Método de receita muito utilizado em agências de publicidade, nem sempre o contrato de fee mensal é levado em consideração. Todavia, quando elaborado, alguns itens importantes podem passar despercebidos, o que acaba resultando em um documento incompleto, com informações rasas e desconexas.
Estipular um acordo de responsabilidade entre agência e cliente é fundamental, portanto, ele precisa ser completo e reunir as informações necessárias para evitar possíveis transtornos com o cliente.
O documento possui algumas particularidades e resguarda tanto o cliente quanto a agência. Pensando na importância deste contrato, preparamos um guia básico do que esse documento deve conter para que você não fique perdido na hora de preenchê-lo.
Quais as consequências que um contrato incompleto (ou a ausência dele) pode gerar para minha agência?
- Um alto número de refações: Quando não há uma especificação detalhada das tarefas que serão desenvolvidas, o retrabalho se torna uma constante no dia a dia da agência. E se o contrato não deixa isso claro, as temidas refações podem ser um fator prejudicial à margem de lucro da agência, afetando inclusive, a produtividade da equipe.
- Desencontro entre os serviços solicitados e a capacidade produtiva da agência: Se o cliente solicita o trabalho de gestão de mídias sociais quando a agência tem suporte apenas para oferecer serviços offline há grandes chances de haver problemas nos processos da agência. Para evitar tais situações, o contrato precisa deixar claro que, para este serviço em específico, o cliente precisa desembolsar um valor adicional. E todos os detalhes precisam estar pontuados no contrato.
- Transtornos financeiros: Valores de uma possível multa caso o cliente cancele a prestação de serviços devem estar previamente indicados no contrato, desta forma, a agência pode se replanejar para não se enrolar financeiramente.
O que um contrato de fee mensal deve ter?
Agora que você já tem uma ideia dos benefícios de um contrato de fee mensal bem elaborado, confira agora o que não pode faltar no seu!
Serviços que serão prestados
A primeira cláusula refere-se aos tipos de serviços que a agência irá prestar. Estes podem incluir serviços de assessoria, propaganda, marketing, design, estratégias de promoção e eventos, entre outros.
Antes mesmo de listar os serviços que serão desenvolvidos, é fundamental definir quais são os objetivos do cliente. Por exemplo, se o principal foco do cliente é o desenvolvimento de marca, este fator pode e deve ser levado em conta na hora de elencar o que será feito. Afinal, focar nos objetivos do cliente é a chave para retê-los, não é?
Além de detalhar quais serviços serão prestados, é necessário reforçar a responsabilidade da agência perante o gerenciamento estratégico e a coordenação desses serviços, além da prestação de contas ao cliente através de relatórios de resultados sobre os trabalhos desenvolvidos e sobre os que ainda serão entregues.
Prazos
Este item diz respeito ao período em que a agência prestará serviços ao cliente. Normalmente, os serviços são contratados por um prazo mínimo de um ano e podem ser alterados conforme as necessidades do cliente. Já a renovação ocorre automaticamente após o período acordado no contrato.
Para cercear a agência de futuros imprevistos é aconselhável elencar os prazos para a entrega dos jobs, ou seja, quanto tempo a agência terá para produzi-los Nesse caso, indique através de tópicos, uma lista com cada tarefa e o período estipulado para a elaboração de cada uma. Por exemplo:
- Posts para mídias sociais: 2 dias úteis
- Outdoor: 5 dias úteis
Por fim, não se esqueça de indicar que o respectivo cliente é totalmente responsável pela quantidade de alterações solicitadas no material.
Informações sobre o pagamento
Nesta etapa deverá constar as informações sobre o pagamento, como condições, formas de pagamento, valores e data de pagamento, além dos custos referentes à aplicação de possíveis multas por atraso de pagamento. A precificação deve ser aplicada a partir da quantidade de serviços e no tempo que cada colaborador irá gastar na elaboração das tarefas.
Os custos sobre os quais serão baseados os pagamentos são divididos em dois tipos:
- Custos de atividades terceirizadas: Contratação de modelos, atores, fotógrafos, produção de material de som e vídeo, peças gráficas, pesquisas e veiculação através dos meios de comunicação.
- Custos internos: Criação, redação, montagem, custos adicionados aos demais recursos utilizados para a confecção dos materiais, como digitalização de imagens, etc.
