Manter a organização dos jobs é fundamental em qualquer agência. Afinal, com esse controle, é mais fácil entender a ocupação das suas equipes, os calendários de entregas e, claro, realizar uma precificação mais adequada. Por tudo isso, o relatório de estimativa de job é um aliado essencial dos gestores.
Criar o hábito de usar essa ferramenta traz inúmeras vantagens no dia a dia das agências de comunicação, melhorando até mesmo a imagem transmitida aos seus clientes, principalmente porque será mais fácil cumprir o prometido na assinatura do contrato e surpreender positivamente.
Quer entender melhor esse tipo de relatório? Continue a leitura!
O que é o relatório de estimativa de job?
Como o próprio nome sugere, esse relatório mostra ao gestor todos os jobs que estão sendo realizados na agência. É possível fazer um comparativo entre o que foi planejado e como está sendo executado, além de ter um detalhamento das horas trabalhadas por cada colaborador.
Assim, o gestor consegue entender corretamente como as suas equipes estão sendo usadas, o que precisa ser feito para cumprir os compromissos agendados e, principalmente, os custos envolvidos em cada job.
Outra possibilidade é fazer um detalhamento dos custos estimados para cada contrato, como: mídia, mídia digital, orçamentos, eventos e custo interno, entendendo o valor das campanhas e o lucro de cada um desses serviços. Tudo isso oferece informações mais precisas ao gestor, que poderá usar como base para demandas semelhantes.
Quais as vantagens desse relatório para a gestão?
A principal vantagem é a compreensão mais detalhada dos custos envolvidos em cada tipo de serviço que a sua agência presta. Essa informação é essencial na hora de definir os preços praticados e a margem de lucro.
Veja mais pontos positivos.
Compreensão dos custos internos
Na hora de definir o investimento e os custos de cada job, muitos gestores podem ter dificuldades. A fórmula mais usada é do valor/hora de cada colaborador que participa do projeto somado aos valores que os clientes pretendem investir em eventos, mídias e produção para, assim, chegar a estimativa do investimento e dos custos por cada serviço.
Porém, definir os custos internos nem sempre é algo preciso. Mesmo porque eles não estão apenas relacionados a sua mão de obra. Também é preciso contar com os custos fixos e variáveis da agência.
Por isso, o relatório de estimativa é fundamental. Com ele, você conseguirá analisar a quantidade de horas exata de cada um dos seus colaboradores, além de detalhar quais outros custos estão envolvidos nos projetos.
Mais produtividade
Será que as suas equipes estão sendo usadas de maneira adequada? Ou será que elas estão sobrecarregadas com jobs que não trazem tanto retorno financeiro (e deixando de lado clientes importantes por falta de tempo)?
Essas situações podem acontecer em qualquer agência. E é importante que o gestor tenha em mãos dados suficientes para compreender como está a organização das tarefas e quais são mais ou menos prioritárias.
Nesse ponto, o relatório de estimativa também pode ajudar. Principalmente porque ele é capaz de fazer um comparativo entre o que foi planejado e como foi executado.
Assim, será mais fácil entender quais os motivos que levaram ao desvio, ajudando a melhorar os planejamentos e, claro, a otimizar o tempo de trabalho das suas equipes, o que leva, consequentemente, ao aumento da produtividade.
Planejamento de investimentos
Saber corretamente quanto a agência lucrará com comissões e honorários sobre cada mídia e produção é fundamental na hora de manter a organização financeira.
Um bom relatório de estimativa também lhe auxilia nesse sentido, afinal você poderá planejar os valores que os clientes pretendem investir em mídias diferentes, eventos e produção e calcular corretamente o quanto a agência receberá sobre cada um desses investimentos.
É uma forma de melhorar a lucratividade e de conseguir dados mais precisos para balizar os ganhos da agência e, claro, a precificação adequada.
Acompanhamento preciso
Muitas vezes, os gestores até realizam um planejamento adequado de cada job, mas acabam se esquecendo de acompanhar se o “plano” está sendo seguido de acordo.
O resultado pode ser mais horas ou recursos empregados do que o necessário, o que acaba levando à perdas e prejuízos e engolindo o lucro previsto. Para que isso não aconteça, é essencial acompanhar o desenvolvimento das atividades.
Um bom software de gestão voltado para as agências de comunicação poderá lhe ajudar, acompanhando de perto as horas empregadas em cada campanha, os ativos internos da empresa e todos os custos, o que torna mais fácil seguir o planejado e manter a organização financeira em dia.
Precificação correta
A precificação, infelizmente, ainda é realizada por meio de “achismos” em muitas agências. E não raro encontramos gestores que acreditam que conquistar muitas contas é o caminho para o sucesso (desconsiderando o fato que, nem sempre, essas contas conseguem trazer uma boa lucratividade).
Precificar corretamente cada um dos serviços que a agência presta é fundamental para manter a vida financeira em dia, conseguir uma boa margem de lucro e expandir a sua atuação.
Mas como esse processo é feito na sua agência? O relatório de estimativa de job é um aliado importantíssimo nesse momento. Afinal, como você viu ao longo deste conteúdo, é a partir dele que você terá informações precisas e detalhadas sobre todos os custos envolvidos em cada um dos seus serviços.
É possível analisar o valor/hora de cada funcionário, quantas horas serão necessárias para cada projeto, os custos externos (como anúncios em mídias, freelancers, licença de softwares etc.), os custos internos fixos e variáveis (energia elétrica, água, telefone, condomínio, aluguel etc.) e a margem de lucro ótima.
Uma precificação correta ainda é capaz de se tornar um diferencial competitivo para a sua empresa, afinal você entenderá que não será preciso sobrecarregar os seus funcionários com uma quantidade elevada de contas, apenas trabalhar com os serviços que são mais lucrativos, de modo a focar seus esforços no que realmente traz resultados.
Definição de prazos e controle dos jobs
Com todas essas informações, será mais fácil entender o funcionamento interno da sua empresa, de modo a compreender quanto tempo cada tipo de serviço leva, quais os custos médios etc.
Ou seja, além de ajudar a organizar a vida financeira, o relatório de estimativa de job também auxilia na organização interna das suas equipes e na hora de fazer orçamentos mais precisos para futuros clientes.
Ao compreender, por exemplo, o tempo médio de cada um dos serviços que vocês prestam, a organização do calendário de entregas passará a ser mais precisa, evitando sobrecarregar os times.
Assim como será mais fácil acompanhar de perto as entregas, o fluxo de jobs e se há necessidade de buscar novas contas para equilibrar o financeiro dos próximos meses.
Como você viu, o relatório de estimativa de job é um aliado fundamental para qualquer gestor. Isso porque ele ajuda a precificar corretamente, a entender todos os custos que recaem sobre os serviços que você presta e a comparar o que foi planejado com a realidade de trabalho dos seus times.
