Preparar sua agência para a implantação de um sistema de gestão significa abrir a mente (e o coração) para as mudanças que estão por vir. Nesse sentido, entender os objetivos de curto e longo prazo, analisar quais etapas necessitam de mais atenção e preparar a equipe são alguns exemplos de boas práticas para aproveitar ao máximo todos os benefícios que a ferramenta oferece.
E é exatamente na fase de implantação que todas essas ações são consolidadas e sua agência irá entender como as funcionalidades disponíveis irão converter cada um dos objetivos em resultados satisfatórios. Nada mal não?
Antes de conhecer os principais pontos para a implantação do iClips, separamos algumas ações fundamentais para que esse importante passo na agência seja bem-sucedido. Confira!
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Defina objetivos
Engana-se quem pensa que o investimento em tecnologia por si só faz milagres, na verdade há toda uma preparação que a agência precisa fazer antes de investir em um sistema de gestão. Nesse contexto, escolher uma solução que se adapte às suas particularidades é o que garantirá benefícios em todos os departamentos.
É preciso, antes de tudo, identificar os principais objetivos e pontos que precisam ser priorizados se o foco é ter resultados satisfatórios após a implantação.
Por exemplo, se você percebe que a comunicação entre os membros está com ruídos, nada mais justo que escolher uma solução que integre toda a equipe, e que aumente a sua produtividade , não é?
Sabe aquelas situações em que o atendimento não ficou sabendo que o designer deu saída na peça? Certamente essa circunstância é uma consequência da falta de alinhamento entre os departamentos.
Lembrando que esse é só um exemplo de tantos outros que você levará em consideração na hora de definir qual solução será melhor para o atual momento da agência. O que importa é que você tenha em mente quais recursos são necessários para resolver os problemas que estão impossibilitando que sua agência seja mais organizada e produtiva.
Faça cronogramas
Assim como os objetivos, os cronogramas são recursos que irão proporcionar uma visão de todos os processos que serão colocados em prática na implantação.
Mesmo porque, é preciso garantir que a transferência das informações que estão alocadas em planilhas ou até mesmo em outros softwares seja feita com todo o cuidado possível, uma vez que estamos falando de documentos indispensáveis para que o fluxo de trabalho siga operando normalmente.
Assim, fica simples visualizar todas as fases de implementação e etapas a serem cumpridas e também identificar mais rapidamente problemas e itens que estão interferindo na adoção do novo sistema de gestão.
Aproveite ao máximo os treinamentos
Sabemos o quanto pode ser complicado mudar de um sistema para outro ou mesmo começar a utilizar uma ferramenta do zero. A boa notícia é que os treinamentos darão todo o suporte necessário para que você e o seu time conheçam absolutamente todas as funcionalidades oferecidas pelo software.
É no treinamento, aliás, que você poderá tirar suas dúvidas, migrar todos os seus projetos para a ferramenta e iniciar uma relação de confiança com a empresa. Aproveitar ao máximo tudo o que o treinamento pode oferecer é fundamental para garantir uma boa usabilidade futuramente.
Aqui na iClips, por exemplo, fazemos um contato inicial com a agência para entender o fluxo de trabalho para, então, adequarmos abordagem durante as aulas. Esse processo é chamado de reunião de Kickoff — responsável por dar o pontapé inicial em uma nova parceria e ajustar os próximos passos, como cronogramas desafios e responsabilidades.
Use KPIs e métricas
Certamente você já ouviu falar das métricas ou KPIs, recursos utilizados por empresas de diversos segmentos para indicar o rendimento no trabalho. Ao implementar um novo sistema, tais métricas são fundamentais para monitorar o sucesso da implantação de um software de gestão. Por exemplo, qual o tempo de implantação real em relação ao tempo previsto?
Através delas, você conseguirá saber se o investimento está indo para o caminho certo (lembra dos objetivos? é aqui que eles serão utilizados a fim de ajudar você na definição das métricas).
E não se esqueça, é indispensável que todos os membros da agência conheçam esses indicadores, principalmente quando se trata do aumento da velocidade na execução das tarefas, pois a intenção é que essa agilidade seja percebida para além do período de implantação.
Envolva todo o time
Envolver todos os membros da equipe em cada novo desafio é a palavra de ordem quando se quer gerar engajamento e tornar a equipe mais participativa nos assuntos que dizem respeito a melhorias na agência.
E quando se trata da implantação de um sistema de gestão para agências então, nem se fala. Justamente por se tratar de um fluxo de trabalho que envolve uma sequência de recursos e atividades que passam por vários colaboradores, não há outra saída a não ser a organização de todos esses processos.
