Como funciona a gestão de projetos em iClips?

Gerenciar múltiplos projetos, equipes, prazos e orçamentos faz parte da operação de qualquer agência de publicidade. Atrasos, descontrole financeiro, falhas na comunicação e retrabalho são sintomas comuns de uma gestão fragmentada. Informações espalhadas em planilhas, e-mails e ferramentas isoladas impedem uma visão unificada da operação, minando a eficiência e a lucratividade.

Essa não é apenas uma percepção interna das agências, é uma realidade no mundo corporativo. Uma análise publicada pela Forbes revela que profissionais gastam mais tempo coletando dados do que analisando. A IDC estima que trabalhadores do conhecimento chegam a perder metade do seu tempo pesquisando e refazendo tarefas, enquanto a McKinsey aponta que quase 20% da semana é consumida nessa busca. Para uma agência, essa dinâmica é muito prejudicial. Quando informações e processos não estão em um sistema integrado, eles podem se perder com a saída de colaboradores, prejudicando a continuidade dos projetos e a eficiência da operação.

É aqui que a tecnologia entra como aliada. Neste artigo, vamos mostrar como o iClips, uma plataforma de gestão integrada e com recursos de workflow robustos, desenvolvida especificamente para agências, revoluciona a maneira de gerenciar projetos.

O desafio da gestão desconectada em agências

Esse é o cenário que muitas agências enfrentam sem uma ferramenta integrada:

Informações descentralizadas: o financeiro usa um sistema, o atendimento anota em planilhas, a criação gerencia tarefas em outra ferramenta, e a mídia tem seus próprios controles. Resultado: ninguém tem a visão completa do projeto.
Dificuldade no acompanhamento: quanto tempo foi gasto? Qual o custo real do projeto até agora? Eu estou tendo lucro com esse cliente? Sem integração, obter essas respostas exige esforço manual e demorado, sujeito a erros.
Comunicação falha: briefings incompletos, aprovações perdidas em e-mails ou Whatsapp, dificuldade em rastrear o histórico de decisões e ajustes. Isso leva a retrabalho e desalinhamento.
Fluxos de trabalho ineficientes: processos manuais para passar tarefas, falta de padronização, impossibilidade de criar dependências claras ou ciclos de aprovação. Gargalos não são identificados e a qualidade pode ser comprometida.
Falta de visibilidade: gestores têm dificuldade em enxergar o andamento dos projetos e a alocação da equipe. Clientes ficam sem saber o status real das suas demandas.

Essa desconexão não impacta apenas a produtividade interna, mas também a rentabilidade e a satisfação do cliente. É um cenário insustentável a longo prazo.

iClips como centralizador: a base para gerenciar projetos com eficiência

A primeira grande vantagem de gerenciar projetos pelo iClips é a centralização. A plataforma funciona como um hub que conecta todas as áreas vitais da agência:

Atendimento: gestão do relacionamento e das demandas, com centralização das informações dos projetos, clientes e propostas.
Gestão de Projetos/Tráfego: planejamento, execução e controle das tarefas e workflows.
Criação: execução das tarefas e colaboração.
Mídia: planejamento e controle de campanhas on e off.
Produção: elaboração de orçamentos e Ordens de Serviço para fornecedores.
Financeiro: controle de fluxo de caixa, centro de custos, emissão de notas e boletos e DRE.
Gestor: análise de lucratividade através dos relatórios financeiros, de produtividade e B.I.

Ao iniciar um projeto no iClips, todas as informações relevantes serão conectadas: briefing, atividades, o tempo investido e os documentos associados são apenas alguns dos itens disponíveis dentro de um projeto e que posteriormente alimentarão os relatórios.

Dominando a gestão de projetos em iClips: funcionalidades essenciais

O módulo de Projetos do iClips é robusto e pensado para as necessidades específicas de agências. Vamos detalhar suas principais funcionalidades:

Criação e estruturação de projetos

Tudo começa com a configuração inicial. No iClips, você pode criar:

Modelos de Projeto: padronize estruturas de projetos para serviços recorrentes. Isso economiza tempo e garante consistência.

