Fazer uma gestão de contratos adequada é um passo fundamental para o crescimento das agências de comunicação. Afinal, somente assim é possível garantir que tudo o que foi acertado com os clientes seja cumprido e se evitem dores de cabeça e outros inconvenientes.
Mas, apesar disso, nem todos os gestores ficam atentos a esse ponto. É o seu caso? Então, continue a leitura!
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos é um conjunto de boas práticas, técnicas e procedimentos que visam acompanhar o ciclo de vida do documento de contratação, desde a sua criação, execução, negociação do contrato, redação e discussão das cláusulas até o encerramento e entrega do trabalho.
Também conhecida como Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (Contract Lifecycle Management, ou CLM), a gestão de contratos tem tido um papel crescente no cotidiano dos negócios, uma vez que eles buscam por mais produtividade sem ter que aumentar o quadro de funcionários.
Ao passo que o número de contratos nas transações de negócios cresce, é imperativo que os contratos economizem tempo, ao invés de consumí-lo. Mas se esse processo não for automatizado, é isso que vai acontecer. Tem um entendimento completo da gestão de contratos na agência pode diminuir o tempo despendido em tarefas administrativas e maximizam a estratégia.
Dessa forma, o papel desempenhado pela gestão de contratos está evoluindo. Não se trata mais de preencher documentos, mas sim entender cada aspecto do ciclo de vida de um contrato para extrair insights de dados.
Qual a importância da gestão de contratos?
A gestão de contratos se tornou uma competência imprescindível para o sucesso nos negócios. Com uma boa gestão, é possível obter dados e tendências importantes para analisar o ambiente do mercado.
Ou seja, a gestão de contratos permite fazer um controle dos riscos envolvidos em cada etapa dos contratos, alertando o gestor para quaisquer precauções que devam ser tomadas nesse processo, para evitar atrasos, transtornos e, em último caso, prejuízo.
Além disso, a gestão de contratos melhora a satisfação do cliente, pois garante a execução correta dos serviços dentro do prazo e com a qualidade acordada desde o briefing do projeto.
Em outras palavras, com uma boa gestão de contratos é possível:
- minimizar riscos e erros;
- identificar tendências ou possíveis problemas futuros;
- acompanhar quando determinado contrato está próximo a expirar (e pensar em formas eficazes de reter o cliente);
- analisar desvios do que foi acertado e trabalhar para que isso não ocorra;
- garantir que sua empresa não sofra prejuízos por negligenciar as relações jurídicas estipuladas em contrato, como serviços a serem desenvolvidos, data de entregas, nível de qualidade, entre outros pontos.
Quais são as etapas da gestão de contratos?
Para assegurar uma gestão de contratos eficaz, é essencial identificar as suas etapas. Essas fases e ciclos podem se diferir baseado no tipo de organização e como ela funciona. No entanto, um design básico de um framework é possível e vamos apresentá-lo a seguir.
1. Identifique os objetivos e metas do negócio
Antes de um contrato ser redigido, é crucial identificar os objetivos para os quais o contrato é necessário. Isso vai ajudar a estabelecer expectativas apropriadas para ambas as partes envolvidas e também permitirá uma avaliação eficaz de como o contrato foi capaz de atender aos requisitos da organização.
2. Redija o contrato
Assim que os objetivos forem identificados, definidos e comunicados corretamente, a redação do contrato é iniciada.
Colete todas as informações e documentos de suporte e, se você tiver em mãos, um template atualizado e com todas os requisitos legais e regulatórios pode ajudar nesse processo. Redigir o contrato é um procedimento crítico, já que qualquer ambiguidade pode resultar em perdas para sua empresa.
3. Negocie o contrato com as partes envolvidas
Após a redação do contrato, a negociação entre as partes interessadas começa. Esse processo leva em consideração o que cada parte espera do contrato com relação a estrutura de precificação, termos, condições, direitos e obrigações, garantia, renovação, conclusão, etc.
Assegure-se de que todas as propostas de mudança no processo de negociação estarão incorporadas.
4. Finalize e execute o contrato
Assim que a fase de negociação termina e o contrato foi alterado para incorporar todas as mudanças, ele é enviado para aprovação. É essencial para a agência ter um workflow apropriado do processo de aprovação para vários tipos de contrato para assegurar que as aprovações não impeçam o ciclo.
