Aqui, você vai saber mais sobre:
Entenda como funciona o gerenciamento das permissões de acesso do iClips
- O que são as permissões?
- Como acessar as permissões?
- Meus colaboradores terão acesso aos salários cadastrados?
- Permissões por departamento
- Permissão por menu do iClips
O que são as permissões?
O iClips possibilita que cada colaborador tenha acesso somente aos menus referentes à seu departamento. Assim, você consegue garantir a segurança dos seus dados dentro da plataforma.
É importante frisar que não existe um padrão, cada agência deve adaptar as permissões de acordo com a dinâmica cuja qual sua organização funcione.
Como acessar as permissões?
Para configurar as permissões vá em CONFIGURAÇÕES > COLABORADORES
É possível permitir a leitura e escrita das informações dos menus, mas você também pode permitir somente a leitura, quando o funcionário precisa consultar informações mas não deve alterá-las.
Basta selecionar o checkbox correspondente à escrita/leitura em cada item.
Em caso de dúvidas sobre o que aquela permissão se refere, você pode utilizar o ícone de informação que fica do lado direito.
Note que o ícone uma vez acionado exibe o detalhamento da permissão que será ativada naquele item, especificando o que será possível fazer no sistema na parte da leitura e também de escrita.
Com a permissão de colaboradores leitura/escrita o usuário consegue ver e editar os cadastros de outros colaboradores, além de ver suas próprias informações de salário.
Meus colaboradores terão acesso aos salários cadastrados?
Agora, para que um usuário veja as informações de salário de outros colaboradores da agência ele precisará ter também a permissão de administrador do sistema liberada em seu cadastro.
Veja como fica a aba de remuneração quando um colaborador acessa o cadastro de outro colaborador da agência sem a permissão de administrador:
Permissões por departamento
Como dissemos anteriormente, não existe um padrão de permissões. O ideal, é analisar o que cada permissão dá acesso, e liberá-las de acordo com a organização da sua agência.
No entanto, abaixo vamos listar algumas sugestões, baseadas nos departamentos previamente cadastrados em iClips.
Atendimento/Tráfego
Responsável pela gestão dos projetos abertos dentro da agência, é interessante que esse colaborador tenha as seguintes permissões:
- Leitura e escrita de peças e tarefas, para que ele consiga cadastrar e acompanhar novas demandas.
- Leitura e escrita de projetos, para que ele consiga cadastrar novos projetos e acompanhar os já existentes;
- Carga de trabalho dos colaboradores, para que ele tenha acesso ao dashboard de Carga de Horário dos colaboradores;
- Gestão de atividades, para que ele tenha acesso ao dashboard de Gestão de Atendimento.
Mídia
Responsável pela parte que envolve a compra de mídia, é interessante que esse colaborador tenha as seguintes permissões:
- Leitura e escrita de mídia, que permite acesso ao módulo de mídia (Contratos > PIs), criação e acompanhamento dos documentos existentes;
- Leitura e escrita de Fornecedores/Veículos, para que ele possa cadastrar novos fornecedores e veículos de comunicação;
Produção
Responsável por realizar a cotação e aprovação de orçamentos, é interessante que esse colaborador tenha as seguintes permissões:
- Leitura e escrita de Fornecedores/Veículos, para que ele possa cadastrar novos fornecedores e veículos de comunicação;
- Leitura e escrita de peças e tarefas, para que ele consiga cadastrar e acompanhar novas demandas.
- Leitura e escrita de Setor, Produtos/Serviços para que ele possa cadastrar novos Produtos/Serviços/ Setores no sistema;
- Leitura e escrita de orçamentos, para que ele possa criar orçamentos no sistema;
- Leitura e escrita de eventos, para que, caso tenham o módulo de eventos contratado, ele possa criar eventos no sistema;
- Leitura e escrita de proposta, que permite a criação e aprovação de propostas;
- Leitura e escrita de OS, que permite o preenchimento e acompanhamento das Ordens de Serviço geradas no sistema.
Operações
Responsável por realizar o cadastro de informações dentro do sistema, é interessante que esse colaborador tenha as seguintes permissões:
- Configurações do sistema, que dá acesso aos padrões do iClips;
- Leitura e escrita de Colaboradores, para que ele possa cadastrar novos colaboradores no sistema, liberar ou remover o acesso, e coordenar as permissões de uso;
- Leitura e escrita de Colaboradores Externos, para que ele possa cadastrar novos colaboradores no sistema, liberar ou remover o acesso;
- Leitura e escrita de Clientes, para que ele possa cadastrar novos clientes no sistema, liberar o acesso ao módulo do cliente e, no caso de clientes com fee mensal, cadastrar o contrato (IMPORTANTE: Para cadastrar Fee Mensal, ele também precisará da permissão de Fee Mensal);
- Leitura e escrita de Fornecedores/Veículos, para que ele possa cadastrar novos fornecedores e veículos de comunicação;
- Leitura e escrita da Agência, para que ele possa cadastrar as informações da agência, incluindo as informações para a emissão de notas fiscais;
- Leitura e escrita de Departamentos, para que ele possa cadastrar novos departamentos no sistema.
