Toda empresa precisa de uma organização clara de seus colaboradores e processos e com as agências não teria por que ser diferente. Para que existam procedimentos eficientes e com um padrão de qualidade, é fundamental que haja ordem e hierarquia entre as pessoas e tarefas dentro de qualquer empresa, por isso um bom organograma na agência é tão importante.
Entretanto, seja pela organicidade de fluxo de algumas atividades ou por um princípio de horizontalização, muitos líderes de agências de comunicação ainda pecam em não contar com um bom organograma para agência digital.
Essa negligência pode ocasionar gargalos e falhas na produtividade, assim como problemas no clima da agência.
Pensando nisso, separamos neste artigo o que você precisa saber para entender a importância dessa ferramenta. Continue a leitura!
O que é o organograma de uma agência?
Um organograma é a representação visual das relações entre os agentes de uma organização, mostrando o fluxo das operações e os níveis de hierarquia.
A forma como uma agência se estrutura vertical e horizontalmente acontece de acordo com o tipo de atuação da empresa, os serviços fornecidos e as características de sua clientela. Entretanto, pode-se perceber que há uma forma comum de organização entre as empresas: o organograma simples.
A hierarquia entre dois níveis (donos e funcionários) é a mais intuitiva nas empresas e pode até funcionar bem em organizações pequenas e simples. No entanto, no caso da maior parte das agências, existem diversos setores que precisam se comunicar em vários sentidos e o fluxo das operações precisa ser estabelecido com propriedade para que a produção seja eficiente.
Níveis hierárquicos
Os níveis de hierarquia de uma empresa podem ser divididos em estratégico, gerencial e operacional. Para o organograma da agência não costuma ser diferente, visto que existem os cargos de liderança da empresa que são encarregados das decisões estratégicas.
Estratégia
Neste ponto é fundamental atentar-se para a necessidade de distinguir as atribuições estratégicas. Ainda que o mesmo profissional se encarregue de mais de uma categoria, é importante que haja conhecimento sobre os tipos de decisões desse nível e qual profissional especificamente é responsável por cada um.
Os cargos estratégicos se ocupam de decisões ligadas às áreas de Planejamento, Comercial e Administrativa. Trata-se de um erro frequente das agências concentrar sua atenção apenas no Planejamento, negligenciando principalmente a importância em investimentos no Comercial.
Gerência
Os cargos de gerência são ocupados pelos profissionais responsáveis por “tocar o negócio”. Muito mais do que meros supervisores, os gerentes são encarregados de identificar as necessidades de sua unidade ou equipe e adequar-se para atingir os objetivos estabelecidos pelo nível acima.
Normalmente, nas agências os gerentes se dividem em dois grupos principais: os gerentes de projeto (responsáveis pela gestão de projetos) e os gerentes de atendimento (responsáveis pelo relacionamento com o cliente). Cada categoria de gerência conta com competências e atribuições específicas.
Operacional
Aqui entra a maior parte dos colaboradores e onde a produção acontece de fato. Também é o único nível hierárquico que permite que algumas atividades sejam terceirizadas. O nível operacional depende exatamente do tipo de atividade que a agência desempenha.
Assim, no caso das agências, é nesta categoria que entram os funcionários que trabalham diretamente com a criação, o atendimento, a produção e a equipe de mídia e tecnologia.
Quais são os benefícios de um organograma na agência?
A partir da definição e representação prática da organização interna de uma agência, é possível evitar diversos problemas e identificar pontos fortes e fracos no fluxo de trabalho da empresa.
Por meio de um organograma bem realizado, é possível contar com informações importantes para avaliar determinadas tomadas de decisão, como sobre o momento apropriado de escalar a agência.
Consequentemente, para realizar um crescimento adequado e eficaz é fundamental entender bem a estrutura da empresa com os componentes e suas correlações.
Definir níveis
A principal vantagem advinda da implementação de um organograma funcional, é o esclarecimento a respeito dos níveis de liderança.
O propósito, nesse caso, é que todos os colaboradores entendam os níveis hierárquicos dentro da empresa e saibam como funciona o fluxo de trabalho, evitando gargalos e mal entendidos sobre o tráfego dos processos ou sobre os responsáveis por uma etapa.
Engajar funcionários
Com um organograma definido dentro da empresa fica mais transparente para cada colaborador o seu papel e importância na produção.
Ao conseguir valorizar o propósito de cada funcionário, isso é refletido no clima organizacional da agência e na motivação de seus integrantes, que passam a trabalhar com mais criatividade.
Atribuir responsável por atividade
Ao delimitar o responsável por cada atividade dentro da organização hierárquica, é possível montar o fluxograma de processo. Assim, qualquer colaborador pode visualizar com facilidade quais são as suas atribuições e responsabilidades.
Da mesma forma, dependendo do sistema de gestão utilizado, também consegue-se delimitar as informações acessadas a cada categoria e profissional envolvido no projeto em questão, assim como os limites de tempo de cada etapa do fluxo de trabalho.
Quais são os níveis do organograma para agências?
