Para quem precisa administrar um negócio, seja ele um pequeno e-commerce ou uma grande multinacional, a gestão de tarefas é, sem dúvidas, um dos principais desafios a serem enfrentados. Não basta ter excelentes profissionais e uma estrutura de trabalho se, na prática, a produtividade da sua empresa é baixa.
Muitas vezes, o tempo e os recursos disponíveis são poucos, o que torna ainda mais importante organizar as tarefas dentro da sua organização. Afinal, para conseguir realizar tudo o que foi planejado e conseguir alcançar os objetivos traçados, é preciso saber priorizar as suas obrigações e responsabilidades.
Felizmente, a transformação digital permite que os profissionais tenham acesso às mais diversas soluções para seus problemas do dia a dia. As ferramentas de gestão de tarefas são um exemplo. Que tal, então, se aprofundar no assunto e conferir algumas dicas para aumentar a sua produtividade? Então continue a leitura!
O que é a gestão de tarefas?
Poucas coisas são mais frustrantes do que estabelecer um plano de marketing, com estratégias e ações a serem utilizadas para melhorar a comunicação e publicidade do seu negócio e, na prática, muitas das ações não serem realizadas. As razões podem ser muitas, da falta de recursos até a má gestão de tarefas.
Para gastar menos tempo com trabalhos burocráticos e operacionais, por exemplo, é preciso investir no gerenciamento das responsabilidades da sua equipe. A gestão de tarefas é, portanto, uma forma de organizar e distribuir as atividades de cada integrante de uma equipe, otimizando ao máximo a produção na sua empresa.
Estabelecer prazos, controlar compromissos e realocar responsabilidades fazem parte da gestão de tarefas. O objetivo é encontrar uma divisão das obrigações que seja justa para todos, garantindo que os profissionais tenham o tempo necessário e capacidade para realizar determinada atividade.
Controlar todas as tarefas evita, por exemplo, que atrasos prejudiquem o desenvolvimento de um projeto mais complexo. Para um gestor, a prática inclui monitorar e ajudar os seus funcionários no desempenho de suas funções, garantindo a execução das tarefas da maneira mais produtiva possível.
Para conseguir realizar todo o planejamento traçado e, consequentemente, alcançar os objetivos da sua empresa, é preciso que cada uma das atividades seja realizada no tempo e da maneira certa. Mas isso só vai ser possível com esse trabalho de gestão de tarefas sendo colocado em prática.
Portanto, assim como uma loja de roupas precisa gerenciar e organizar seu estoque, uma equipe de Marketing deve realizar a gestão de tarefas. Evitar que os funcionários fiquem sobrecarregados ou ociosos, por exemplo, vai garantir uma maior eficiência e produtividade por parte da sua equipe.
Utilizar as soluções disponíveis no mercado para facilitar esse trabalho é uma obrigação de qualquer gestor. Portanto, contar com o auxílio de ferramentas de gestão de tarefas deve, sem dúvidas, ser uma decisão a se considerar dentro da sua empresa.
Qual é a melhor ferramenta para realizar a gestão de tarefas em agências?
Para que você tire o melhor da sua equipe e saiba como investir melhor os recursos disponíveis, utilizar uma ferramenta de gestão de trabalho no dia a dia da sua empresa pode ser um diferencial. Para facilitar essa tarefa, separamos as 5 melhores soluções disponíveis no mercado. Confira!
1. iClips
iClips é o software mais completo de gestão (ERP) para agências de marketing, publicidade e comunicação. É uma plataforma robusta e completa, com funcionalidades que vão desde a gestão de projetos até ferramentas de business intelligence e gestão financeira.
Para a gestão de tarefas, o sistema conta com workflows customizados para a necessidade de cada agência e um sistema de controle de jobs com vários tipos de visualização (kanban, gantt, lista e quadros).
Quais os benefícios de contar com uma ferramenta de gestão de tarefas?
