O principal objetivo de criar um fluxograma é mapear as etapas de um processo para aumentar a produtividade. Qual é o gestor que não quer aperfeiçoar o fluxo de entregas da equipe, não é mesmo?
Por isso é muito importante fazer um diagrama das ações necessárias — seja de um job específico, seja da agência como um todo — para o alcance das metas.
Neste post você vai conhecer quatro truques para elaborar e dicas valiosas de como explicar um fluxograma para seus clientes. Porém, antes de começar, é preciso entender também qual a importância de desenhar o processo das atividades da empresa. Continue a leitura e fique por dentro do assunto!
Como criar um fluxograma?
Para desenvolver um diagrama gráfico do caminho que uma determinada demanda percorre na empresa é preciso saber que esta é uma ferramenta essencial para conhecer cada etapa de um processo. Além disso, a forma como o fluxograma é criado também é essencial.
Um bom fluxograma é aquele que pode ser entendido por todas as pessoas que tiverem acesso ao documento, seja de cargos diretivos, seja de cargos operacionais. Por este motivo, envolver o time faz toda a diferença na construção de um fluxo.
Geralmente, diretores contribuem com a visão sistêmica, enquanto cargos operacionais indicam subetapas e detalhamentos.
Um ponto de atenção é cuidar para não deixar que o fluxograma fique com entendimento difícil, diante de muita informação. Uma dica é retirar etapas desnecessárias, ou seja, que não vão impactar no processo.
Documentar o fluxo de jobs auxilia para organizar as entradas e saídas, assim como as possibilidades e sequência de ações que podem acontecer.
Vale ressaltar ainda que um fluxograma é uma ferramenta que pode ser implementada em empresas de qualquer ramo ou setor, sem perder de vista o fator mais importante: que seja compreensível e funcional.
A seguir, você vai conhecer quatro dicas para criar um fluxograma de maneira simples e efetiva. Veja!
1. Faça um bom planejamento e mapeie os processos de produção
Para criar um fluxograma de entrega é preciso começar com o mapeamento dos processos. É essencial conhecer a fundo todas as atividades do cotidiano de produção.
Uma boa analogia para esse conceito em relação à publicidade são as reuniões de briefings. Da mesma forma que existe um cronograma para cada demanda dos anunciantes, uma agência deve fazer igual com a sua estrutura de negócio.
Defina todos os componentes
Todos os elementos de um job (ou da empresa de modo geral) devem ser listados. Isso inclui funcionários, clientes, direção, público-alvo, tabelas, materiais que serão utilizados, veículos que vão exibir as campanhas, valores de investimentos e etapas produtivas.
Para você não se esquecer de nada, distribua essas informações da seguinte forma:
- entrada ou inputs (documentos, tabelas, itens, produtos, serviços e outras informações);
- processamento (liste as ações que vão transformar as entradas em saídas e com que técnicas isso será feito);
- saída ou outputs (o que se espera encontrar logo após o processamento).
Estabeleça as ferramentas
Depois de identificar todas as peças que integram a engrenagem de um job, é o momento de escolher em quais instrumentos o seu fluxo de trabalho será formulado.
Existem sites, aplicativos gratuitos e até sistemas de gestão direcionados ao marketing. Por causa da facilidade para alterar, para compartilhar e para visualizar os dados, praticamente todos os profissionais desenham seus esquemas em arquivos digitais.
Entre os apps mais populares estão o Microsoft Word, Power Point e Excel. Eles têm o benefício de seguirem as normas universais para criação de fluxogramas. Por outro lado, apresentam a falta de interconexão entre os informes e os participantes do processo.
Já um software voltado à publicidade e comunicação tem entre seus atrativos ferramentas que estimulam o diálogo e integração entre as equipes, além de recursos para interpretação de Business Intelligence para facilitar a tomada de decisões.
Além disso, esse tipo de ferramenta também auxilia na gestão financeira e completa a segurança de seus dados.
Abasteça seu fluxograma
A terceira e última etapa da preparação é alimentar o fluxograma com as informações da empresa.
Como já foi adiantado, a maioria das soluções de informática e planilhas sobre fluxos de entrega acompanha as regras gerais gráficas. Desse modo, aprendendo um pouco sobre essas simbologias, você terá facilidade para usar qualquer instrumento.
