A boa gestão financeira de uma agência é fundamental para que ela alcance objetivos estratégicos mais rapidamente. Tão importantes quanto aplicar um PDCA precisamente, identificar e elencar os custos fixos e variáveis faz parte de um processo de organização. Quando o negócio conhece suas implicações financeiras mensais, é mais fácil traçar metas e fazer uma melhor gestão do orçamento.
Manter a saúde financeira pode ser um desafio, mas se tornará mais simples se houver esse detalhamento dos custos. Operacionais, investimentos para crescimento ou pontuais, cada um deles deve ser previsto e apontado. Alguns serão fixos, outros, variáveis, e essa classificação facilitará o entendimento de como eles impactarão a agência e sua operação.
Neste post, ajudaremos a entender melhor quais são essas duas categorias de custos e de que maneira controlá-los ajuda nos resultados. Confira!
A importância da redução de custos em uma agência
Assim como em qualquer outro negócio, uma agência de comunicação tem suas despesas e custos de operação. A capacidade de oferecer bons serviços, operar com produtividade e crescer como empresa são alguns fatores que dependem diretamente da capacidade de gerir suas finanças.
Nesse desafio, não há dúvidas sobre a importância não só de elencar custos fixos e variáveis, mas também de reduzi-los de maneira estratégica. Assim, os compromissos financeiros mensais tendem a ficar mais enxutos, gerando maior tranquilidade econômica.
Reduzir para investir e controlar
As agências de pequeno e médio porte têm, geralmente, um fluxo de caixa menor, mas que ainda assim precisa ser controlado com rigor. Da mesma forma, o capital de giro é reduzido, o que pode gerar problemas se um ou mais clientes resolverem encerrar contratos em um curto espaço de tempo.
Diante desse cenário, a busca pela minimização de custos fixos e variáveis é uma questão primeiramente de sobrevivência. Paralelamente, em cenários mais positivos, custos mais controlados ajudam a ter uma certa folga no capital de giro, dinheiro que deve ser usado em investimentos, como infraestrutura física, novos computadores, contratação de colaboradores e o que mais for necessário para escalar o negócio e manter sua produtividade.
A diferença entre custos fixos e variáveis
Para ter precisão no trabalho de manutenção da saúde financeira de uma agência, é fundamental saber um conceito básico: a diferença entre custos fixos e variáveis. Uma empresa tem, mensalmente, uma série de necessidades que geram essa saída de dinheiro obrigatória. Quanto mais ela conhece cada um desses custos, melhor ela vai gerir o dinheiro gasto.
Para isso, dividir custos fixos e variáveis em categorias diferentes também possibilita um entendimento de quanto cada despesa implica nas finanças. A partir disso, estudar adaptações, cortes e reduções em prol de uma melhor relação custo-benefício se fazem necessárias. Entenda melhor as diferenças entre custos fixos e variáveis, confira alguns exemplos e saiba como cada um deles impacta a situação da agência.
Custos fixos
Considerando a realidade de uma agência de comunicação, são aqueles direcionados a gastos imprescindíveis para a prestação do serviço. Para que a agência funcione, é necessário manter em dia o pagamento de necessidades básicas, o que permite ter profissionais, equipamento, infraestrutura básica e o que mais for importante para o cotidiano do negócio. Assim, os custos fixos mais comuns em agências são:
- folha salarial;
- aluguel do escritório;
- energia;
- água;
- internet;
- licenças de softwares.
Custos variáveis
São os que mais demandam atenção de quem é responsável por manter a gestão de agências. Eles são originados por qualquer fator que não seja planejado, definido ou previsto antecipadamente, dependendo de nível de consumo de um serviço, por exemplo.
A principal diferença do custo variável para o fixo é o fato de que ele não pode ser fixado em determinado valor. Por mais que haja essa imprevisibilidade, empresas podem lidar bem com essas variações quando há um orçamento sólido e uma reserva de dinheiro para esses casos. Um capital de giro planejado com eficácia deve contemplar esses valores.
A seguir, confira alguns dos principais custos variáveis que agências podem ter e entenda melhor por que eles se encaixam nessa categoria:
- pagamento a freelancers (alguns jobs podem precisar de mais pessoas ou simplesmente de trabalhos mais específicos que não podem ser feitos dentro da agência);
- horas extras pagas a colaboradores;
- manutenções emergenciais;
- impostos (eles variam de acordo com o faturamento da empresa);
- fornecedores (casos específicos para produção de materiais publicitários).
O impacto do maior controle financeiro na tomada de decisões
As agências trabalham sempre com valores que podem ser previstos, sejam de saída, sejam de entrada. Cada conta tem seu fee mensal e despesas específicas, da mesma forma que a empresa sabe exatamente quais são suas necessidades de custos para funcionar e oferecer seus serviços.
A partir disso, um controle rigoroso deve ser a principal preocupação dos gestores. Só quando há essa precisão é possível tomar decisões estratégicas com o maior embasamento possível.
Estar à frente de uma agência não se limita a garantir a manutenção de bons clientes, a entrada de novos e o desenvolvimento de um bom trabalho: um dos grandes desafios é assegurar que as finanças acompanhem os objetivos que o negócio tem a curto, médio e longo prazo.
Saúde financeira representa decisões seguras
Uma agência que tem detalhamento e rigor no controle de suas finanças pode se preparar melhor, ter uma infraestrutura mais adequada, aumentar sua equipe e ser mais competitiva. Com uma situação mais estável do ponto de vista financeiro, decisões voltadas à escalada do negócio, investimentos e outros pontos podem ser tomadas com maior segurança.
Os custos fixos e variáveis de uma agência de comunicação são detalhes cruciais para o sucesso da empresa, desde que sejam devidamente organizados. Detalhamento e controle dos custos são a chave para um faturamento que gere lucro, mas também um capital de giro que mantenha o negócio sustentável mesmo em períodos difíceis.
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