Com uma concorrência cada vez mais brutal e consumidores exigentes, não ser produtivo é o primeiro passo para que a sua empresa perca espaço na sua área de atuação. Portanto, para que você não pense duas vezes antes de contar com uma ferramenta de gestão de tarefas, listamos os principais benefícios.
Informações centralizadas
Poder centralizar todas as informações em um único lugar é um alívio para qualquer gestor. Com as ferramentas de gestão de tarefas, você tem, disponível em um único lugar, dados de tudo o que foi realizado. Isso facilita o trabalho, por exemplo, na hora de produzir um relatório com o desempenho da sua equipe.
Comunicação aprimorada
Um problema muito grave no mundo corporativo é a falta de comunicação, o que pode acarretar em uma série de problemas, como a perda de prazos ou retrabalho. Uma ferramenta de gestão de tarefas exige a comunicação entre os profissionais envolvidos em um projeto para que tudo saia como o esperado.
Controle e gestão das atividades
Nada melhor do que conseguir visualizar o desempenho de cada tarefa ou funcionário de maneira simples e prática, certo? É exatamente isso o que essas ferramentas têm para oferecer: organização. Isso torna possível uma gestão mais eficiente das tarefas e, consequentemente, proporciona melhores resultados para o seu negócio.
Qual o impacto da gestão de tarefas no processo de design?
Algumas atividades necessitam ainda mais de um trabalho eficiente de gestão de tarefas e também de tempo. É o caso do Design, em que o trabalho criativo é extremamente necessário e saber administrar as suas responsabilidades pode significar uma criação que realmente cumpra o seu propósito.
Muitas vezes, o tempo para realizar uma tarefa pode parecer longo, porém, na prática, é o tempo necessário para se produzir um trabalho de qualidade. Por deixar de se organizar e realizar as tarefas perto do prazo de entrega, a tendência é um resultado final longe de entregar a qualidade ideal.
Por isso, é fundamental trabalhar a gestão do tempo disponível para evitar o acúmulo de tarefas e, consequentemente, resultados ruins. São problemas que podem ser solucionados com a utilização das ferramentas de gestão de tarefas, por exemplo.
Assim, fica evidente como a gestão de tarefas é um método que deve ser aplicado em qualquer tipo de negócio que busque o sucesso. Seja para gastar menos tempo em atividades pouco produtivas ou investir melhor os recursos disponíveis, utilizar as ferramentas disponíveis pode ser um diferencial.
Com a gestão de tarefas sendo realizada de forma eficiente, a tendência é que a sua equipe aumente a produtividade. Isso significa produzir mais em menos tempo, o que é um fator muito importante para se destacar.
Como otimizar os processos e manter as entregas da agência em dia?
Se você chegou até este ponto da leitura, provavelmente já andou passando por problemas com as datas dos jobs, não é mesmo?
Quem antes achava que a administração de tarefas era bobagem hoje amarga prejuízos ou, no mínimo, vê seus índices de lucratividade caírem a cada dia.
Você deve estar pensando: “Já sei que tenho que avançar, o que eu não sei é como!” Acertamos? Não se preocupe, pois ajudaremos você com isso!
O primeiro passo é estabelecer um padrão para todas as etapas que envolvem os jobs: briefings, relatórios, revisões, aprovações, comissões, fee mensal etc. Estabeleça regras para que essas ações sigam um modelo.
Afinal de contas, o fluxo dos projetos precisa ser otimizado, de modo que é essencial produzir o máximo possível com a menor quantidade de recursos. É claro, sem sofrer com as perdas de qualidade. A seguir, você confere conselhos mais sólidos sobre como criar um sistema de gestão de tarefas. Observe!
Monte um fluxograma
Sabe aquela frase “Entendeu ou quer que eu desenhe?”, normalmente dita em situações de estresse e intolerância? Esqueça o caráter pejorativo e adote essa sentença como um mantra. Desenhe tudo, o tempo todo. Isso vai ajudar na hora de pôr a casa em ordem.
