Preparamos esse artigo para auxiliar você a implementar em sua agência a poderosa ferramenta da análise de processos por meio do fluxograma. Continue a leitura e entenda melhor!
O que é um fluxograma?
O fluxograma é definido como um diagrama que descreve um processo, sistema ou até mesmo um algoritmo de computador. A ferramenta é comumente utilizada em diversas áreas com o intuito de documentar, planejar, estudar, melhorar e comunicar processos considerados complexos a partir de diagramas claros e mais fáceis de compreender.
Geralmente, os fluxogramas usam ícones em forma de retângulos, diamantes, ovais, entre outras possibilidades que definem cada tipo de passo. Também são utilizadas setas conectoras para determinar o fluxo e sequência.
É possível utilizar gráficos simples e desenhados à mão ou diagramas que sejam mais abrangentes, desenhados no computador, que descrevam um grande número de etapas e rotas.
Considerando todas as formas de fluxograma, notamos que se trata de um dos diagramas mais utilizados do mundo, tanto por pessoas técnicas quanto por não técnicas e em diferentes áreas de atuação.
Quando os fluxogramas começaram a ser usados?
Os primeiros registros de uso de fluxogramas para documentar processos são da década de 1920, quando Frank e Lillian Gilbreth, que eram engenheiros industriais, apresentaram o gráfico de fluxo de processos para a Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME).
A ferramenta fez sucesso devido à praticidade proporcionada para a apresentação de processos complexos. Durante a década de 1940, os alunos de Morgensen, Bem S. Graham e Arte Spinanger, difundiram os seus métodos por meio da apresentação dos módulos de simplificação de trabalho para a Procter and Gamble.
A partir daí, os métodos do fluxograma foram aperfeiçoados. Em 1947, a ASME começou a utilizar um sistema de símbolos gráficos para facilitar a construção do fluxograma de processos. Desde então ele passou a ser utilizado em várias áreas de trabalho, incluindo programas de computador e algoritmos de todos os tipos.
Por que usar um fluxograma de processo?
O fluxograma de processo aparece como um recurso indispensável na análise de processos. Mas, afinal, o que é exatamente um fluxograma?
A ferramenta em questão pode ser descrita como um mapeamento detalhado do fluxo de trabalho ou das atividades de um processo por meio de símbolos gráficos. Em outras palavras, trata-se da representação gráfica da trajetória dos processos em um projeto.
É impossível considerar uma gestão de projetos realmente eficiente sem levar em conta cada etapa e como elas se comunicam. Daí a importância de considerar uma boa aplicação dessa ferramenta em sua abordagem para gerenciar processos.
Para ficar claro exatamente de que forma pode-se usar o fluxograma de processo, vamos a algumas dicas fundamentais.
Quais os tipos de fluxograma?
É importante ressaltar que um fluxograma pode ser de diferentes tipos, sendo que cada um tem uma proposta específica. Conheça, a seguir, os principais tipos de fluxograma.
Diagrama de blocos
Trata-se do modelo mais simples de fluxogramas. Ele é formado apenas por blocos, é utilizado como um sequenciamento de processo, sem incluir pontos de decisão. Geralmente, é utilizado como instrução de trabalho (Its) simples ou quando é preciso fazer uma representação macro de um processo.
Fluxograma de processos simples
Basicamente, esse tipo tem a mesma proposta do diagrama de blocos, mas inclui pontos de decisão, que orientam os usuários sobre o que fazer em relação a determinado processo.
Fluxograma funcional
O seu objetivo é mostrar a sequência de atividades de um processo entre as seções ou áreas em que o mesmo ocorre. É bastante empregado em processos que abrangem mais de uma área. Como identifica os responsáveis por cada fase, aponta possíveis gargalos de processo.
Fluxograma vertical
Muitas vezes chamado de Diagrama de Processo, o fluxograma vertical é formado por símbolos e padrões dispostos em colunas verticais, facilitando o seu preenchimento.
A sua vantagem é trazer mais rapidez para o preenchimento, além de clareza para a interpretação e facilidade para a leitura. Por isso, costuma ser aplicado em estudos de processos produtivos.
Quais são os símbolos de um fluxograma de processo?