Em relação às atividades previamente listadas no briefing, mas que, por alguma razão foram suspensas, será cobrado o valor referente ao tempo que o colaborador gastou para desenvolver a tarefa.
Nesse caso, o valor da finalização da peça não será cobrado, a menos que a tarefa seja retomada posteriormente. Caso ocorra uma mudança no documento após o desenvolvimento das peças, será cobrado 50% dos valores relativos à criação de peças geradas pelo novo briefing.
Quando se trata do pagamento de fornecedores, cabe ao cliente arcar com os custos referentes a esses serviços. Independentemente de ser a agência a responsável por contratar o fornecedor, é do cliente que deve partir o pagamento, já que é dele a origem dos recursos financeiros.
É comum que, entre os serviços prestados, estejam incluídos os anúncios em mídias sociais, como o Facebook. O que nem todo mundo sabe é que a maior rede social não gera nota fiscal, isso acontece porque os serviços de publicidade divulgados na internet não estão listados na lei 13.701/2003 e lei complementar 116/2003.
Sendo assim, ao invés de emitir a nota fiscal, é possível gerar um comprovante por meio do gerenciador de anúncios. Nesta mesma página também é permitido visualizar todas as transações da conta de anúncio e filtrá-las por mês e por tipo de pagamento.
Obrigações das partes
Nessa parte serão listadas as obrigações referentes à agência e ao cliente. Se comprometer a designar profissionais capacitados, informar o cliente sobre possíveis anormalidades que possam comprometer a qualidade dos serviços e responder por eventuais infrações à legislação são alguns exemplos de obrigações relacionadas à agência.
A empresa criativa também deve informar ao cliente sobre todos os valores repassados às empresas veiculadoras em relação ao lucro destas, que serão pagos pelo próprio cliente em uma data estipulada no contrato.
O cliente, por sua vez, deve arcar com todas as despesas necessárias à realização do projeto desenvolvido em virtude dos serviços listados na primeira cláusula e arcar com possíveis despesas com viagens. Também é de responsabilidade do cliente a revisão e aprovação de textos em anúncios, peças gráficas, peças promocionais, textos legais, textos com especificações técnicas de produtos, e outros.
Por fim, cabe ao cliente, resguardar todas as obrigações, não podendo, desta forma, transmiti-las às empresas filiadas ou que façam parte de seu grupo.
Direitos Autorais
É extremamente válido acrescentar a cláusula que resguarda tanto os materiais desenvolvidos pela agência, quanto a imagem de modelos, atores e materiais fonográficos utilizados no projeto em questão. Estes, aliás, só devem ser reutilizados mediante a um novo contrato e somente pelo cliente para o qual as peças foram elaboradas.
Por fim, reforce que o desrespeito a esta cláusula está sujeito a penalidades judiciais cabíveis.
Responsabilidades trabalhistas
Já a cláusula que diz respeito às responsabilidades trabalhistas, reforça que nenhum colaborador da agência poderá ter qualquer vínculo trabalhista ou previdenciário com o contratante.
Rescisão
Neste item é fundamental evidenciar que qualquer parte poderá rescindir o contrato, contudo, caso houver qualquer infração de uma das cláusulas, haverá um pagamento à parte prejudicada correspondente às perdas e danos.
Nesse caso, não há um prazo específico para o cancelamento dos serviços por ambas as partes, o que precisa constar no documento são as possíveis consequências que uma rescisão pode acarretar.
Do Foro
A fim de impossibilitar quaisquer eventuais pendências em relação ao contrato, é imprescindível definir o foro. Ao eleger um foro, o contrato deve especificar em qual cidade ele está localizado. Na maioria dos casos, o foro localiza-se na cidade de alguma das partes as quais o contrato abarca, nesse caso, do cliente ou da agência.
Testemunhas
Assim como o foro, é fundamental indicar a assinatura de duas testemunhas em caso de um futuro impasse judicial entre as partes.
Agora que você já sabe o que um contrato de fee mensal deve ter, não há motivos para não colocá-lo em prática na hora de firmar uma parceria com seus futuros clientes, certo?
Mais importante do que preencher o contrato com informações pertinentes e completas, é compartilhar este momento com o cliente, desta forma ambos terão ciência do que está sendo proposto a fim de evitar possíveis dúvidas na hora de assiná-lo.
Agora que você já sabe o que não pode faltar em um contrato de fee mensal, que tal entender como como fazer uma boa proposta de fee mensal?