Modelos de Peça: padronize os detalhes dos serviços oferecidos por sua agência. Estes modelos permitem pré-definir especificações para aquele tipo de peça, como briefing, formato, valor e quais etapas serão seguidas até a sua conclusão.
Modelos de Workflow: é possível também associar um fluxo de trabalho completo já na criação da peça, criando novos modelos ou utilizando modelos pré-definidos com todas as etapas e responsáveis, incluindo as aprovações do cliente. Falaremos mais sobre os modelos de workflow a seguir.

Workflow inteligente: um diferencial iClips

Aqui reside um dos maiores trunfos da gestão de projetos em iClips, uma capacidade que vai muito além da simples organização de tarefas sequenciais encontrada em outras plataformas. O workflow do iClips foi desenhado para refletir a complexidade real dos processos de uma agência, garantindo não apenas a ordem, mas a interdependência e o controle de qualidade entre as etapas.

Dependência real entre etapas: diferente de apenas listar subtarefas, o iClips permite criar dependências verdadeiras, onde uma etapa só pode ser iniciada após a conclusão da anterior. Isso garante que o fluxo de trabalho respeite a ordem lógica e necessária para a qualidade da entrega.
Ciclos de aprovação integrados: esqueça as idas e vindas por e-mail ou chat. O iClips incorpora etapas de aprovação diretamente no fluxo. O responsável pela aprovação pode dar o ok ou solicitar ajustes/refação, devolvendo a peça para a etapa anterior com comentários do que deve ser corrigido. Esse ciclo de feedback e correção é nativo da ferramenta, garantindo rastreabilidade através do relatório de refações e agilidade na execução da correção.

Flexibilidade controlada: para processos onde etapas podem ocorrer em paralelo sem prejuízo, o iClips oferece o Workflow Flexível. Ele permite que múltiplas etapas sejam executadas simultaneamente, mas ainda dentro de uma estrutura gerenciada, otimizando o tempo sem perder o controle.

Automação e padronização: dê adeus à criação manual de fluxos para cada novo job! O iClips permite criar e salvar Modelos de Workflow para seus tipos de projetos mais recorrentes. Nesses modelos, você pode pré-definir toda a sequência de etapas, quem são os responsáveis, dependências e até prazos padrão de dias antes do deadline. Os benefícios são:

Agilidade na configuração de novos projetos.
Garantia de consistência na execução, seguindo sempre o mesmo padrão de qualidade.
Redução de erros ou esquecimento de etapas importantes.
Facilidade no treinamento e integração de novos colaboradores ao processo.
Uma vez aplicado o modelo, os responsáveis são notificados automaticamente a cada avanço, mantendo o projeto fluindo sem esforço manual.

Gerenciamento de tarefas detalhado

Um projeto é feito de atividades. O iClips permite:

Criar e atribuir atividades para um ou mais responsáveis.
Definir prazos e prioridades, garantindo o foco no que é mais importante.
Usar checklists dentro das peças, detalhando os passos necessários para a conclusão.
Criar grupos de atividades para segmentá-las de acordo com o tipo ou a data de publicação, por exemplo.

Visualizar atividades da maneira que preferir: flexibilidade para a equipe escolher como quer visualizar o trabalho, seja em kanban, gantt, lista ou blocos.

Gestão inteligente de equipes, squads e carga de trabalho

Organizar a equipe da agência e garantir que ninguém esteja sobrecarregado ou ocioso é um desafio constante. O iClips oferece ferramentas específicas para transformar a gestão de pessoas e a alocação de recursos:

Estruturação flexível com times e squads: vá além de simples listas. O iClips permite criar Departamentos (estruturas mais fixas, como criação e atendimento) e Squads (grupos mais dinâmicos, focados em clientes ou projetos específicos). Essa flexibilidade permite que você espelhe a forma como sua agência realmente opera, seja ela departamental ou baseada em projetos/clientes específicos.
- Saiba mais: Novidade: Os Squads chegaram em iClips!
Replanejamento ágil com a Gestão de Equipes: as colunas representam os colaboradores e cada card representa uma tarefa ou etapa de workflow atribuída àquele colaborador. A grande vantagem é que você pode simplesmente arrastar um card da coluna de um colaborador para a de outro, atribuindo a responsabilidade de forma instantânea e visual. Além disso, dentro da coluna de um mesmo colaborador, você pode arrastar os cards para cima ou para baixo, alterando a ordem de prioridade em que ele visualizará as demandas na tela “Minhas Atividades”.