Por mais que haja uma resistência inicial, o que você precisa fazer enquanto gestor é deixar claro para todos o quanto o uso desse novo recurso irá auxiliar a agência como um todo e trazer melhorias para a rotina de trabalho.
10 pontos principais para instalação e implantação do sistema
Agora que você já viu como preparar a equipe antes de utilizar um sistema, é hora descobrir como funciona a implantação do nosso software de gestão. Afinal, como o acesso ao sistema é feito? Essa e outras informações você confere a seguir.
1 – Preciso de um servidor?
Não. O iClips é comercializado juntamente com a hospedagem. Utilizamos os serviços da Amazon, empresa referência em serviços de cloud service. O espaço inicial é de 2GB, com possibilidade de expansão a qualquer momento, mediante sua necessidade.
2 – Preciso de uma equipe de TI interna para realizar a instalação?
Não, a instalação e o envio de dados são feitos por nossa equipe num horário pré-agendado.
3 – Como é feito o acesso ao sistema? Teremos um iClips instalado em cada máquina?
Não. O Studio é totalmente online, acessado via browser. A instalação é feita somente no servidor de hospedagem. Para acesso ao sistema, indicamos os navegadores Firefox ou Chrome.
4 – Posso usar o iClips no Mac? Ele é compatível com quais plataformas?
Pode sim, o iClips é um sistema ‘multiplataforma’. Além de rodar no Mac, ele também é compatível o Windows e Linux. Também é possível acessar o sistema usando tablets e smartphones.
5 – Como é comercializado o número de licenças?
O iClips é comercializado para um mínimo de 5 usuários. Os demais pacotes variam, de acordo com a necessidade de cada cliente e de cada negociação.
Não trabalhamos com a ideia de logins simultâneos, cada login é individual e nele será configurada a permissão (ou não) de acesso ao sistema. Caso a necessidade da agência mude pode contratar mais usuários posteriormente.
6 – Quem alimenta os meus dados no iClips (ex: meus clientes, fornecedores, preços, etc.)
Quando a agência instala o iClips, inicia-se o processo de implantação. O primeiro passo é a realização dos cadastros, feito pela agência.
Para auxiliar nesta tarefa, nossa equipe de suporte estará disponível para as devidas orientações. Temos tutoriais para todos os módulos do iclips, detalhando o passo a passo necessário para cada um dos preenchimentos e profissionais atendendo às solicitações via chat, e-mail ou telefone.
7 – Como vou aprender a usar o iClips?
Temos uma equipe de treinamento que fará o acompanhamento de todo o processo de implantação. Com base na nossa experiência com mais de 800 agências, elaboramos um cronograma de treinamentos que abrange todas os departamentos.
Um fato importante é que, não são videoaulas prontas, mas sim conferências via Skype em tempo real e com um profissional dedicado a isso. Além disso, há uma área de apoio forte com artigos e webinars para ajudar na capacitação do cliente e atendimento individualizado, no qual há um analista específico para as necessidades de cada agência.
Mas não pense que para por aí, o acompanhamento após a implantação continua e o foco nos novos objetivos do cliente também. Pra ajudar nesse processo utiliza-se a métrica de OKR (Objectives and Key Results) ou objetivos e resultados-chave. O OKR nada mais é que uma forma de encarar esses objetivos de forma mais clara, tudo isso através de metas específicas e acompanhamento constante.
Confira mais sobre as especificações de treinamento para cada plano aqui
8 – Se meu sistema apresentar algum problema, terei suporte disponível? Qual é o custo?
Sim, o suporte funcional e técnico faz parte do pacote de serviços, sem nenhum custo adicional. Os profissionais da área fazem o atendimento via Skype, telefone, e-mail e pelo Help Desk do próprio sistema.
9 – Como será feito o backup do banco de dados?
O backup, assim como todo suporte técnico ao servidor fica sob responsabilidade da iPixel e são feitos diariamente.
10 – O sistema tem atualização de versão?
Sim. São liberadas diversas atualizações praticamente todo mês, muitas das quais são sugestões dos próprios clientes, além dos demais ajustes que venham a ser necessários.
Já deu para perceber que o início de uma parceria tão importante para a agência deve ser embasada na confiança e no comprometimento, certo?
E se a sua intenção é sistematizar os processos, agregando organização e eficácia à sua gestão, opte pelo iClips! Se quiser bater um papo conosco, agende um horário com um de nossos consultores e tire todas as suas dúvidas sobre o sistema.