Depois de entender o que é um organograma para agências, é hora de conhecer os níveis e atribuições dadas aos profissionais que executam esses papéis que vão desde o nível operacional até o estratégico. Listamos cada um deles a seguir.
Estratégico
O time estratégico deve ter uma excelente visão do negócio e conhecimento profundo dos clientes e serviços prestados por eles.
São essas pessoas que vão reunir todo o insumo necessário para que o restante da agência faça o seu trabalho com excelência.
Planejamento
A área de planejamento é responsável por absorver as ideias do cliente, vindas da área de atendimento, transformando-as em um plano de ação para o restante da equipe.
Um certo tipo de trabalho de \”tradutor\” é executado por essas pessoas, que devem ser capazes de organizar prazos, dividir as demandas e garantir que as ideias sejam bem colocadas em prática. Essas ideias resultam nas campanhas, peças e ações produzidas pela agência.
Comercial
O time comercial é bem importante, principalmente para as agências que desejam expandir sua atuação no mercado. Esse setor é responsável pela prospecção de novos clientes, negociação, elaboração de proposta de serviço e, também, pelo processo de integração das empresas recém-chegadas.
Administrativo
O time administrativo é responsável por administrar o caixa da empresa, alocar corretamente os recursos financeiros e, geralmente, engloba também o setor de recursos humanos, responsável pelo bem-estar dos colaboradores.
Tático/Gerencial
Chamado de tático gerencial, esse grupo é responsável por garantir — de forma prática — o sucesso da estratégia.
Gestão de projetos
O gestor de projetos recebe as demandas do time de planejamento, depois que a estratégia foi aprovada pelo cliente, com a responsabilidade de organizá-las de forma prática e operacional.
Um dos principais objetivos do gestor de projetos é garantir que os prazos serão cumpridos conforme combinado e que a equipe está bem alocada, ou seja, realizando as atividades de forma organizada — sem sobrecargas para algum profissional ou deixando algum outro ocioso.
Gestão de atendimento
Profissionais do atendimento são responsáveis, na maioria das vezes, pelo relacionamento com o cliente.
O objetivo dessa área é garantir que a relação entre agência/cliente funcione sem ruídos de comunicação, ou seja, ambas as partes estão se entendendo e comunicando os desafios e necessidades de forma clara e suficiente para que o trabalho seja feito da melhor forma possível.
Feedbacks são importantíssimos em todas as partes do processo e devem existir nas duas vias de contato.
Operacional
O último dos níveis do organograma de agências que vamos citar em nosso conteúdo é o operacional. Aqui, a mão na massa acontece! Não são todas as agências que oferecem todas as estruturas que pontuamos abaixo, mas, pelo menos, três são presentes em quase todas as empresas da área.
Criação
A criação é responsável por elaborar materiais gráficos/visuais em geral, sendo peças de redes sociais, catálogos, banners e materiais de mídia offline — como outdoors, catálogos físicos e materiais de divulgação para pontos de venda do varejo.
Marketing
O time de marketing cuida da gestão estratégica dos clientes, analisando métricas e propondo planos de crescimento práticos. Uma das suas maiores responsabilidades é garantir o sucesso do planejamento elaborado no início do projeto.
Conteúdo
Conforme o próprio nome já adianta, o time de conteúdo fica responsável pela elaboração de conteúdos para todos os canais que gerarem demandas. Podem ser:
- posts para as redes sociais;
- blog posts;
- conceito de campanhas;
- criação de manifestos;
- roteiros para materiais audiovisuais.
Mídia
Aqui, os profissionais executam a compra de mídia em canais online ou offline. Pode ser um anúncio no Facebook ou Instagram, comercial no horário nobre da televisão ou até mesmo algum espaço nos tradicionais jornais e revistas.
Tecnologia
Caso a agência ofereça a criação de sites, e-commerce ou aplicativos, o time de tecnologia entra em ação. Geralmente, as agências oferecem os serviços desses profissionais por hora de trabalho, o que gera um aumento significativo nos rendimentos da empresa — já que o mercado de tecnologia está extremamente aquecido.
Como fazer um organograma para agência?
Ao montar um organograma coerente para agência, é importante atentar-se para os pontos levantados acima neste artigo. Além disso, é preciso manter o cuidado de esclarecer não apenas os agentes da empresa, mas as relações entre os processos para auxiliar na gestão de processos da empresa.
A melhor maneira de implantar um organograma eficiente é utilizando a tecnologia disponível no mercado, por meio de um software de gestão de agências como o iClips. Ao optar por um sistema eficaz, além dos benefícios na gestão de pessoas, também é possível contar com recursos que integrem departamentos e procedimentos.
Portanto, cabe à agência ponderar os benefícios requeridos para o seu caso, uma vez que existem sistemas atuais como o do iClips que conseguem aprimorar a gestão de qualidade, definir processos e controles financeiros no mesmo sistema de forma intuitiva.
Por fim, esperamos que todas as suas dúvidas sobre a importância do organograma para agências tenham sido esclarecidas. Contar com um organograma bem definido é crucial para que uma empresa consiga escalar digitalmente e realizar um planejamento estratégico assertivo.
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