Saiba mais: Conheça a Gestão de Equipes
Visibilidade da Carga de Trabalho: este é um diferencial importante! A funcionalidade “Carga de Trabalho dos Colaboradores” oferece uma visão clara de quão ocupado cada membro da equipe está, com base nas tarefas atribuídas, suas estimativas de tempo e prazos. Isso permite aos gestores de tráfego e projetos:
- Configurar a capacidade da equipe, marcando os dias e informando o número de horas que um indivíduo trabalha em cada dia.
- Identificar rapidamente quem está sobrecarregado e quem tem disponibilidade.
- Balancear a distribuição de tarefas de forma mais justa e eficiente.
- Tomar decisões de alocação baseadas em dados.

Saiba mais: [VÍDEO] Carga de trabalho dos colaboradores

Timesheet e controle de horas

Entender para onde o tempo da equipe está indo é fundamental para a precificação e análise de rentabilidade.

Apontamento fácil: a equipe registra o tempo gasto em cada tarefa diretamente no iClips, dando o play/pause conforme for executando as atividades ou incluindo apontamentos manualmente.

Gerenciar tempo trabalhado na atividade: além do controle dos próprios apontamentos que cada colaborador pode realizar, o gestor de projetos/atendimento também pode verificar os tempos apontados pela equipe, se foram incluídos manualmente ou via timesheet, comparar tempo estimado x tempo trabalhado, incluir novos apontamentos e realizar edições, se necessário.

Conexão direta com financeiro e B.I: as horas apontadas são cruzadas com o valor/hora de cada colaborador e com dados do financeiro e alimentam os relatórios.

O poder da integração: por que gerenciar projetos pelo iClips é diferente?

Reforçando o ponto crucial: a integração nativa. Enquanto outras ferramentas podem exigir integrações complexas ou oferecer apenas a gestão de tarefas isoladas, o iClips foi construído com a integração no seu DNA, conectando o módulo de projetos e seus workflows a todas as outras áreas da agência.

Veja como a gestão de projetos em iClips se conecta com outras áreas:

Criação: a equipe recebe briefings mais completos e estruturados diretamente nas tarefas ou peças do projeto. Dúvidas sobre a demanda podem ser feitas e respondidas diretamente nos comentários da atividade, mantendo todo o histórico e a comunicação centralizados e acessíveis, agilizando o processo criativo.
Produção: as peças definidas e aprovadas no projeto são a base para a ação. Com elas, o time de produção pode solicitar cotações a fornecedores já cadastrados no sistema e, com a aprovação, gerar as Ordens de Serviço (OS) correspondentes com apenas alguns cliques. Tudo fica vinculado ao projeto.
Atendimento: além de ter visibilidade em tempo real do status de cada atividade para manter o cliente informado, o atendimento possui uma ferramenta poderosa: o iJob, nosso módulo de comunicação com o cliente. Por ele, é possível enviar textos e layouts diretamente para a aprovação do cliente dentro da plataforma, registrando todo o feedback formalmente, o que acelera decisões e evita mal-entendidos.

Gestor de projetos: consegue identificar atividades que estão sem responsável e alocá-las para a pessoa ou equipe certa, utilizando as informações da Carga de Trabalho para tomar decisões mais assertivas sobre a disponibilidade, além de acompanhar de perto o andamento de cada entrega.
Mídia: o fluxo integrado continua aqui, pois as peças do projeto também servem como base para a criação de Pedidos de Inserção (PI). Além disso, todo PI gerado no iClips fica obrigatoriamente vinculado a um projeto, garantindo que os custos de mídia sejam sempre corretamente associados ao projeto e ao cliente.
Financeiro: esta é uma das maiores vantagens da integração. Os custos internos, Ordens de Serviço da Produção e os PIs da Mídia geram pré-lançamentos financeiros. Isso significa que o financeiro recebe tudo de forma organizada e antecipada, sabendo exatamente o que precisa ser pago e o que deve ser recebido, com suas respectivas datas de vencimento e condições de pagamento.

