A inadimplência é um dos principais desafios enfrentados por agências de publicidade. Quando um cliente atrasa o pagamento, o impacto vai muito além do financeiro, pois compromete o fluxo de caixa, dificulta o planejamento de ações estratégicas e ainda sobrecarrega a equipe com tarefas manuais de cobrança.
E esse cenário tem se agravado nos últimos anos. Segundo a Serasa Experian, o Brasil encerrou 2024 com 6,9 milhões de empresas inadimplentes, o maior número desde o início da série histórica do indicador. Além disso, um estudo publicado pela CNN Brasil revelou que o risco médio de inadimplência das empresas brasileiras atingiu o maior nível em mais de 10 anos, sinalizando um alerta importante para quem presta serviços a outras organizações, como é o caso das agências.
Diante disso, contar com processos de cobrança estruturados e automatizados deixou de ser um diferencial: virou necessidade. Lidar com cobranças manualmente, além de consumir um tempo precioso da sua equipe, pode gerar desgastes na relação com o cliente e inconsistências no processo. É aí que a tecnologia entra como aliada estratégica. No iClips, a funcionalidade de Régua de Cobrança foi desenvolvida exatamente para automatizar e profissionalizar esse processo.
Neste artigo, você vai entender como funciona a régua de cobrança em iClips, como configurá-la passo a passo e de que forma ela pode transformar a rotina financeira da sua agência.
O fantasma da inadimplência: um problema real nas agências
Os impactos da inadimplência, mesmo que de poucos clientes, podem se manifestar de formas bem concretas no dia a dia da sua operação, gerando diversas consequências negativas:
- Desequilíbrio no fluxo de caixa: atrasos dificultam o pagamento de fornecedores, salários e outras despesas fixas, gerando um ciclo vicioso de apertos financeiros.
- Dificuldade de planejamento: como prever investimentos ou expansões se a receita esperada não se concretiza no prazo? A incerteza dificulta a capacidade de planejamento estratégico.
- Aumento de custos: o tempo gasto pela equipe para cobrar manualmente, seja com ligações, e-mails ou planilhas, é um custo oculto que drena recursos que poderiam ser usados em atividades mais estratégicas. Pesquisas indicam que tarefas administrativas e operacionais consomem uma parcela significativa do tempo de gestores e equipes. Um estudo sobre a burocracia na América Latina, por exemplo, apontou que pequenas e microempresas brasileiras gastam, em média, 180 horas por ano (o equivalente a mais de um mês de trabalho) apenas com essas exigências, tempo que poderia ser dedicado ao crescimento do negócio.
- Desgaste no relacionamento com o cliente: cobrar nunca é agradável. Fazer isso de forma repetitiva e, por vezes, sem um padrão, pode gerar atritos e prejudicar a parceria com o cliente.
- Risco à sobrevivência: a inadimplência alta e contínua pode comprometer a saúde financeira da agência a ponto de inviabilizar sua operação.
Cobrança manual versus régua de cobrança automatizada: por que mudar?
Muitas agências ainda dependem de processos manuais: planilhas de controle, lembretes na agenda, e-mails enviados um a um. Embora possa parecer funcional no início, essa abordagem traz riscos:
- Inconsistência: a comunicação pode variar dependendo de quem faz a cobrança.
- Esquecimentos e erros: é fácil perder um prazo ou enviar uma cobrança para o cliente errado.
- Alto consumo de tempo: horas preciosas são gastas em tarefas repetitivas.
- Falta de profissionalismo: uma abordagem despadronizada pode passar uma imagem amadora.
- Dificuldade de escala: conforme a agência cresce, o controle manual se torna insustentável.
Desvendando a régua de cobrança em iClips: como funciona na prática
A régua de cobrança é uma funcionalidade que permite criar uma sequência automatizada de comunicações financeiras com o cliente. Com ela, é possível enviar lembretes por e-mail antes e após o vencimento dos boletos, de forma programada, padronizada e totalmente integrada ao sistema.
