, é possível mensurar a produtividade de cada colaborador e distribuir as tarefas na agência de acordo com o seu rendimento.
Use ferramentas estratégicas que integrem os setores, controlem os jobs e otimizem seu tempo
Uma agência de publicidade é dividida em diferentes setores e departamentos que precisam estar interligados. Trabalhando de forma com que as áreas da agência estejam sempre conversando entre si, os jobs são entregues dentro do prazo e com qualidade.
Por isso, para que uma agência funcione, é extremamente importante que os colaboradores estejam sempre por dentro dos processos da empresa, com organização e produtividade. É aí que percebemos que uma ferramenta que disponibilize esses fatores para a agência, como os softwares, é totalmente necessária.
Os softwares são capazes de automatizar alguns processos que são praticados de forma operacional e consomem capacidade humana de forma ineficaz. É imprescindível implementar um sistema de gestão integrada visto que esses programas otimizam a produtividade da agência e aperfeiçoam o fluxo de trabalho da empresa, geram relatórios que resumem os principais acontecimentos para o gestor se cercear de informações para as tomadas de decisões, organizam as tarefas e notificam os os departamentos envolvidos em cada job e integram os colaboradores mesmos que não estejam fisicamente unidos.
Não espere acontecer: produtividade já!
Acima de tudo, um gestor de uma agência não deve esperar que as coisas fluam naturalmente e que os colaboradores resolvam todos os problemas. A empresa precisa de um líder que seja um exemplo para todos e que incentive os funcionários a estarem sempre superando os desafios.
Um fluxo de trabalho organizado é capaz até mesmo de diminuir os temidos retrabalhos nas agências e otimizar a produtividade. E se você quer potencializar a produtividade de sua agência de publicidade, não deixe de baixar nosso material com algumas técnicas e recursos para tornar sua agência de publicidade mais produtiva.