Ao ter um bom organograma, isto é, uma representação gráfica de tudo o que acontece em seu negócio, você vai saber a hierarquia dos cargos, as ações em andamento, os gargalos etc.
No mundo dinâmico de hoje, é quase impossível manter esse esquema tático fora de um ambiente web. Isso porque os jobs sofrem alterações diariamente. Aliás, várias vezes por dia. Você sabe bem disso!
Escolha um software de gestão de tarefas, uma planilha ou algum outro método para permitir que esse fluxograma esteja nos computadores e conectados à internet.
Será necessário, ainda, que haja facilidade para atualizações sempre que for preciso. Veja três passos que não podem faltar no seu planejamento:
- pontue todos os cargos e as respectivas atribuições;
- aponte o nível hierárquico desses cargos, mostrando de forma fácil a ordem decrescente de poderes e responsabilidades. Em bom português: é fundamental delinear quem está acima, quem está abaixo e qual é a relação entre esses postos de trabalho;
- faça uma verdadeira campanha sobre a importância desse gráfico. Esse instrumento tem que ser a bússola da equipe, dia após dia. Com essa referência bem nítida, será mais simples fiscalizar o gerenciamento de processos.
Adote uma metodologia ágil
Os sistemas de gestão ágil de projetos, que tanto sucesso fazem na indústria, podem e devem ser aproveitados na administração de um empreendimento de marketing.
Estratégias como o Scrum, o Lean e o Kanban contribuem para que você tenha uma visão panorâmica sobre o andamento dos jobs, ajudando na organização de forma prática. São ferramentas para serem usadas no cotidiano. A seguir, você acompanha um pouquinho mais sobre cada uma delas:
Scrum
No princípio Scrum, cada campanha pode ser dividida em ciclos mensais batizados de Sprints. O Sprint é um intervalo dentro do qual um agrupamento de afazeres deve ser realizado.
Nessa tática, diariamente são realizadas reuniões pela manhã, conhecidas como Daily Scrum. Nelas, os partners debatem sobre as atividades executadas na data anterior.
Com base no que aconteceu na véspera, já são repassadas todas as atualizações e restabelecida a lista de prioridades da agência para aquele expediente. Assim, todo o time fica a par das alterações e demais mudanças.
Lean
Já o Lean é uma linha de supervisão elaborada pela fábrica automotiva japonesa Toyota. A essência dessa teoria é o extermínio dos desperdícios progressivamente.
Trata-se de um conjunto de ações incessantes para controlar as despesas e produzir mais e melhor com menos. Quando aplicado à publicidade, esse procedimento agrega muitas ferramentas para agências, pois ele introduz uma cultura de racionalidade nos gastos em todas as etapas do job.
Kanban
Também de origem nipônica, essa teoria separa a produção em cartões coloridos para facilitar o organograma.
É um mecanismo geralmente adotado nas produções fabris em série, mas pode ser aplicado também aos negócios de marketing. Cada cartão aponta um nível para o andamento do fluxo de trabalho.
Por exemplo: verdes podem ser destinados às atividades já aprovadas. Os cards amarelos podem representar as missões ainda em fase de finalização. Os vermelhos representariam os vetos dos clientes, e assim por diante. Desse modo, o controle sobre os jobs não se perde.
Controle a gestão de tempo
Saber controlar o tempo é o grande segredo para cumprir deadlines com diversas contas diferentes em andamento. Acompanhando o seu organograma direitinho, ficando sempre três ou quatro dias à frente do calendário do dia, você vai garantir esse monitoramento.
Uma má administração do tempo prejudica a produtividade, pois no final sempre acaba em situações de caos e correria. Sob pressão, as pessoas cometem mais erros. Além disso, essa situação pode trazer danos físicos e mentais para o grupo. Sendo assim, faça uma fiscalização antecipada dos prazos.
Há formas bem práticas de fazer isso, com aplicativos especializados — ainda neste post abordaremos esse tema mais profundamente.
