O timesheet tem se mostrado uma ferramenta indispensável para gestão de tempo em agências de comunicação, sobretudo quando o objetivo é realizar um levantamento das horas totais trabalhadas e organizar o fluxo criativo.
Mas, entre saber a importância da ferramenta, e conseguir colocá-la em prática, há um caminho longo pela frente. Nesse contexto, implementações realizadas de forma incorretas resultam em equipes frustradas e com a certeza de que o papel do timesheet se limita a \”vigiar\” o trabalho. O resultado? acabam deixando de lado uma das ferramentas mais importantes para mensuração do lucro.
Se essa situação é familiar para você, saiba que alguns fatores podem influenciar e muito no sucesso ou fracasso da implementação do timesheet. Para você que já tentou adotar esse recurso mas não obteve os resultados desejados, esse artigo vai ajudá-lo a enxergar quais foram as falhas que podem ter sido cometidas e evitá-las caso queira dar outra chance à ferramenta. Acompanhe!
Por que a implementação do timesheet falhou na sua agência?
Porque o timesheet foi utilizado isoladamente
Quando se fala em timesheet, logo vem à mente que a ferramenta é usada unicamente para registrar o tempo gasto em uma atividade. Claro que essa é uma função importante, mas não se trata só disso, e caso você o tenha utilizado de forma isolada, o erro começa aí.
Isso porque, o cruzamento de informações é o principal diferencial do recurso quando acoplado a um sistema de gestão integrada, só assim você conseguirá enxergar resultados e manter um bom nível de trabalho.
Além de efetuar análises sobre o tempo gasto na produção dos projetos, é possível determinar qual foi o custo do trabalho para cada cliente e ter relatórios automáticos os quais apontam o nível de produtividade de cada profissional, avaliando os dados individualmente ou fazendo o comparativo entre os colaboradores.
Os relatórios proporcionam, ainda, uma visão ampla de todas as vezes que o cliente solicitou alterações, quanto tempo foi gasto nelas e qual foi o seu custo. Além disso, a partir de um controle apurado do tempo dedicado em cada atividade, você terá uma base para analisar qual foi o seu custo operacional e verificar se houve prejuízo.
Porque a ferramenta foi apresentada apenas como um mecanismo de controle
Considerado por muitos profissionais uma ferramenta que tem como único objetivo vigiar ou monitorar o tempo gasto na execução de uma tarefa, o timesheet, não por acaso, ganhou fama de vilão.
Parte dessa concepção surgiu da forma com a qual esse recurso é apresentado aos colaboradores. Nesse sentido, é fundamental que os benefícios da mensuração de horas ao para a otimização do trabalho fiquem claros.
Na verdade, o timesheet não fica devendo em nada para que todos os departamentos controlem melhor o seu tempo e, consequentemente, sejam mais produtivos. E, como se sabe, quanto maior a produtividade, mais agilidade na produção e menores as chances de atrasos nas entregas.
Para o gestor as vantagens se manifestam desde o cruzamento de informações até a mensuração de dados. Para os colaboradores, inúmeras vantagens são observadas, principalmente quando o objetivo é diminuir a sobrecarga de trabalho. Por exemplo, com o timesheet, é possível saber exatamente qual funcionário está trabalhando em uma tarefa e qual está livre.
Assim, o tráfego poderá direcionar as tarefas para colaboradores que não estejam ocupados no momento, evitando que os mesmos fiquem sobrecarregados ou que sejam obrigados a pausarem uma atividade para começar outra.
Porque não houve incentivo
A chegada de qualquer nova ferramenta ou recurso em uma empresa certamente vai causar algum receio nos colaboradores que estão diretamente relacionados às mudanças. Dessa maneira, o ato de impor a utilização do timesheet de um dia para o outro outro certamente não irá gerar o engajamento desejado.
E por se tratar de tarefas que têm a criatividade como principal artifício, é compreensível que o criativo precise dedicar um tempo à pesquisa e análise para a produção de bons materiais.