O objetivo é garantir que o cliente seja avisado sobre seus compromissos financeiros com antecedência, no dia do vencimento e também em caso de atraso, sempre com o tom certo para cada etapa da comunicação. Dessa forma, a cobrança deixa de ser improvisada e passa a ser parte de um processo estratégico, com impacto direto na saúde financeira da agência.
Como configurar sua régua no iClips:
- Vincule sua conta ao tbankS: para utilizar a régua de cobrança é necessário emitir boletos via tbankS. A integração é bem simples e os boletos caem em D+1 na sua conta após o banco.
- Acesse a configuração: dentro do iClips, vá até Configurações > Configurações do iClips > Régua de Cobrança.
- Defina as configurações da régua: aqui você pode definir o remetente dos e-mails, ou seja, qual endereço de e-mail aparecerá como o emissor para o seu cliente. Além disso, esse endereço receberá uma cópia de todas as mensagens enviadas automaticamente pela régua. Isso permite que sua equipe financeira acompanhe de perto toda a comunicação.
- Crie ou edite as etapas da régua: é aqui que você define como será a sequência de comunicações. Para cada etapa, você configura:
- Quando enviar: determine o momento exato do envio em relação à data de vencimento do boleto. Por exemplo: 5 dias antes, no dia do vencimento, 5 dias depois do vencimento, e assim por diante.
- A mensagem: crie ou personalize os modelos de e-mail para cada etapa específica. Por padrão, o sistema já sugere algumas mensagens, mas você pode alterar conforme os processos e necessidades da sua agência. Lembre-se de explorar e utilizar as variáveis personalizáveis que o iClips oferece. Essas variáveis são “atalhos” que o sistema preenche automaticamente com os dados corretos de cada boleto e cliente no momento do envio, garantindo que cada comunicação seja precisa, profissional e altamente personalizada, sem trabalho manual.
- Tom e conteúdo: adapte o texto e o tom da mensagem conforme a etapa da régua.
- Ative a régua: após configurar as etapas e mensagens, basta ativar a régua para que ela comece a operar.
- Vá até Configurações > Clientes.
- Localize e edite o cadastro do cliente desejado.
- Dentro do cadastro, na aba “Dados”, marque a opção “Vincular régua de cobrança”.
- Salve as alterações.
A partir daí, todos os novos lançamentos financeiros do tipo “a receber” criados para este cliente serão automaticamente gerenciados pela régua que você configurou, facilitando a emissão dos boletos e a comunicação da cobrança!
- Monitore: acompanhe o status das cobranças e a eficácia da régua através do sistema. Em Financeiro > Lançamentos, ao clicar sobre o lançamento desejado, no menu lateral direito você verá o histórico de envios da régua para aquele boleto específico. Ícones coloridos mostrarão o status: verde para enviado com sucesso, laranja para pendente, e cinza caso algum envio tenha falhado. Fique atento a esses status.
- Baixa automática: quando o boleto é liquidado, e o dinheiro cai na conta da agência, o lançamento é automaticamente baixado no seu iClips.
- Horário de funcionamento: a régua não faz envios aos finais de semana. Se a data programada para um envio cair em um sábado ou domingo, o sistema automaticamente adiará esse envio específico para a próxima segunda-feira.
Este é um resumo do processo. Para um guia detalhado, passo a passo, sobre como configurar cada detalhe da funcionalidade dentro da plataforma, você pode consultar nosso artigo na Central de Ajuda: Como utilizar a Régua de Cobrança do iClips.
Exemplo prático de uma régua de cobrança com 3 etapas:
- Etapa 1: lembrete amigável 5 dias antes do vencimento
Assunto: Seu boleto vence em 5 dias
Mensagem: Olá [nome-cliente], tudo bem?
Para sua comodidade, enviamos o link do seu boleto que vence em [dias-para-vencimento] dias referente aos serviços prestados por nós.