Produtividade e motivação das equipes: como fazer funcionar com foco no sucesso do cliente?
É necessário despertar um espírito coletivo nos seus funcionários para que eles realmente sintam que formam um time. Já dá para imaginar que isso não é simples, pois implica conciliar pessoas de áreas e personalidades diferentes.
No meio de propaganda tem de tudo, não é mesmo? São publicitários, advogados, jornalistas, técnicos em informática, vendedores etc. Como garantir a harmonia entre tanta gente diferente?
Em primeiro lugar, saiba que um quadro de recursos humanos coeso e eficiente não nasce da noite para o dia. Ele é erguido vagarosamente, tijolo por tijolo.
É preciso ter sensibilidade para lidar com as pessoas e fazer com que elas se sintam valorizadas. Mostre a cada colaborador a importância que ele tem nas engrenagens que dão vida à agência. Essa energia positiva vai pôr o sistema para rodar com muito mais ânimo.
Nesse sentido, não dá para manter uma boa equipe sem uma ótima comunicação interna, porque vai ser o instrumento que passará aos colaboradores esse sentimento de disposição que acabamos de descrever. Trata-se de uma sensação de integrar uma família, de ter sonhos e objetivos em comum.
Além dessa questão abstrata, que não deve ser jamais subjugada, você deve investir na comunicação interna por motivos práticos da rotina publicitária. Você vai precisar fiscalizar esse fluxo de informação e é importante responder às perguntas seguintes:
- como o pessoal é informado quando um novo contrato é fechado?
- como os próximos passos de um novo cliente são delineados?
- como o time fica sabendo quando um anunciante quer alterações?
- como o grupo é avisado sobre uma aprovação?
- de que maneira são feitos os feedbacks sobre os jobs?
Depois de cumprir essa parte, você poderá prosseguir para os próximos passos. Aos poucos, a qualidade das tarefas aumenta de maneira visível, o que vai tornar as etapas a seguir bem mais simples de serem postas em prática. Acompanhe!
Garanta que todos os setores conheçam as personas
Ao contrário do que muita gente pensa, conhecer os detalhes da persona, aquele famoso perfil de cliente ideal, não é função apenas do pessoal da criação.
A equipe toda deve ter essa informação: diagramadores, técnicos de computação, colaboradores da área de cobrança, representantes comerciais, diretoria, terceirizados, freelancers etc.
Além disso, o trabalho de cada um deles deve ser ajustado à persona e ao ramo do cliente. Por exemplo: a administração da agência, ao providenciar um cenário para a gravação de um comercial de protetor solar, precisa saber que a persona em questão é frequentador de piscinas de clube. Se a produção não souber disso, poderá levar atores, técnicos de filmagem e afins para uma praia, o que seria um desperdício descomunal de tempo, de dinheiro e de trabalho.
Nas vendas, esse tipo de cuidado traz avanços significativos, pois é possível que o representante comercial antecipe ao prospect, já no primeiro contato, algumas das possíveis estratégias de marketing. Isso vai aguçar o desejo desse anunciante em investir.
Ademais, com essa cautela, o atendimento fica melhor e o seu público percebe que a equipe é diferenciada. Essa tática é bastante recomendável para a retenção de clientes.
Defina o escopo de trabalho em conjunto
Lembra quando afirmamos, pouco acima, sobre valorizar o pessoal? Quando uma campanha começar, faça uma reunião com todos os envolvidos e defina a agenda desse job em conjunto com esses participantes.
Dê a eles uma chance de voz, traga-os para o desafio de corpo e alma. Use as suas habilidades de persuasão com o seu time. Faça-os entender o quanto esse novo job será importante para todos.
Nessa fase, já dá para elaborar uma prévia das responsabilidades de cada um no processo e estabelecer alguns prazos. Sempre que der, leve o cliente ou algum representante dele para esse encontro.