Essa integração elimina a necessidade de “copiar e colar” dados, reduz os erros manuais e fornece uma visão 360º da operação em tempo real.

Mensurando o sucesso: relatórios e indicadores no iClips

De nada adianta gerenciar se não for possível medir. O iClips oferece relatórios poderosos que transformam dados em insights:

Rentabilidade por Projeto/Cliente: essencial para decisões estratégicas.
Performance do Colaborador: identifique quem está entregando atividades dentro do prazo ou em atraso.
Duração das Atividades x Custo: com este relatório, o gestor pode analisar se o que a agência cobra atualmente é compatível com o que ela está gastando para realizar o serviço.
Lucratividade: análise de eficiência e aproveitamento, incluindo Receita Total x Custo Total, margem de lucro e tempo estimado x tempo trabalhado.

Esses são só alguns exemplos dos relatórios de iClips que permitem que gestores tomem decisões baseadas em dados, otimizem a alocação de recursos e melhorem continuamente os processos.

Comparativo: iClips versus soluções comuns de gestão

Para deixar claro o diferencial da integração e do workflow avançado, veja a tabela comparativa:

Funcionalidade	iClips	Outras Ferramentas de Gestão de Tarefas/Projetos
Gestão de Tarefas (Kanban, Listas, Prazos)	✅ Sim	✅ Sim
Workflow Avançado (Dependências, Ciclos de Aprovação/Ajuste)	✅ Sim (Nativo, com gestão de dependências e fluxos de aprovação)	⚠️ Limitado (Geralmente apenas sequência/subtarefas, sem ciclos de aprovação nativos)
Timesheet (Apontamento de Horas)	✅ Sim (Nativo e Integrado)	✅ Sim (Muitas vezes como Add-on ou integração)
Relatórios de Andamento de Projetos	✅ Sim	✅ Sim (Foco no projeto, não na operação total)
Integração Nativa com Financeiro	✅ Sim (Orçamento, Custos, Faturamento)	❌ Não (Requer integração manual ou externa)
Integração Nativa com CRM/Comercial	✅ Sim (Proposta -> Projeto)	❌ Não (Requer integração manual ou externa)
Visão Unificada da Operação da Agência	✅ Sim (Projetos + Mídia + Produção + Financeiro)	❌ Não (Visão isolada do projeto)
Foco e Recursos para Agências de Comunicação	✅ Sim (Pensado para o fluxo da agência)	❌ Não (Geralmente genérico)
Relatórios de Rentabilidade por Projeto/Cliente	✅ Sim (Automático e Integrado)	❌ Não (Depende de dados externos)

Dicas práticas para otimizar a gestão de projetos em iClips

Invista Tempo na Configuração Inicial: defina bem seus modelos de workflow e projetos. Isso é a base da padronização.
Treine sua Equipe: garanta que todos entendam como usar o workflow, as aprovações e a importância do timesheet.
Use as Etapas de Aprovação: formalize as validações dentro da ferramenta para ganhar agilidade e rastreabilidade.
Analise os Relatórios Regularmente: use os dados de produtividade e financeiros para identificar gargalos, ajustar processos e tomar decisões informadas.

Ao gerenciar projetos pelo iClips, sua agência ganha não apenas controle sobre tarefas e prazos, mas uma visão completa e conectada que une atendimento, criação, mídia e financeiro, tudo orquestrado por workflows robustos e adaptáveis. A gestão de projetos em iClips automatiza fluxos, garante qualidade com aprovação interna e do cliente, reduz erros, fornece dados precisos para decisão e libera tempo para o que realmente importa: entregar resultados incríveis para seus clientes e garantir a lucratividade do negócio.

Quer ver na prática como o iClips pode revolucionar a gestão de projetos e integrar toda a sua agência com workflows inteligentes?

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