Considerando esses fatores, a implementação de um recurso totalmente novo precisa fazer sentido para os colaboradores. Antes de apresentá-lo, procure promover um bate-papo de alinhamento com toda a equipe: explique quais são os objetivos a serem alcançados após a implementação, se é necessária uma reorganização prévia do fluxo das pautas e, por fim, promova uma campanha de incentivos para o time.
Aqui na iClips, nós sempre mencionamos o exemplo genial de uma agência que, em uma manobra para incentivar a equipe a utilizar o timesheet, encheu a geladeira com cervejas no início da semana, caso a equipe usasse o recurso corretamente, as cervejas seriam liberadas para os funcionários na sexta-feira. E cá entre nós, os gastos com as cervejas são muito inferiores do que os prejuízos gerados por não saber se o retorno do cliente é positivo ou não.
É importante ressaltar, ainda, que um funcionário não será penalizado por ter gasto 4 horas na execução de uma tarefa. Pelo contrário, o foco é entender porque esse trabalho demandou um tempo maior. Será que o funcionário foi capacitado suficientemente para realizar uma função de forma mais rápida? É preciso que esses pontos sejam solucionados para que os atrasos não sejam atribuídos essencialmente à ferramenta.
Porque não se estabeleceu um padrão de organização
É comum construirmos uma ideia de que apenas uma ferramenta será capaz de realizar todo o trabalho sozinha, e com o timesheet não é diferente. E é exatamente essa concepção a responsável para que os resultados esperados com o seu uso não venham, pois se não há organização na forma com a qual as atividades são elaboradas, dificilmente o recurso fará esse papel sozinho.
Por isso, organizar as pautas antes de ativar esse recurso na agência é imprescindível para que se estabeleça um padrão na execução das atividades. Abaixo, separamos tudo o que você deve fazer antes de inserir o timesheet na rotina de trabalho da sua equipe.
- Estabelecer prioridades do dia ou da semana;
- Afastar bloqueios que dificultam as entregas;
- Melhorar continuamente os processos para reduzir o retrabalho e a burocratização do trabalho;
- Identificar os indicadores de produtividade e promover reconhecimentos profissionais;
- Ouvir a equipe e corrigir a estratégia caso for preciso.
Porque não houve mensuração de resultados
Após muitos anos atendendo a clientes dos mais diversos portes, chegamos à conclusão de que muitos deles até sabem que uma determinada conta traz prejuízos mas não conseguem enxergar o quanto. Já imaginou o quanto essa prática pode ser prejudicial para a saúde financeira da agência?
Imagine implementar uma nova ferramenta cujo objetivo é tornar a rotina de trabalho mais produtiva mas não medir os resultados? E não tem jeito, a mensuração do tempo gasto na realização do trabalho precisa ser feita a partir de dados seguros, do contrário todo esforço será em vão.
A partir do cruzamento dessas informações através do timesheet, você passa a ter um controle da gestão do tempo na agência, otimiza a gestão de pautas e passa a definir corretamente os prazos de um projeto. É claro que imprevistos acontecem, mas quanto mais você se prepara e quanto mais dados você tem, menores as chances de se trabalhar no escuro.
Caso a implementação do timesheet tenha falhado, muito provavelmente alguns dos equívocos mencionados foram cometidos. A boa notícia é que introduzir o seu uso de volta para a rotina da agência não é uma tarefa impossível, basta que o esforço parta de todos os lados. É papel do gestor mostrar os seus benefícios, motivar os colaboradores e, se possível, proporcionar treinamentos que facilitem o uso da ferramenta.
Agora que você já entendeu os motivos pelos quais a implementação do timesheet pode ter falhado na sua agência, que tal conhecer os benefícios do uso de um software de gestão? Entenda de uma vez por todas como ele auxilia na organização e interação entre os setores e colaboradores.