Programe-se para os imprevistos
Tenha sempre uma programação de riscos. Isso é fundamental nessa área, onde diversas tarefas prosseguem ao mesmo tempo. Deixe sempre uma “gordura” nos prazos para amenizar o impacto dos desvios na rotina.
Quando começa aquela correria, gente gritando, cobranças, a chance de erros aumenta incontrolavelmente. Desse modo, ao se antecipar ao calendário do negócio, será muito simples diminuir o retrabalho.
Se um serviço leva em média dois dias para ser feito, diga que ficará pronto em quatro. Assim, caso haja algum desalinho, será simples voltar aos trilhos sem que nada saia do seu controle.
Quais erros evitar na gestão de tarefas da sua agência de comunicação?
Quando não se tem um bom planejamento, tudo começa a desandar e vem aquela enxurrada de problemas: refação, estresse, atrasos, prejuízos financeiros, perda de clientes etc. Promessas descumpridas e jobs malfeitos são praticamente sinônimo de rompimento de contratos.
Existem alguns erros clássicos, muito comuns, mas que na correria do dia a dia podem passar despercebidos e causar um tremendo transtorno. A seguir, você confere algumas falhas recorrentes na publicidade e que são capazes de abalar as estruturas de qualquer campanha. Fuja delas!
Deixar de estudar o contexto do produto e a concorrência
Até aqui, mencionamos bastante a importância do planejamento, não é mesmo? Só que fazer uma programação de qualidade demanda tempo e dedicação. Por esse motivo, tome cuidado com a ansiedade do time.
O consumidor atual é muito exigente, e qualquer deslize pode resultar em um impacto negativo. Você precisa conhecer bem não apenas o produto de seus atendidos, mas também os do concorrente dele para definir quais qualidades serão ressaltadas nessa iniciativa.
Imagine uma fábrica de xampu que está lançando uma nova linha hipoalérgica que, além dessa função, também rende 50% a mais que os similares atualmente no mercado.
A agência monta uma linda peça com bebês fofos se esbaldando com o produto a fim de destacar essa questão bioquímica de não irritar a pele. No entanto, no dia da primeira reunião para a aprovação desse comercial, o cliente fica insatisfeito, pois seus adversários também produzem mercadorias que não provocam reações alérgicas.
O que esse anunciante queria era mostrar que ele faz isso com muito mais rentabilidade de uso (50%, no caso).
Na ânsia de querer fazer rápido, haverá menos tempo para o diálogo e para a pesquisa. Isso pode ser o fim de uma relação comercial.
Construir briefings excessivamente volumosos
Quando se fala em elaboração do briefing, muitos se preocupam com o risco de omissões e levantamentos insuficientes, não é mesmo? Poucos profissionais percebem, porém, que uma quantidade exorbitante de dados nesse escopo é contraproducente.
Informações longas demais, abarrotadas em calhamaços e extensas planilhas, só deixam os colaboradores mais confusos. E mais: elas ainda podem fazer com que as informações relevantes se percam no meio de tanto conteúdo.
Por isso, use o filtro do bom senso e da sua experiência como publicitário para garantir briefings relevantes, mas que ao mesmo tempo sejam claros, concisos, objetivos e coerentes.
Esquecer de dar atenção ao setor financeiro
Dar atenção ao setor financeiro é crucial para manter o bom funcionamento de toda a agência, mas nem sempre é o que acontece na prática. Muitos gestores já amargam a redução nos lucros pela desatenção aos pagamentos e demais obrigações desse tipo.
Multas, juros, contratos desfeitos são algumas das consequências nocivas de uma gestão que deixa de lado a questão orçamentária. Promova a integração entre os setores para que nada fique para trás.
Como a tecnologia pode ser o diferencial da sua agência de comunicação e marketing?
Você deve estar pensando: como eu vou dar conta de fazer tudo isso sem esquecer de nada? A resposta está na tecnologia.
