O atendimento recebe a demanda do cliente e o pessoal do tráfego organiza todos os processos para o time de criação fazer a mágica acontecer. As tarefas chegam para a equipe criativa e é hora de colocar a mão na massa e medir o tempo gasto em cada atividade. Alguns colaboradores podem achar ruim essa parte, pois não entendem muito bem como o timesheet ajuda times criativos.
As objeções geralmente caem na máxima “a criatividade não pode ser medida de maneira tão direta assim, pois é um processo subjetivo”. E realmente quem fala isso tem total razão. A criação artística e inovativa demanda concentração e liberdade para que coisas novas e geniais possam surgir.
Mas o timesheet não deve ser encarado como um combustível para a ansiedade pelos criativos e nem como um método de vigilância pelos gestores. O timesheet deve ser visto e usado como uma ferramenta analítica para ajudar colaboradores e agência a entenderem melhor a relação demanda x capacidade produtiva para evitar sobrecarga, estafa, perda de qualidade e atraso em jobs.
Existem vários momentos nos quais o timesheet ajuda times criativos e vamos explorar esse tema nesse artigo. Se te interessa saber mais sobre o assunto, continue com a gente!
Maneiras que o timesheet ajuda times criativos
Bom, já falamos que o timesheet não deve ser encarado por ninguém como um Big Brother na agência, já que essa visão errônea prejudica tanto funcionários quanto o próprio negócio. Dessa forma, rastrear a produtividade ajuda bastante na gestão de tempo e auxilia todo mundo a realizar um trabalho mais tranquilo e com mais assertividade.
Agora vamos apresentar alguns pontos onde o timesheet ajuda times criativos a terem mais controle das próprias tarefas e também para mostrarem seu valor para a agência.
Ajuda a entender a relação com o cliente
Os timesheets mostram para a agência (mesmo as houses) quantas horas foram gastas em cada parte de uma determinada campanha. Fica fácil ver se vale a pena reter o cliente no modelo de contrato baseado em horas, ou se é melhor colocá-lo em um fee mensal baseado em peça/serviço.
Em uma house interna, esse tempo não vai se direcionar para a cobrança, mas ele mostra para a administração da empresa quão efetivo está o uso do tempo do departamento criativo. Isso também ajuda os criativos a se planejarem melhor para as demandas de cada cliente (aquele que exige mais, aquele que pede mais refação ou aquele mais “de boas”).
Entrega mais transparência nos processos
Se os timesheets forem preenchidos corretamente, é mais fácil ver onde as coisas estão indo bem e onde gargalos e ineficiências começam a aparecer. Por que um copywriter está gastando uma quantidade de tempo menor para um cliente do que para outro? Se mais criativos forem necessários, uma rápida olhada nos dados do timesheet mostrarão se um setor está sobrecarregado.
Ou seja, o timesheet ajuda times criativos a mostrarem com dados concretos o quanto contribuem para a agência e como a sobrecarga pode ser prejudicial para todo o negócio.
Mais dados para mostrar aos clientes (oi, refação?)
A maioria dos clientes esperam que uma quantidade específica de horas seja gasta em um projeto. Se eles, por algum motivo, não acreditarem que o esforço foi menor do que o combinado, os timesheets podem fornecer dados que mostram o contrário. Também é uma forma de mostrar a alguns clientes quanto valor eles estão tendo com a agência.
Para os criativos, o timesheet também pode mostrar o excesso de pedido de refações por determinados clientes, dando material suficiente para o atendimento e a gerência fazerem ajustes nos contratos para evitar retrabalho. E a gente sabe como é extremamente chato pegar o mesmo job para fazer novamente. Desgasta mais do que começar uma atividade nova.
Permite melhores análises de performance
A performance de jobs terminados geralmente é um bom indicador para projetos futuros. Se um cliente está sugando a agência e deixando o time criativo doido com pedidos descabidos, os dados do timesheet podem mostrar se vale a pena continuar com o cliente ou se é hora de deixá-lo ir.
Por outro lado, o timesheet pode mostrar a lucratividade de clientes, o que requer mínimo esforço criativo, mas um máximo retorno sobre o investimento.
Valoriza o tempo de cada um
O time criativo pode trabalhar duro e atender as demandas dos clientes dentro do deadline, mas se não mostrar isso com precisão de informações, ninguém vai ficar sabendo. Então, para assegurar que o time criativo seja recompensado pelo trabalho bem feito e que ele seja parte crucial em manter os projetos lucrativos, rastrear o valioso tempo é imperativo.
Como dissemos no início do texto, timesheets não são ferramentas para microgerenciar o time criativo, mas sim para entender cada aspecto dos projetos que você está trabalhando e para assegurar que não haja excesso de demandas, o que pode levar ao burnout de funcionários. Ou seja, o timesheet ajuda times criativos a evitarem o turnover.
Garante melhor previsibilidade
Estar apto a prever com mais exatidão garante que a agência poderá servir melhor seus clientes e diminuir as chances de custos e trabalhos adicionais que podem causar tensão entre cliente e agência e também entre departamentos da agência.
Ou seja, o timesheet ajuda times criativos a se planejarem melhor para futuras contas que possam ter projetos ou tarefas parecidas. Por exemplo, se a partir do timesheet você ver que um conteúdo de 1000 palavras demora mais ou menos 5 horas para ficar pronto (redação e revisão), então fica mais fácil se programar para demandas do tipo no futuro e também para melhorar a sua precificação.
Auxilia na visibilidade do time criativo
O rastreamento de tempo está no coração das métricas de eficiência e entregas. O timesheet pode ser uma ferramenta para o diretor de criação levar para os gestores para mostrá-los o que o time criativo tem conseguido entregar. A agência inteira então vai respeitar ainda mais o time criativo como um membro essencial da empresa.
Agora que você sabe como o timesheet ajuda times criativos, você vai gostar de saber que o iClips é uma ferramenta completa de gestão para agências que conta com um timesheet integrado a todas as áreas, em especial o financeiro. Então que tal usar o iClips e começar a controlar o tempo na agência?
