O nível de inadimplência de consumidores e também de micro e pequenas empresas está batendo recordes nos últimos anos segundo registros feitos pela empresa de análise de informações de crédito Serasa Experian. O setor de serviços foi o que mais registrou empresas se tornando inadimplentes, um dado bem preocupante já que a falta de pagamentos de empresas pode indicar falta de recebimento de seus clientes. E é aí que entra a importância da régua de cobrança e de outras práticas para reduzir a inadimplência nas agências de publicidade e comunicação.
Num mercado cada vez mais competitivo, as agências podem acabar facilitando as condições de pagamento para os seus clientes, diluindo seus contratos em pagamentos de seis ou doze meses, por exemplo.
Cobranças recorrentes permitem valores mensais menores e fazem com que os clientes fiquem mais tempo com a agência, mas se isso não for bem organizado e não ficar claro para ambas as partes quais as consequências do não pagamento, pode ser gerado um desgaste emocional e financeiro nesse relacionamento. Além disso, como as horas de trabalho não podem ser devolvidas em caso de não pagamento, o prejuízo é irreversível para a agência.
Implantando alguns processos na sua empresa, é possível melhorar sua relação com seus clientes e diminuir sua taxa de inadimplência.
Organize seus contratos
Independente do tamanho e do tipo de serviço que sua agência oferece, o processo de cobrança precisa estar bem definido desde o início para que isso não se torne um transtorno no futuro, desorganizando o fluxo de caixa e impedindo a concretização de resultados.
Deixe claro em seu contrato com o cliente, seja de fee mensal ou de um job avulso, qual a data de pagamento e quais as penalidades em caso de atraso. Tenha registrado quanto cada cliente deve pagar e em qual data. Uma projeção financeira é essencial para controle e tomada de decisões.
Tenha uma forma de cobrança eficiente
Pelo iClips, você pode gerar boletos do seu banco e também via PJBank. O objetivo da integração com o PJBank é acabar com a burocracia e facilitar a sua vida com foco na eficiência operacional.
As maiores vantagens de emitir seus boletos via PJBank no iClips são: tarifa única por boleto pago e zero preocupação com arquivos de remessa e de retorno. Sabe aquele processo de gerar o boleto, pegar o arquivo de remessa, validar com o banco, depois devolver o arquivo para conciliação e ainda ficar de olho se o pagamento realmente foi efetuado? Você não precisa de nada disso, é só gerar o boleto, enviar para o cliente e aguardar o pagamento, que quando cai na conta já baixa automaticamente o lançamento financeiro no iClips.
Tudo é feito de maneira fácil pelo sistema e você economiza muito tempo nessa transação. Outro ponto positivo é que você não precisa ficar gerando novos boletos se o cliente esquecer de pagar, uma vez que o link do boleto é sempre atualizado automaticamente a cada acesso, acrescentando os juros e multa definidos por você previamente.
Inclua termos de pagamento atrasado em cada fatura
É muito provável que clientes não revisem a cópia do contrato para verificarem os termos de pagamento antes de fecharem o negócio. Você pode tornar o trabalho de todo mundo mais fácil se incluir as condições de pagamento em atraso no final de cada fatura. Isto pode encorajar clientes a pagar antes da data do vencimento e prevenir reclamações de que eles não sabiam sobre deadlines e as condições para pagamentos atrasados.
Estruture como será a sua régua de cobrança
Muitas vezes o cliente realmente esquece de pagar sua fatura. Isso acontece por diversos motivos, por isso é importante lembrá-lo algumas vezes de forma proativa e de preferência antes do vencimento.
A automatização da régua de cobrança te ajuda a definir quais serão as datas e mensagens para o envio do boleto e com isso a chance de efetivação do pagamento em dia é potencializada.
Ela vai funcionar como um manual de cobrança, em que cada ponto de contato possui uma mensagem personalizada. A forma mais utilizada é o email pelo baixo custo, facilidade de automatização e envio em massa. Para que essa estratégia funcione, algumas dicas são importantes:
- Defina com que frequência os emails serão enviados. Sugerimos 5 dias antes do vencimento, no dia do vencimento e 5 dias depois. No entanto você pode alterar esses prazos e acrescentar novos envios de acordo com a sua necessidade, como 10 ou 2 dias antes do vencimento. É interessante também fazer testes A/B e analisar quais estratégias funcionarão melhor no seu caso.
- Determine quais informações farão parte do corpo do email. Na régua de cobrança geralmente você possui tags como data de vencimento, valor do boleto e nome do cliente e pode montar o seu email de acordo com a mensagem desejada, criando um email personalizado e que passe informações suficientes para que ele efetive o pagamento. A palavra-chave aqui é facilidade.
- Fique atento à linguagem utilizada. Por mais que a inadimplência seja algo prejudicial para sua empresa, é um momento delicado e a forma como você cobra o seu cliente faz toda a diferença. Seja claro, informe quais produtos e serviços geraram aquela cobrança e como ele pode quitá-la. Não esqueça também de pedir que o cliente desconsidere o email se já tiver pago o boleto.
- Deixe claro por quais canais ele pode entrar em contato com você. Por mais que o processo seja simples, em algum momento o cliente pode ter que reportar algum problema técnico, tirar dúvidas ou enviar um comprovante para agilizar a entrega de algum serviço. Por isso é importante que a mensagem tenha um telefone ou email de contato de quem pode ajudá-lo, seja o atendimento da conta ou o financeiro da agência.
Além de deixar a cobrança mais profissional, melhorar os recebimentos financeiros e ajudar na prevenção de esquecimentos, a régua de cobrança otimiza os processos da agência e mantém o cliente sempre por perto, num relacionamento saudável.
Siga nossas dicas para reduzir a inadimplência na agência!
Com essas dicas, ficará bem mais fácil diminuir a inadimplência em sua agência e consequentemente os custos com cobranças. Cobrar clientes pode ser difícil. Toma tempo criar e mandar faturas e mais tempo ainda fazendo follow-up e ter certeza que as contas serão pagas em dia. Por isso, ter um processo de cobrança claro e eficaz pode prevenir muitas frustrações em ambos os lados.
Nós temos muito mais dicas para diminuir a inadimplência na sua agência e para otimizar toda a sua gestão. Que tal descobrir todas as maneiras que podemos ajudar a alavancar sua agência? Marque uma conversa com a gente.