Existem diversos programas de informática feitos especialmente para amparar o gerenciamento. Alguns deles, inclusive, elaborados com total aderência ao setor de publicidade. A seguir, você confere algumas das recompensas que esses instrumentos proporcionam:
Integração operacional
Um sistema de gestão de tarefas acaba com as falhas na comunicação entre os funcionários, pois todos conversam de forma instantânea.
Dá para unir a equipe de criação ao departamento financeiro, entre outras alas da agência, porque trata-se de sistema integrado com diálogos em tempo real.
Assim, seus processos fluem com muita eficiência e é possível criar um tráfego de dados sobre o andamento desses jobs. Há alertas automáticos quando uma nova peça começa, passa de uma fase para outra ou é concluída.
Controle sobre a margem de lucro
Saber o que os seus subordinados estão fazendo é ficar de olho no seu dinheiro. A produtividade é diretamente conectada aos lucros. Com esses aplicativos, você tem em mãos o controle de quanto valem as horas trabalhadas dos seus subordinados por meio de aplicações que fazem cálculos automáticos.
Dessa forma, é possível conhecer também o custo final de cada peça. Essas ferramentas tecnológicas têm um dispositivo que cruza o tempo gasto por um funcionário em um job e a quantia despendida pela empresa nesse trabalho.
Nessa conta, a margem de lucro em cada campanha é indicada em gráficos bastante didáticos. Ou seja, não se pode negar que é uma das melhores ferramentas de gestão de tarefas.
Recursos de Business Intelligence
Como já explicamos, o fluxo de informações interliga todos os departamentos da empresa. Dessa forma, os dados de cada setor são comparados entre si por um sistema dinâmico. Como resultado, surgem informações estatísticas que vão dar suporte à tomada de decisões estratégicas.
Assim, dá para saber quais clientes rendem mais (e quais menos), fazer um balanço sobre as contas atrasadas e a vencer, apurar índices de inadimplência e ter acesso a relatórios periódicos de produtividade. Em suma: tem quase tudo aquilo que uma agência precisa para mostrar mais resultados.
Como delegar as tarefas do jeito certo e ter uma gestão mais eficiente?
A melhor forma de conseguir distribuir os afazeres é ter controle sobre eles. É fácil recomendar: “Delegue funções, saiba distribuir os jobs de forma equilibrada etc.!” O difícil é ficar tranquilo quando as coisas fogem dos nossos olhos, não é mesmo?
Para conseguir confiar na sua equipe, você pode adotar um software, por meio do qual é viável acompanhar o que cada um está fazendo, de qualquer lugar. Também dá para seguir aquele organograma que mencionamos no início deste post.
Se você é centralizador, prepare o coração! Seguem três ações impossíveis de serem feitas apenas sozinho:
Reuniões com os clientes
É normal que um empresário sinta um pouco de medo de deixar nas mãos dos outros o relacionamento direto com os clientes. Mas você é um só e, se quiser ver as contas e campanhas crescerem, terá que aprender a confiar no talento de seu time. Simples assim!
Programação
Os ocupantes de cargos de chefia na agência têm responsabilidade sobre o planejamento em seus respectivos setores. Cobre isso deles e tire um pouco desse peso das suas costas.
O chefe de criação tem que saber o cronograma de sua área, bem como o gestor financeiro precisa fazer o mesmo. Não é preciso inventar a roda: várias cabeças pensam melhor do que uma. Desse modo, os erros são reduzidos.
Revisão e aprovação
Revisão e aprovação são processos delicados. Por isso, seja bem claro com os responsáveis sobre as obrigações de cada um. Lembra quando dissemos para montar o escopo dos jobs em conjunto?
Se isso for feito, você terá a certeza de que todos sabem o que o cliente deseja e espera daquela empreitada. Desse modo, não haverá nenhuma razão para você não dividir essa missão com seus colaboradores.
A qualidade da gestão de tarefas, portanto, é indispensável para ser mais produtivo, para ter mais controle sobre as equipes e para conseguir mostrar mais resultado.