Depois da aprovação e finalização, a execução pelas partes envolvidas começa, baseada nas especificações contidas no contrato.
5. Gerencie as obrigações do contrato e faça auditorias
A gestão de contratos não termina quando o contrato começa a ser executado. A pós-execução é essencial para assegurar que todos os envolvidos estão dando conta de suas obrigações no que tange suas performances, deadlines, pagamentos, etc. A gestão de responsabilidades permite a conformidade com todas as especificações do contrato e fornece que o desempenho do contrato atenda aos requisitos de negócios.
Além disso, é vital auditar periodicamente todos os contratos para mensurar performance e identificar qualquer risco. Auditorias contratuais regulares ajudarão a identificar e estabelecer mecanismos de mitigação de riscos.
6. Gerencie rescisões e renovações do contrato
Ao passo que o ciclo do contrato vai chegando ao fim, é essencial acompanhar a rescisão ou renovação. A falta de renovação de contrato pode resultar em perdas significativas em relação à perda de sinergias e construção de relacionamentos de longo prazo, oportunidades perdidas de maximização de receita, etc.
Ademais, isso implica que a organização tem que executar um novo processo para os mesmos requisitos do contrato.
O que faz um gestor de contratos?
Gestores de contratos têm um papel crítico para uma empresa, pois eles direcionam e inspecionam os contratos ao longo do seu ciclo de vida. Atuando como uma ligação entre companhias, funcionários, clientes e vendedores, o gerente de contratos é o principal facilitador para negociações, recomendações, acompanhamento, monitoramento, gestão de mudanças, entre outras tarefas.
Abaixo, apresentaremos três papeis centrais do gestor de contratos:
- redação, avaliação, execução e negociação de contratos: para inspecionar com sucesso os contratos desde a redação até a execução, o gerente de contratos precisa ter habilidades em várias áreas, incluindo jurídico, negociação e gestão de relacionamentos. O gestor de contratos geralmente atua como o ponto chave entre negócios para assegurar revisões periódicas e aprovação de variações;
- manutenção de registros de contratos: bons gestores de contratos sabem que quando um contrato é assinado, este é um documento bem vivo. Manter registros completos de todos os documentos que uma empresa tem, mesmo após o fim de um contrato, é essencial para a eficiência e comprometimento de uma agência;
- desenvolvimento e implementação de procedimentos e políticas: políticas e procedimentos asseguram que a visão da empresa é colocada em prática todos os dias pelos colaboradores. Ter procedimentos estabelecidos para todo mundo envolvido no processo de contrato reduz as despesas e aumenta a eficiência.
Como fazer a gestão de contratos?
Já está convencido de que a gestão de contratos é importante, mas não sabe como fazê-la na sua agência? Veja as dicas importantes que separamos.
1. Atente-se à redação do contrato
Como dissemos, a gestão dos contratos se inicia pela redação desses documentos, para garantir que todas as cláusulas estipuladas possam ser cumpridas pela sua agência. Muitas empresas concentram seus esforços em fechar vendas, mas não se preocupam se terão condições de cumprir o acordado.
Nunca use contratos prontos disponíveis na internet, é indispensável que a sua documentação seja pensada de acordo com os serviços que você comercializa e com a sua realidade.
Se o modelo de contrato tiver falhas em alguns itens, é possível que seu cliente acabe cobrando judicialmente por serviços ou valores diferentes do negociado e você ficará em maus lençóis. Assim, garanta que o documento é justo para ambas as partes e está de acordo com o que vocês conversaram e definiram.
2. Designe um responsável
Mesmo que você não possa contratar um gestor de contratos especializado, é fundamental designar essa função a um dos seus profissionais. De preferência alguém que tenha experiência dentro da sua agência e esteja familiarizado com as condições comerciais estabelecidas, além, é claro, de ter boa capacidade de diálogo.
É essa pessoa quem ficará responsável por garantir que tudo o que está estipulado nos documentos seja realmente cumprido, tanto pela sua agência como pelo cliente.
3. Preze pela organização
É muito importante que o responsável e os demais colaboradores consigam ter acesso a esses documentos de forma simples e rápida, a fim de sanar possíveis dúvidas que surgirem durante a execução de determinado projeto.
Assim, os contratos devem ser organizados de maneira lógica e sensata, além de estarem em um local adequado, a fim de que esses documentos não se percam com o tempo, por exemplo.