- Leitura e escrita de Setor, Produtos/Serviços para que ele possa cadastrar novos Produtos/Serviços/ Setores no sistema;
- Leitura e escrita de Fee Mensal para que ele possa cadastrar contratos de Fee Mensal no sistema;
- Leitura e escrita de proposta, que permite a criação e aprovação de propostas;
Financeiro
Enquanto um profissional responsável por gerir as informações financeiras da agência, é interessante que esse colaborador tenha acesso a todas as permissões de uso referentes ao módulo financeiro.
Além disso, considerando a possibilidade de serem cadastrados mais de um CNPJ no iClips, logo no topo da tela de permissões, é preciso selecionar a quais agências esse colaborador terá acesso às informações financeiras:
Gestor
Responsável pela gestão da agência, é interessante que esse colaborador tenha a todas as permissões, mas principalmente, àquelas que garantem acesso aos relatórios e ações master dentro do sistema. São elas:
- Administrador, que dá acesso a todas as permissões do sistema.
- Alteração avançada, que permite alterar propostas já aprovadas, lançamentos financeiros já baixados, etc..
- Configurações do sistema, que da acesso aos padrões do iClips;
- Permissões de relatórios.
Criação
Caso o colaborador seja apenas responsável por executar as demandas cujo as quais lhe são pautadas, não é necessário liberar nenhuma permissão de uso. Mesmo sem nenhuma permissão liberada, todo colaborador tem acesso ao dashboard de Minhas Atividades, que é individual, onde ele recebe e executa suas demandas.
Permissão por menu do iClips
| MENU DO ICLIPS | PERMISSÕES | |
| Minhas atividades | Não precisam de nenhuma permissão para serem acessados | |
| Layouts | ||
| Agenda | ||
| MENU DO ICLIPS | PERMISSÕES | |
| CONFIGURAÇÕES | SÓ VISUALIZAR | VISUALIZAR E EDITAR |
| Agências | AGÊNCIA leitura | AGÊNCIA leitura e escrita |
| Colaboradores | COLABORADORES leitura | COLABORADORES leitura e escrita |
| Colaboradores + salário | – | ADMINISTRADOR |
| Colaborador externo | COLABORADOR EXTERNO leitura | COLABORADOR EXTERNO leitura e escrita |
| Clientes | CLIENTES leitura | CLIENTES leitura e escrita |
| Clientes + fee mensal e histórico | CLIENTES + FEE MENSAL leitura | CLIENTES + FEE MENSAL leitura e escrita |
| Grupo de clientes | CLIENTES leitura | CLIENTES leitura e escrita |
| Fornecedores | FORNECEDORES/VEÍCULOS leitura | FORNECEDORES/VEÍCULOS leitura e escrita |
| Veículos | FORNECEDORES/VEÍCULOS leitura | FORNECEDORES/VEÍCULOS leitura e escrita |
| Modelos de peça | PEÇAS leitura | PEÇAS leitura e escrita |
| Modelos de projeto | PEÇAS, TAREFAS E JOBS leitura | PEÇAS e TAREFAS leitura e JOBS leitura e escrita |
| Configurações do iClips | CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA e CLIENTES, DEPARTAMENTOS, SETOR/PRODUTOS/SERVIÇOS Leitura | CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA e CLIENTES, DEPARTAMENTOS, SETOR/PRODUTOS/SERVIÇOS leitura e escrita |
| Configurações dos projetos | CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA e PEÇAS, TAREFAS E PROJETOS leitura | CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA e PEÇAS, TAREFAS E PROJETOS leitura e escrita |
| Configurações de mídia | MÍDIA leitura | MÍDIA leitura e escrita |
| Blog | BLOG leitura | BLOG leitura e escrita |
| Auditoria | – | ADMINISTRADOR |
| Acesso | – | ADMINISTRADOR |
| MENU DO ICLIPS | PERMISSÕES | |
| PROJETOS | SÓ VISUALIZAR | VISUALIZAR E EDITAR |
| Minhas atividades | Não precisa de nenhuma permissão para ser acessado | |
| Gestão de atividades | GESTÃO DE ATIVIDADES | GESTÃO DE ATIVIDADES, PEÇAS, TAREFAS e PROJETOS leitura e escrita |
| Gestão de atividades + controle de horas | – | GESTÃO DE ATIVIDADES, CONTROLE DE HORAS, PEÇAS, TAREFAS e PROJETOS leitura e escrita |