A seguir, confira uma imagem de exemplo e logo abaixo saiba o que significa os principais símbolos:
- balão alongado — registra o início e o fim dos processos;
- losango — nele são dispostas as decisões;
- quadrado — descrição das etapas;
- trapézio — operações manuais;
- círculo — simboliza a conexão entre um ponto e outro do sistema;
- flecha horizontal — interliga os símbolos dentro do desenho e indica o sentido do fluxo.
Sobre as informações da empresa, é essencial fazer o levantamento dos seguintes dados:
- como o trabalho flui, isto é, qual é a sua sequência de ponta a ponta;
- quais são os atrasos e gargalos durante essa fluidez;
- quais são as tarefas dispensáveis;
- quais são e como eliminar os desperdícios.
2. Determine suas metas e parta para a ação
Nesta fase, chega-se à metade do caminho para a criação do seu fluxo. Na prática, serão encontradas as maneiras de ajustar os processos para otimizá-los, deixando-os mais simples e eficientes.
Comece a definir suas metas a partir dos problemas identificados (que foram encontrados no ciclo anterior) e estabeleça quais são os seus propósitos para resolvê-los.
Elenque, portanto, as intenções e objetivos. Pode ser aumentar o nível de satisfação dos clientes, reduzir os custos e até mesmo trabalhar com mais qualidade em períodos curtos, por exemplo.
Em seguida, pense em novas maneiras de realizar os procedimentos — é aqui que os fluxos de entrega ganham forma. Os métodos antigos que davam certo devem ser aperfeiçoados e os que apresentavam falhas precisam ser excluídos.
Esses mecanismos terão de estar conectados uns aos outros, envolvendo todos os colaboradores em uma grande teia. Mas, como controlar todos esses passos na direção do crescimento?
Seja para diminuir os gastos, seja para aumentar o número de anunciantes ou mesmo para entregar um job em menos tempo, será necessário definir uma sequência de ações. Para cada um dos seus objetivos, você pode seguir algumas dicas:
- indique os papéis e as responsabilidades de cada um;
- fixe tudo que será feito e em quanto tempo;
- automatize o maior número possível de tarefas;
- determine padrões para cada ação;
- saiba (e faça todos conhecerem) quais são as etapas que compõem a produção global e como cada uma delas relacionam-se com as outras;
- conheça os riscos;
- desvende a identidade do público-alvo desse objetivo;
- tenha em mãos ampla lista de fornecedores de produtos e de serviços que façam parte dessa cadeia;
- escolha alguém para responder por cada fase e pelo gerenciamento do todo;
- encontre formas de garantir o controle e o monitoramento do processo (planilhas, aplicativos, entre outros).
3. Conheça e evite os erros mais comuns
Quem não tem muita familiaridade com o desenho de fluxogramas precisa ficar atento e aprender com a experiência. Você tem ideia de quais são as falhas que mais são cometidas durante o mapeamento do fluxo de entregas?
Um desses erros é esquecer de incluir no processo fatores externos que influenciam na rotina. Por exemplo: a agência decide fazer um forte trabalho para prospectar as prefeituras da região em julho, mas descobre que as contas vão para a licitação em janeiro, ou seja, toda a programação dessa força-tarefa acaba prejudicada.
Sempre é ressaltada a importância do equilíbrio e, neste caso, não é diferente. O excesso de zelo com a criação dos métodos pode ser um erro. Isso acontece quando o líder fica mais preocupado com o fluxograma do que com a realidade do próprio negócio.
4. Confira seu fluxo de entrega e monitore seus efeitos
Com o fluxo criado, o trabalho está longe de terminar. Na verdade, ele nunca se encerra. O dicionário Aulete Caldas define “fluxo” como uma “movimentação incessante” e é bem isso mesmo.
Primeiro, verifique a eficácia do fluxograma. Apresente-o para vários setores e pergunte aos colaboradores o que eles entenderam. Com essa pequena pesquisa, você poderá trabalhar no acabamento do sistema estratégico, eliminando as últimas falhas.
Após essa etapa, inicie o acompanhamento na prática. Afinal de contas, será fundamental saber se ele está, ou não, apresentando os resultados esperados.
É mais ou menos como quando você desenvolve uma campanha para seus clientes. Depois que uma ação de marketing chega ao fim, é crucial levantar o impacto do job, não é mesmo? Você precisa saber que reações ele provocou nas pessoas. Com a administração de um negócio existe essa mesma necessidade.