4. Invista em contratos digitais
A manutenção física dos contratos é algo que reduz a efetividade da gestão. Primeiro, porque exige um espaço extra na sua agência, segundo porque impede a automatização de processos. Por exemplo, ao integrar as informações desses contratos ao seu software de gestão.
Por isso, os contratos digitais estão cada vez mais ganhando força. Esses modelos são assinados digitalmente e, além de mais rápidos, também são mais seguros, já que são protegidos por criptografia, possuem backups automáticos e é impossível fraudar a assinatura com essa tecnologia.
Além disso, eles facilitam a automatização. Por exemplo, quando um contrato estiver próximo do vencimento, é possível que o responsável receba uma notificação. Isso permite que sua agência pense em maneiras de contatar esse cliente e lhe ofereça benefícios extras para favorecer a retenção e a fidelização.
Os dados referentes às cláusulas também podem ser facilmente associados ao seu sistema. Dessa forma, sempre que surgir alguma dúvida, seus colaboradores conseguem acessar facilmente a versão digital do documento e conferir questões como tipos de serviços, cronogramas ou valores acertados.
5. Revise os termos dos contratos
Não são raras as situações extraordinárias ou os imprevistos que acontecem durante a vigência de um contrato. Por exemplo, quando durante a execução do serviço surgem novos pontos que encarecem o valor do trabalho, como novas políticas de preços nos anúncios nas redes sociais, diferentemente do que foi estipulado no contrato.
Nesse caso, é preciso rever os termos do documento, de maneira a não arcar com os prejuízos. Mas, se você não fizer a gestão adequada, poderá nem se atentar para o que foi acordado com seu cliente e acabar arcando com esse custo adicional e reduzir sua margem de lucro.
6. Gerencie o cumprimento dos serviços
Se você não tem como garantir que os serviços estão sendo cumpridos de acordo com o que foi determinado em contrato, poderá perder clientes que ficarão insatisfeitos com a sua agência.
Então, acompanhe de perto os níveis de serviço e garanta que tudo esteja dentro do combinado, por exemplo, por meio do oferecimento de relatórios gerenciais periodicamente.
Vamos supor que o acordado era melhorar a imagem de um cliente que está entrando em um novo mercado. Para isso, foram definidas várias ações de branding.
É interessante, de tempos em tempos, oferecer relatórios que comprovem que as suas estratégias estão, realmente, trazendo retornos efetivos à imagem da marca gerenciada, garantindo, também, que seu cliente fique satisfeito com o serviço prestado.
7. Atente-se aos prazos
Os prazos são extremamente importantes, e não se atentar a eles, além de comprometer a credibilidade do seu negócio, ainda pode lhe causar problemas jurídicos.
Por isso, é essencial, na hora de confeccionar o contrato, ter certeza de que poderá cumprir com o prometido dentro do cronograma estipulado. Afinal, podem ser definidas multas e outras compensações por serviços entregues fora das datas limites.
Outro ponto importante é o período de vigência do contrato, pois se o cliente ou vocês quiserem rescindir o documento, em muitos casos terão de arcar com multas.
8. Comprove a execução dos serviços
Uma boa gestão de contratos também se relaciona a uma série de outros itens que precisam estar presentes na “pasta” do cliente, como: notas fiscais, relatórios, indicadores de performance, certificados e outros que possam comprovar a correta prestação dos serviços (e dentro do nível de qualidade e do período de tempo acordados).
Assim, caso o cliente reivindique alguma situação, será mais fácil para sua agência comprovar que está cumprindo o documento de forma integral e se livrar de questões jurídicas.
Uma dica adicional é sempre ter atenção redobrada com aqueles contratos que são mais importantes à sua agência. Ou seja, referentes aos clientes que trazem maior lucratividade ao seu negócio, ou ainda que demandam mais urgência ou causam maior impacto nas suas atividades.
Organizar a documentação por ordem de prioridade é uma maneira de evitar que as operações mais importantes fiquem desacompanhadas e, assim, reduzir as de falhas e quebras de contrato.
Como você viu, a gestão de contratos é uma forma eficiente de evitar problemas jurídicos para a sua agência e, ainda, garantir a satisfação dos seus clientes, com o cumprimento de tudo o que foi prometido e aumentando as chances de renovação e fidelização.
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