Todo dono ou líder de uma agência deseja que ela cresça o quanto antes possível. No entanto, será que todos têm o preparo para acompanhar esse crescimento de forma organizada? Nesse sentido, uma boa gestão para agências é essencial.
O iClips é uma das soluções apresentadas justamente para que as agências possam fazer uma gestão completa de forma eficiente a fim de resolver problemas que envolvam:
- oferta de serviços com organização;
- aumento da produtividade das equipes;
- acompanhamento das métricas do negócio;
- toda a organização financeira em um só lugar;
- geração de relatórios;
- entre outros.
Se você se identificou com, pelo menos, um deles, continue a leitura deste post! Nele, abordaremos como o iClips otimiza a gestão para agências, destacando as seguintes funcionalidades da ferramenta:
- 1) Dashboard
- 2) Gestão financeira completa
- 3) Personalização de acordo com as necessidades e demandas da agência
- 4) Monitoramento de KPIs
- 5) Gestão do tempo
- 6) Aplicação de metodologias usando a plataforma
- 7) Processos que facilitam a interação com o cliente
- 8) Ferramenta própria para o dia a dia em uma agência
Como o iClips otimiza a gestão para agências?
O iClips é um ERP destinado a fazer a gestão completa de uma agência de marketing ou publicidade e propaganda. A seguir, confira suas funcionalidades:
1) Dashboard
Por meio do dashboard, você consegue visualizar todas as atividades dos setores da agência, tornando a organização do trabalho muito melhor.
O iClips conta com uma variedade de modelos, com especificidades que podem ser úteis para diferentes demandas: em blocos, lista, Gantt ou Kanban. A seguir, confira cada um deles:
Blocos
A imagem acima mostra a mais clássica das visões do iClips. Ela apresenta todas as atividades em blocos, mostrando aquelas que estão sem responsável, sem data, atrasadas e as que devem ser feitas no dia.
Nesse modelo, o gestor da agência consegue ter uma visão do que está pendente. Desse modo, ele é ideal para quem precisa ter o controle do que está acontecendo e ver detalhes de cada tarefa.
Lista
Ao escolher o formato de lista, você vê as atividades reunidas em ordem crescente, alfabética ou pela numeração do job, tendo, assim, uma visão completa e organizada delas.
Se você preferir filtrá-las de acordo com os critérios que considerar mais convenientes, isso também é possível. Dessa forma, você consegue centralizar todas as informações necessárias para a sua gestão.
Gantt
Nesse modelo, as barras representam a linha do tempo de cada etapa, permitindo que você visualize as atividades e seus prazos de entrega.
Portanto, se você tiver um job composto de muitos itens e tarefas, o mais apropriado é que use o Gantt para fazer o acompanhamento de todos eles.
Kanban
Por fim, o Kanban é um dos modelos mais utilizados atualmente, visto que é o mais presente em modelos ágeis de trabalho.
A principal característica do Kanban é a sua organização visual com quadros que se assemelham a post-its, usados como sinalizadores das etapas das tarefas dos projetos. Conforme a tarefa avança, é possível mover esse quadrado entre as colunas.
Atividades do dashboard
Agora que você sabe como visualizar os projetos no dashboard do iClips, chegou a hora de apresentar as atividades que podem ser executadas nele: Minhas Atividades, Gestão de Atividades, Atendimento, Produção, Mídia e Financeiro.
Minhas Atividades
Nessa parte do dashboard, as tarefas e peças são exibidas assim que você faz o login. Embora o time criativo costume utilizá-la mais, é importante que todos na agência a conheçam para acompanhar o andamento dos trabalhos.
Gestão de Atividades
Aqui, você tem uma visão geral das atividades da agência, o que inclui tanto as que estão em execução quanto as que estão planejadas e atribuídas aos seus respectivos responsáveis.
Por sinal, você também pode emitir relatórios referentes ao planejamento dos projetos que mostram quais membros estão trabalhando nas atividades mostradas no dash e o controle de horas dedicadas a elas.
Dashboard de Atendimento
Essa parte do dashboard é voltada para a gerência dos trabalhos executados por quem faz parte do time de atendimento da agência.
Nele, você consegue ver quais jobs foram autorizados e quais precisam ser apresentados e concluídos para que os prazos estejam sempre em dia.
Dashboard de Produção
Esse tipo foi desenvolvido especificamente para os times de produção, que precisam ver as atividades que serão executadas, além de outras informações, como faturamento.
Dessa forma, o dash permite um controle maior, facilitando o contato com clientes e fornecedores, por exemplo.
Dashboard de Mídia
Como o próprio nome sugere, esse modelo é voltado para a pessoa da agência que trabalha com mídia, uma área em que a boa gestão do tempo é fundamental.
Esse dash faz a gestão completa de todas as mídias e também mostra os planejamentos. Sendo assim, ele evita a perda de prazos que poderiam significar um prejuízo bem alto para o cliente.
Dashboard Financeiro
Um dos maiores problemas que as agências enfrentam é manter um bom controle financeiro. Por mais que atrair e reter clientes seja a base do negócio, ter uma boa gestão do faturamento gerado por essas ações é fundamental.