Há diversos símbolos que podem ser utilizados para indicar as ações e decisões a serem realizadas em um processo. Acompanhe os principais deles e os seus respectivos significados:
- documento: mostra a utilização do documento;
- processo: representa as variedades de uma função, bem como a execução de uma ação específica;
- seta: indica a direção do fluxo;
- decisão: determina o caminho que tem que ser seguido entre os vários apresentados;
- conector: trata de uma entrada ou saída em direção a outra entrada do fluxo;
- preparação: evidencia quando algo tem que ser feito, ajustado ou modificado no decorrer do processo;
- sub-rotina: aponta um processo previamente definido;
- display: diz que uma informação ou dado vai ser exibido para a leitura em tela ou outra forma de visualização;
- entrada manual: mostra que a sequência de comandos acontecerá em repetição contínua até ser parada de forma manual por um usuário;
- atraso: explica que um tempo terá que ser aguardado antes que o fluxo prossiga;
- dados: representa qualquer dado que forma o fluxograma.
Conforme já dissemos, o uso dos ícones varia conforme as etapas que compõem o processo descrito no fluxograma.
Como formular um fluxograma de processo?
Para que se obtenha sucesso na aplicação de um fluxograma de processo é imprescindível que as etapas de seu desenvolvimento sejam respeitadas de acordo com a ordem listada abaixo.
Apesar de simples, é uma recomendação que deve ser seguida à risca, já que um fluxograma deve atender ao propósito de apresentar visualmente um processo em detalhes.
Primeira etapa
Inicialmente é necessário que se tenha em mente, com clareza, qual processo será mapeado. Assim, em projetos mais longos é importante que se determine com precisão o ponto de recorte que será analisado e descrito.
Essa parte pode ser um pouco complicada, já que existem fluxos extensos que são compostos por muitas etapas. Assim, é recomendado que grandes projetos sejam divididos em fluxogramas diferentes, considerando-se algum critério para definir onde será o início e fim de cada seção.
Segunda etapa
Agora é hora de analisar minuciosamente cada processo envolvido no fluxo e como ele se relaciona com os demais. É crucial que os símbolos tenham uniformidade em seu significado, como o esquema tradicional de fluxograma que utiliza círculos e retângulos.
Mas atenção! O fluxograma de processo não deve partir do que se espera que aconteça em cada projeto. Ao contrário, o desenho deve ser de acordo com a realidade dos processos, ainda que seja confuso e contenha sobreposições que não pareçam necessárias.
É óbvio o porquê dessa recomendação, já que a ferramenta tem o propósito justamente de identificar erros e problemas na sequência dos procedimentos avaliados.
Terceira etapa
A finalidade dessa etapa é compreender qual é o passo de cada atividade e o que significa mapeá-las. Para isso, é recomendável fazer as seguintes perguntas:
- o que faz este processo iniciar?
- quais são as etapas depois do processo iniciado até a sua conclusão?
- a atividade em questão é uma ação ou tarefa (por exemplo, comprar material)?
- configura-se como uma revisão (por exemplo, revisar as informações de um cadastro)?
- a atividade consiste em uma aprovação (por exemplo, aprovar a aquisição de um material)?
- é uma espera (por exemplo, aguardar o encerramento de um orçamento)?
- a atividade em questão exige registro (por exemplo, registrar no ERP)?
- Para fazer esse mapeamento, é essencial entender todas as suas etapas e quais são as entradas e saídas. Com isso haverá mais facilidade para conectar os pontos do fluxograma. Existem atividades que apresentam mais de uma entrada ou saída.
Quarta etapa
A partir da lista de tarefas criadas anteriormente, é a hora de começar a desenhar o fluxo selecionando o ícone que corresponde a cada atividade. Se estiver tratando de uma aprovação, use um losango. Se for uma ação, opte por usar um retângulo. E assim segue até concluir o processo.
Saiba que existem muitos ícones diferentes para serem usados no fluxograma, o que permite uma melhor organização dos processos. Não é obrigatório usar todos os ícones, mas é crucial deixar o desenho e com fácil compreensão, já que o objetivo do fluxograma é ser uma referência inteligente.
Como definir responsabilidades no fluxograma?
Além de tornar mais fácil para um profissional acompanhar o andamento de um projeto, o fluxograma de processo pode ser muito útil na hora de atribuir e conferir os agentes de cada etapa.
Utilizando o fluxograma é possível visualizar com facilidade quem é responsável por cada processo, de que forma eles estão ligados e como podem se comunicar em cada projeto.