| Carga de trabalho dos colaboradores | CARGA DE TRABALHO DOS COLABORADORES leitura | CARGA DE TRABALHO DOS COLABORADORES e PROJETOS leitura e escrita |
| Dashboard de atendimento | – | PROJETOS leitura e escrita |
| Projetos | PROJETOS leitura | PROJETOS, PEÇAS e TAREFAS leitura e escrita |
| Layouts | Não precisa de nenhuma permissão para ser acessado | |
| Agenda | Não precisa de nenhuma permissão para ser acessado | |
| Calendário editorial | – | PROJETOS leitura e escrita |
| MENU DO ICLIPS | PERMISSÕES | |
| CONTRATOS | VISUALIZAR | VISUALIZAR E EDITAR |
| Dashboard de mídia | – | MÍDIAS Leitura e escrita |
| Dashboard de produção | – | ORÇAMENTOS e OS leitura e escrita |
| Estimativas | ESTIMATIVAS leitura | ESTIMATIVAS leitura e escrita |
| Orçamentos | ORÇAMENTOS leitura | ORÇAMENTOS leitura e escrita |
| Eventos | EVENTOS leitura | EVENTOS leitura e escrita |
| PIs (Pedidos de Inserção) | MÍDIAS leitura | MÍDIAS leitura e escrita |
| Planejamentos de mídia | MÍDIAS leitura | MÍDIAS leitura e escrita |
| Planejamentos de mídia digital | MÍDIAS leitura | MÍDIAS leitura e escrita |
| Propostas | PROPOSTAS leitura | PROPOSTAS leitura e escrita |
| OS (Ordens de Serviço) | OS leitura | OS leitura e escrita |
| MENU DO ICLIPS | PERMISSÕES | |
| FINANCEIRO | VISUALIZAR | VISUALIZAR E EDITAR |
| Dashboard financeiro | CONTROLES FINANCEIROS | |
| Pré lançamento | PRÉ LANÇAMENTO leitura | PRÉ LANÇAMENTO leitura e escrita e ALTERAR LANÇAMENTOS |
| Lançamentos | CONSULTA LANÇAMENTOS | CONSULTA LANÇAMENTOS e ALTERAR LANÇAMENTOS |
| Transferências | TRANSFERÊNCIAS leitura e CONTROLES FINANCEIROS | TRANSFERÊNCIAS leitura e escrita e CONTROLES FINANCEIROS |
| Notas fiscais | BOLETO, NOTA E RECIBO leitura | BOLETO, NOTA E RECIBO leitura e escrita e CONSULTA LANÇAMENTOS entrada e a receber |
| Boletos | – | BOLETO, NOTA E RECIBO leitura |
| Gerar boletos | – | CONSULTA LANÇAMENTOS entrada e a receber |
| Conciliação de boletos | – | BOLETO, NOTA E RECIBO leitura e escrita |
| Conciliação bancária | – | CONTROLES FINANCEIROS |
| Contas | FINANCEIRO CADASTROS leitura | FINANCEIRO CADASTROS leitura e escrita |
| Categorias | FINANCEIRO CADASTROS leitura | FINANCEIRO CADASTROS leitura e escrita |
| Centro de custos | FINANCEIRO CADASTROS leitura | FINANCEIRO CADASTROS leitura e escrita |
| Recibos | – | BOLETO, NOTA E RECIBO leitura e escrita |
| MENU DO ICLIPS | PERMISSÕES |
| RELATÓRIOS | VISUALIZAR |
| Relatórios e B.I. | RELATÓRIOS BI |
| Projetos | RELATÓRIOS PRODUTIVIDADE |
| Projetos > Status do projeto | RELATÓRIOS e FORNECEDORES/VEÍCULOS leitura |
| Projetos > Horas trabalhadas por projeto | GESTÃO DE ATIVIDADES e RELATÓRIOS PRODUTIVIDADE |
| Projetos > Reportei | RELATÓRIOS e CLIENTES leitura |
| Contratos > Estimativas, Estimativa por colaborador e Estimativa por projeto | RELATÓRIOS e ESTIMATIVA leitura |
| Contratos > Planejamentos de mídia, Planejamentos previsto x realizado, PIs (Pedidos de inserção), Investimento em mídia, Investimento por tipo de mídia e Lista de Programas | RELATÓRIOS e MÍDIAS leitura |
| Contratos > Orçamentos | RELATÓRIOS e ORÇAMENTOS leitura |
| Contratos > Eventos | RELATÓRIOS e EVENTOS leitura |
| Contratos > OS (Ordens de Serviço) | RELATÓRIOS e OS (Ordens de Serviço) leitura |
| Contratos > Fee mensal | RELATÓRIOS, CLIENTES e FEE MENSAL leitura |
| Financeiro | CONTROLES FINANCEIROS |
| Financeiro > Comparativo Anual e Trimestral | RELATÓRIOS e RELATÓRIOS BI |
Agora que você já sabe como gerenciar as permissões de seus colaboradores, não deixe de conferir se eles estão com o acesso que precisam para realizarem suas atividades no iClips!
Ainda precisa de ajuda? É só nos chamar no [email protected] ou no chat da plataforma e vamos te ajudar!