Data de vencimento: [data-vencimento]
Valor: [valor-boleto]
Caso tenha problemas para realizar o pagamento, entre em contato conosco.
Atenciosamente,
[nome-agencia]
Etapa 2: aviso de vencimento no dia do vencimento
Assunto: Seu boleto vence hoje
Mensagem: Olá [nome-cliente], tudo bem?
Lembramos que o seu boleto de nossos serviços vence hoje. Para facilitar, segue o link do boleto.
Data de vencimento: [data-vencimento]
Valor: [valor-boleto]
Se você já realizou o pagamento, por favor, desconsidere essa mensagem.
Atenciosamente,
[nome-agencia]
- Etapa 3: primeira notificação de atraso 5 dias após o vencimento
Assunto: Lembrete: boleto em aberto
Mensagem: Olá [nome-cliente], como estão as coisas?
Nossos registros indicam que o boleto que venceu dia [data-vencimento] encontra-se em aberto.
Para ajudar na sua organização, segue o link do boleto atualizado.
Valor: [valor-boleto]
Caso tenha tido algum problema para realizar o pagamento, entre em contato conosco. Se o boleto já foi pago, por favor, desconsidere essa mensagem.
Atenciosamente,
[nome-agencia]
Importante: este é apenas um exemplo. Você pode criar quantas etapas achar necessário, ajustar os prazos e personalizar completamente as mensagens para refletir a cultura da sua agência e os termos contratuais com seus clientes.
Benefícios concretos da régua de cobrança automatizada no iClips
Implementar a régua de cobrança em iClips vai muito além de simplesmente enviar e-mails automáticos. Os impactos positivos são sentidos em toda a operação da agência:
- Redução da inadimplência: lembretes e avisos consistentes diminuem os esquecimentos e atrasos. Clientes são notificados proativamente, aumentando as chances de pagamento em dia.
- Aumento da produtividade da equipe: libere seu time financeiro ou administrativo da tarefa manual e repetitiva de cobrar clientes. Esse tempo pode ser realocado para análises financeiras mais estratégicas, conciliação bancária, planejamento e outras atividades que agregam mais valor. Imagine quantas horas por semana podem ser economizadas!
- Melhora na previsibilidade do fluxo de caixa: com pagamentos entrando de forma mais regular e previsível, fica mais fácil gerenciar as contas a pagar, planejar investimentos e ter uma visão clara da saúde financeira da agência. Isso está diretamente ligado a uma gestão financeira eficiente, pilar fundamental para o sucesso.
- Padronização e profissionalismo na comunicação: todas as comunicações de cobrança seguem um padrão definido pela agência, com o tom e as informações corretas, transmitindo profissionalismo e organização. Isso evita ruídos e mal-entendidos.
- Menos desgaste no relacionamento com o cliente: o sistema envia lembretes de forma neutra e profissional, reduzindo o potencial de conflito e preservando o bom relacionamento, que é crucial no mercado de agências.
- Visibilidade e controle: o iClips permite acompanhar a efetividade da sua régua de cobrança. Você pode ver quais faturas estão em atraso, quais e-mails foram enviados, quais clientes são recorrentemente inadimplentes, etc. Esses dados são valiosos para tomar decisões, ajustar a régua e até mesmo reavaliar termos contratuais com determinados clientes. Utilizar um sistema de gestão completo como o iClips centraliza essas informações e facilita a análise.
Chega de apagar incêndios: assuma o controle da sua cobrança!
A régua de cobrança em iClips transforma um processo reativo e manual em uma estratégia proativa, automatizada e inteligente. Ao implementá-la, você não está apenas adotando uma funcionalidade de software; você está investindo na organização, na eficiência, na previsibilidade financeira e na sustentabilidade do seu negócio.
E essa é apenas uma das muitas ferramentas que o iClips oferece para otimizar a gestão da sua agência, desde o planejamento e execução de projetos até a análise de resultados.
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