Para mensurar a eficácia do seu processo, você terá que descobrir em quais pontos estão os desperdícios e os erros. Para encontrá-los, você precisará acompanhar de forma permanente as principais métricas para a agência. Quer exemplos? Vamos lá:
- quais são os clientes mais e menos lucrativos;
- quanto os colaboradores custam por hora;
- quantidade de refação (retrabalhos);
- a taxa de turnover (rotatividade de pessoal);
- quantos contratos foram suspensos (churn rate).
Ficou evidente para você que o fluxograma auxilia a definir um processo de trabalho e o entendimento das pessoas envolvidas ou impactadas, certo?
Por este motivo, mapear o fluxo é um excelente ponto de partida para passar conhecimento e treinar novos colaboradores. Além de colaborar com a equipe e indicar por onde começar projetos, o fluxograma oferece outras vantagens, como:
- é uma representação visual do processo;
- é uma fonte de aprendizado para a equipe;
- ajuda na explicação de um processo a outras pessoas;
- é um facilitador para desenvolver novos processos;
- relaciona as etapas e os setores envolvidos em um determinado processo;
- indica os documentos e fontes para coletar dados;
- aponta etapas com problemas, gargalos, ciclos sem necessidade, complexidade e momentos nos quais o fluxo pode ser simplificado;
- auxilia a identificar quais etapas de um processo pode ter impacto sobre o desempenho;
- é um recurso que documenta e padroniza cada uma das etapas.
Como explicar um fluxograma?
Para que o cliente da sua agência tenha o entendimento correto do fluxo de entregas, é essencial apresentar a ele a representação gráfica de forma didática e com clareza.
Além de nivelar o conhecimento mostrando os itens que compõem a representação gráfica e os seus significados, é importante saber que existem tipos de fluxograma. A seguir, explicamos mais sobre cada um deles. Acompanhe!
Tipos de fluxograma
Cada um dos modelos é indicado para cumprir com um objetivo. De acordo com a complexidade do fluxo, um tipo pode atender melhor que o outro.
Diagrama de blocos
Este é um modelo simples que representa uma sequência de atividades contínua e sem necessidade de decisão. Em empresas é utilizado frequentemente para desenhar instruções de trabalho (ITs) simples ou quando o objetivo é representar um processo de maneira mais macro.
Fluxograma de processo simples
É um tipo parecido com o anterior, porém contém momentos de decisão. Esse fluxograma mostra as relações entre as etapas e necessidades do processo. Além disso, facilita para que um fluxo seja analisado isoladamente.
Fluxograma funcional
Sem dúvida, ummodelo mais complexo do que os anteriores. Ele identifica a sequência das ações de um processo entre os setores envolvidos é usado com frequência para processos que não são executados em uma única seção. Nele também são identificadas as pessoas e áreas responsáveis por cada fase.
Fluxograma geográfico
Também conhecido como físico, indica o caminho percorrido por uma demanda no local ou nas dependências da empresa. A planta baixa do ambiente é utilizada para a construção desse fluxograma.
Fluxograma vertical
Chamado também de Diagrama de Processo, este modelo é elaborado com símbolos e padrões em no formato de colunas verticais. A forma facilita o preenchimento, pois faz com que seja ágil, dá fluidez na leitura e clareza nas informações.
Como analisar um fluxograma?
Uma das técnicas para analisar um fluxograma é fazer questionamentos em cada uma das etapas para verificar se ela está adequada.
- A etapa é realmente necessária?
- Qual o valor dela no fluxo do processo?
- É possível fazer com que fique mais simples?
- Está bem definida ou pode induzir a erros ou interpretações com outro sentido?
Vale ressaltar que a análise crítica e aprofundada de um fluxograma permite que outros insights e direcionamentos sejam identificados, como:
- indicadores de resultados;
- metodologias para alcançar os resultados;
- desenvolvimento de relatórios;
- processos com alto volume de demandas;
- momentos ociosos;
- possíveis inovações;
- necessidade de treinamentos;
- mapeamento de desperdícios.
Outra dica é escolher ferramentas que auxiliem na construção do fluxograma, assim como no compartilhamento com a equipe e monitoramento do processo para que seja melhorado.
Conforme vimos, existem programas (como o Excel) que podem ser utilizados para demandas mais simples, mas têm muitos fatores que limitam os recursos necessários. O mais indicado é contar com programas específicos para produzir, monitorar e fazer a gestão dos processos da agência.
Criar um fluxograma organizado permite ao gestor ser muito mais produtivo e aumentar os rendimentos da agência. Com a ajuda de softwares inteligentes para formatar o fluxo das tarefas, tudo isso torna-se mais simples e fácil.
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