Contar com um sistema moderno de workflow, nesse caso, pode ser determinante, uma vez que alguns já contam com painéis gerenciais que permitem aos envolvidos nos processos realizarem conferências simples sobre o projeto e seus respectivos responsáveis.
Como monitorar um fluxograma de processo?
Observar frequentemente o fluxograma é uma das partes mais importantes de sua implementação em uma agência, já que permite que gargalos e erros possam ser percebidos à medida que acontecem.
Da mesma forma, o diagnóstico em pouco tempo também permite que soluções sejam adotadas com maior agilidade. Por isso, é essencial que a agência possa contar com um sistema de gestão de processos que assegure a acessibilidade ao monitoramento do projeto.
Como utilizar o fluxograma para documentação?
Ainda hoje existem agências que falham em documentar apropriadamente os seus processos, principalmente os que são de caráter criativo. A partir desse erro, é comum que informações importantes não fiquem acessíveis a todos ou estejam indisponíveis para conferência posterior, o que causa problemas que resultam em prejuízos e atrasos.
A estrutura do fluxograma é extremamente útil para condensar uma variedade de informações importantes e apresentá-las de forma concisa a todos que precisam. Assim, seja para o acompanhamento em tempo real ou para buscas futuras, o fluxograma é uma forma inteligente de armazenar dados de projetos.
É interessante ressaltar que as informações descritas em fluxograma têm uma leitura muito mais acessível a todos do que se fossem descritas em um texto, que poderia gerar muitas interpretações.
Quais são as principais ferramentas de fluxograma?
Com a ajuda da tecnologia você pode criar fluxogramas para a representação de processos de forma profissional. Saiba quais são as principais ferramentas para essa atividade.
LucidChart
É um editor online específico para a criação de organogramas, diagramas e fluxogramas profissionais. Ele pode ser usado no navegador, o que significa que não precisa ser baixado e instalado no computador.
Depois de se cadastrar com endereço de email é possível utilizar diversos layouts grátis, que estão divididos nas categorias de Mapas Mentais, Negócio, Educação, entre outras. Outro diferencial é permitir salvar o arquivo para editá-lo posteriormente.
Draw.io
A opção é online e gratuita, possibilitando aos usuários criar os seus processos, que podem receber a inserção de diferentes formas, textos e cores.
Há duas barras de edição que permitem a ornamentação do fluxograma. Os arquivos finalizados podem ser salvos em serviços externos, como OneDrive e Google Drive.
Excel
Mesmo que não seja a sua principal função, a plataforma traz ferramentas para elaboração de fluxogramas de processos. No campo ‘’Ilustrações’’ estão todas as formas que podem ser aplicadas no documento. Ainda é possível selecionar a alternativa ‘’SmartArt’’ e escolher os elementos gráficos de processo para criar o fluxograma.
Gliffy
É um editor bastante organizado que é usado online. A criação dos fluxogramas é feita de maneira fácil e intuitiva, possibilita a inserção de imagens armazenadas no seu computador e pode ser sincronizado com o Google Drive ou salvo em PDF.
Instaurar ferramentas de análise como o fluxograma de processo é dar um passo adiante para uma gestão de processos de excelência e uma agência mais competitiva. Com os diagnósticos resultantes das análises é possível aprimorar todas as atividades da empresa, garantindo redução de custos sem afetar o lucro e aumento na produtividade.
O que é análise de processos?
Realizar uma gestão de agência realmente eficiente envolve a incessante procura por pontos para serem aprimorados em todas as fases dos projetos. A partir dessa necessidade, o uso da análise de processos se destaca como uma forma de estruturar os procedimentos que são adotados na empresa para analisá-los.
Por meio da análise de processos e utilizando as informações levantadas é possível identificar falhas e gargalos no fluxo de trabalho.
Qual a importância da análise de processos?
Ora, uma vez que tenhamos definido como funciona uma análise de processos, é fácil perceber de que forma o método tem efeitos positivos em aspectos distintos que afetam o crescimento e desenvolvimento da agência.
Contar com a capacidade de estar sempre se aprimorando é um dos requisitos para uma empresa conseguir manter-se competitiva. Logo, com a análise e o uso apropriado de fluxogramas de processo pode-se alcançar cada vez mais eficiência e agilidade.
Agora que você já sabe tudo sobre fluxograma de processo, continue adquirindo conhecimento sobre gestão com um infográfico com todos os benefícios de um software All in One para sua agência. Confira!
