Independente do tamanho de sua agência, você precisa de processos sólidos para dimensionar o seu negócio e mantê-lo saudável e em crescimento. Através do iClips você consegue se organizar de forma eficiente sem ter a sensação de que está sempre começando do zero a cada vez que um novo job chega em suas mãos.
Seguindo algumas dicas práticas ficará fácil encarar o desafio diário que envolve alinhar expectativas dos clientes e de sua equipe na agência.
Alinhe os objetivos com o cliente e com o seu time através de modelos de job
Nada pode fazer um projeto desandar tão rápido quanto falhas na comunicação e mal entendidos. Uma comunicação eficiente com o seu cliente é primeiro passo para entender exatamente o que ele precisa, quais os seus objetivos e expectativas e como você pretende chegar lá.
Já falamos aqui sobre a importância de um briefing bem feito. Ele é peça fundamental para manter todos na mesma página sobre o projeto e evitar que informações se percam na comunicação entre cliente, atendimento e criação.
No iClips, além de briefings para o projeto como um todo e para as atividades específicas, você conta também com modelos de job, que padronizam as suas ações de acordo com os serviços que você realiza.
Outra vantagem é poder ligar modelos diretamente ao cadastro dos clientes, principalmente em caso de trabalhos recorrentes. Nesse caso ao selecionar o cliente de um job o modelo desse cliente já vem selecionado com ele.
Mesmo com essas facilidades, o processo ocorre sem amarras, ou seja, o atendimento pode realizar as mudanças necessárias para aquele projeto específico de forma que fique mais condizente com os objetivos desejados.
Tenha prazos e processos bem definidos com ajuda dos workflows personalizados
Todos os envolvidos no projeto, incluindo o cliente, devem saber exatamente quais os prazos de cada fase dele. Mesmo que pareça óbvio, essa informação precisa ser documentada.
- Aprovação interna: para validação ou revisão de etapas anteriores, por exemplo. Você não precisa (nem deve) incluir as refações no seu fluxo de trabalho, sabia? Na etapa de aprovação o responsável ganha o poder de solicitar uma alteração e ali mesmo definir por quem será feita e em qual prazo. Aí o sistema cria uma nova etapa no fluxo automaticamente e, depois da sua conclusão, ela volta para a aprovação.
Lembrando que todas as etapas podem ser renomeadas e trocadas de lugar. Você pode criar um padrão da agência ou um padrão por tipo de serviço, por exemplo. É possível ainda deixar pré definido o responsável por cada etapa e quantos dias antes do deadline da peça ele tem para entregar aquela atividade.
Assim, quando você abre um job, insere uma peça e seleciona sua data-fim, o iClips calcula automaticamente quando cada pessoa envolvida no projeto deve entregar sua parte.
Organize sua gestão de projetos pelo dashboard de tráfego
Depois de mapear os processos e definir como eles serão executados, é importante definir como será a função do gestor de projetos. Ele vai pautar as pessoas ou só acompanhar se a equipe está cumprindo seus prazos? Está envolvido de alguma forma com etapas de aprovação? Tem algum contato com os clientes ou isso fica sob responsabilidade do gerente de contas?
Pensando nisso, o iClips conta com um dashboard de tráfego, que, por meio de cinco tipos de visualização, ajuda o gestor de projetos a entender o quadro geral de atividades da agência e distribuir e acompanhá-las de maneira eficiente, adaptando-se a mudanças tão rapidamente como o projeto pode mudar. Algumas dicas para aproveitar melhor o dashboard de tráfego e gerir seus projetos:
Planeje-se e acompanhe os resultados com o Kanban
Cada card contém informações como nome do cliente e do projeto, nome da atividade e responsável e layouts já inseridos. Clicando no card, o gestor de projetos pode facilmente editar e incluir informações, pois é inevitável que algumas prioridades do projeto mudem durante sua realização.
Os cartões incluem também informações de briefing e comentários feitos pela equipe, centralizando a comunicação e facilitando a visualização rápida do que já foi ou ainda será realizado.
Execute com o gráfico de Gantt
Trabalhar em muitas tarefas ao mesmo tempo pode ter efeitos negativos no bem estar de sua equipe, na qualidade e nos prazos de entrega. Buscar otimização e aumento no número de entregas é excelente, mas é preciso garantir que sua equipe tenha tempo e disponibilidade para de fato executar o trabalho.
Ele funciona como um guia visual, que mostra pontos de atenção (excesso de tarefas para um mesmo colaborador) e oportunidades (colaborador com buracos na agenda que pode ser alocado em atividades menores).
Quando você fica atento ao todo, é possível transformar as mudanças em algo positivo, trabalhando de maneira mais inteligente. Conhecer sua equipe também é fundamental para delegar tarefas de maneira mais assertiva.
Essas visualizações são complementares e as alterações feitas em uma delas refletem automaticamente nas outras. Além dessas duas, você pode optar pela visualização em lista, blocos ou calendário.
Gostou? Aproveite para conhecer o iClips na prática agendando uma demonstração aqui!