A partir desse dash, você consegue verificar de forma rápida e simples as entradas e saídas financeiras e, assim, ter uma base para programar os próximos investimentos e evitar que o caixa fique no vermelho.
A seguir, daremos detalhes de como o iClips pode ajudá-lo a gerir o financeiro da sua agência.
2) Gestão financeira completa
O iClips é uma solução all-in-one, ou seja, ele foi desenvolvido com a finalidade de atender todos os departamentos de uma agência a fim de fazer sua gestão inteira. Assim, as funcionalidades financeiras permitem que você faça movimentações como:
- pré-lançamento;
- pagamentos;
- transferências;
- geração de boletos;
- emissão de notas fiscais;
- entre outras funções.
A propósito, as notas fiscais eletrônicas são geradas diretamente na plataforma, o que torna esse trabalho de rotina muito mais fácil. Quanto à geração de boletos, ela é feita a partir da integração com o PJBank, de maneira que você não precisa usar outro sistema somente para isso.
Por essa razão, dissemos que o iClips é uma plataforma all-in-one, pois reúne tudo de que você precisa em um só lugar. Assim, você pode finalmente se despedir das planilhas, softwares, papéis, entre outros sistemas desconectados, tornando a gestão financeira confusa e suscetível a erros.
3) Personalização de acordo com as necessidades e demandas da agência
Toda agência deve ser embasada nos objetivos quantitativos e qualitativos que ela quer conquistar. Por exemplo: se você quiser dobrar a quantidade de clientes, esse é o objetivo quantitativo. Já tornar a agência a maior do país dentro de um determinado segmento é o objetivo qualitativo.
A partir disso, algumas pessoas tratam de adequar a gestão da agência às funcionalidades de uma série de ferramentas desconectadas. No entanto, sabemos que é a ferramenta que precisa ser adequada à gerência do negócio, e não o contrário.
Por isso, o sistema do iClips permite a inserção de itens personalizados — como templates, por exemplo — para que você não precise depender de outros softwares para gerir a agência de forma integral.
4) Monitoramento de KPIs
Para medir o sucesso de uma gestão para agências, há uma série de indicadores que você precisa levar em conta: captação de leads, vendas realizadas, custo da aquisição de clientes, retorno dos investimentos feitos em marketing, entre outros.
Um erro que algumas agências cometem é focar na aquisição e retenção de clientes, por exemplo, mas não ter um controle bem-feito das métricas. Como saber se o negócio está no vermelho ou no azul se o CAC e o ROI não estiverem bem definidos?
Pensando nisso, os KPIs são organizados de forma intuitiva e visual no iClips para que você não perca nenhum deles.
5) Gestão do tempo
Independentemente do departamento, todos os membros de uma agência têm uma dificuldade em comum: gerir bem o tempo para fazer todas as tarefas necessárias.
Por essa razão, é comum alguns usarem métodos para administrar melhor suas atividades dentro do melhor tempo possível, como Pomodoro e GTD (baseado no livro “A arte de fazer acontecer” do David Allen). No entanto, e se isso puder ser feito com o simples apertar de botão?
O iClips conta com o botão “Play” para cronometrar o tempo que cada colaborador leva para fazer as tarefas, o que beneficia a produtividade deles e a sua gestão.
6) Aplicação de metodologias usando a plataforma
As agências costumam seguir uma metodologia como padrão para que a execução dos jobs seja bem-feita. Por mais que algumas empresas deem liberdade aos funcionários para trabalhar de forma livre e confortável, a metodologia não pode ser deixada de lado.
É por isso que o uso do ERP é tão importante, já que ele promove a padronização do trabalho. Ainda que você tenha uma pessoa na agência que use diversas planilhas pessoais, no fim das contas, ela precisará seguir a metodologia ao inserir a execução da tarefa no iClips.
7) Processos que facilitam a interação com o cliente
Sabe quando o cliente pede uma alteração no job e a pessoa responsável esquece de fazer? Ou quando o diretor de arte está de férias e ninguém sabe em qual pasta do computador ele guardou a peça que precisa ser entregue?
Essas situações são bem corriqueiras em agências, mas não deveriam ser. Por esse motivo, no iClips, a comunicação pode ser feita diretamente com o cliente por meio do iJobs. Assim, toda vez que houver necessidade de solicitar uma alteração ou acessar uma peça, o próprio cliente pode fazê-lo na plataforma.
8) Organização diária das atividades
Nesse último ponto, vejamos mais um momento em comum entre todos em uma agência, desde o estagiário até o diretor: começar o expediente consultando quais são as tarefas do dia.
Nesse aspecto, cada um usa as ferramentas que consideram melhor: agenda online, planilha de Excel, até mesmo agendas de papel ou post-its colados na mesa de trabalho. No entanto, será mesmo que a reunião marcada entre alguém que usa agenda online e outro que usa post-it dará certo sempre?
É mais conveniente que todos usem a mesma plataforma que mostre visual e organizadamente tudo que é necessário fazer, como o iClips faz.
Considerando todas essas funcionalidades, fica claro como o iClips otimiza a gestão para agências, não é? E, já que você chegou até aqui, provavelmente tem interesse em saber como ele funcionará na sua.
Assim, o que você acha de começar a fazer gestão para agências com o iClips hoje mesmo?
