Contratos e Empenhos

Entendendo a Gestão de Contratos e Empenhos

Para agências que atendem contas públicas ou grandes anunciantes, o controle de verbas e a conformidade da documentação comprobatória são pilares indispensáveis. É por isso que o iClips oferece um ecossistema focado em auditoria e prestação de contas.

Embora essas regras de comprovação alimentem diretamente o iCheck (nosso módulo de gestão de documentos), a inteligência de controle financeiro começa antes. O módulo de Contratos e Empenhos funciona de forma independente e está disponível para todos os clientes do Plano PRO e Enterprise.

Como as informações se conectam:

1. Contrato: O vínculo macro com o anunciante (ex: Contrato Anual de Publicidade).

2. Empenho: A reserva de uma fatia do valor do contrato para uma ação específica (ex: Campanha de Verão).

3. Projetos e Propostas: A execução do dia a dia, que consome o saldo desses empenhos de forma automática.

Abaixo, você confere o guia prático de como cadastrar, gerenciar e vincular esses documentos no seu sistema:

Cadastrando um Contrato

Acesse Proposta, Mídia e Produção > Contratos e Empenhos e clique em + Novo Contrato.

•Dados do contrato: Informe o cliente, número do contrato, valor total e vigência.

• Selecione o status do contrato. Esse status pode também ser atualizado diretamente na lista de contratos.

•Configuração de Canais (regras de comprovação): Este função será extremamente útil na conferência de documentos no iCheck. Você deve ativar os canais que serão utilizados (TV, Rádio, Internet, Produção, Custo Interno, etc.).

•Para cada canal, defina quais Documentos Obrigatórios o sistema deve exigir.

•Insira as Instruções de Entrega que os fornecedores ou a equipe interna devem seguir.

Lista de Contratos

É aqui que a agência visualiza todos os contratos, filtra por cliente, data ou status, identifica contratos próximos do vencimento ou já encerrados há poucos dias, e acessa os empenhos de cada contrato pelo menu de ações.

Vigência

• Para contratos ativos que vencem em até 90 dias, o sistema exibe o aviso: “Vence em X dias”.
• Caso o prazo já tenha sido ultrapassado, você verá o aviso: “Venceu há X dias”. Essa contagem começa a valer um dia após o término da data final.

Alteração de Status

Você pode alterar a situação de um contrato diretamente na lista, sem precisar entrar na tela de edição. Basta clicar na etiqueta colorida para abrir as opções:

• Ativo (verde): Indica que o contrato está vigente e operacional.
• Em Configuração (amarelo): Indica que o contrato ainda está em fase de preenchimento ou ajustes.
• Finalizado (cinza): Indica que o contrato já foi concluído.

Menu de Opções (Ícone ⋮)

Ao final de cada linha, o ícone de três pontos oferece acesso rápido às principais ferramentas de gestão:

• Excluir: Remove o contrato. Não é possível excluir um contrato que possua empenhos vinculados. Você deve excluir primeiro os empenhos e em seguida realizar a exclusão do contrato.
• Ver Empenhos: Direciona você para a tela de consulta de todos os empenhos vinculados a este contrato.
• Editar: Permite alterar as informações gerais do contrato.
• Histórico: Exibe o registro de todas as alterações feitas neste contrato desde a sua criação.

Cadastrando um Empenho

•Clique em + Novo Empenho.

•Preencha os dados: nome e número do empenho, data de emissão e valor. Também é possível adicionar um anexo ao empenho.

•Se o valor do empenho ultrapassar o saldo restante do contrato, o sistema exibirá um aviso, mas não impedirá o salvamento.

Campo Status:

• Em configuração: Status padrão/default.
• Ativo: Libera o empenho para utilização no sistema e permite o vínculo a projetos e propostas.
• Finalizado: Encerra o ciclo do empenho.

Lista de Empenhos

Dentro da lista de contratos, clique no menu de ações (⋮) e selecione Ver Empenhos. Todos os empenhos vinculados ao contrato serão exibidos nessa tela, juntamente com o nome do cliente, o número do contrato e sua data de término da vigência, além do saldo restante.

Cards de Resumo (Indicadores)

No topo da tela, o sistema apresenta três cards que oferecem uma visão rápida do contrato pai:

• Anunciante / Cliente: Exibe o nome fantasia e a razão social do cliente.
• Nº do Contrato: Mostra o número oficial e a data de término da vigência.
• Saldo restante: o saldo restante representa o valor do contrato que ainda não foi comprometido por empenhos. Ele indica quanto recurso você ainda tem “livre” para utilizar dentro daquele contrato específico. Para chegar a esse valor, o sistema subtrai o total de empenhos ativos do valor total do contrato:

Saldo Restante = Valor Total do Contrato – Total de Empenhos Cadastrados

•O sistema exibe o valor consumido de cada empenho e também monitora o Saldo Restante do contrato automaticamente à medida que novos empenhos são criados.

Vinculando projetos e propostas a um empenho

Ao criar um Projeto ou Proposta para o cliente do contrato é possível selecionar um empenho previamente cadastrado. Dentro do projeto, o empenho é selecionado na aba de Dados e dentro da proposta a seleção é feita na aba de Dados Gerais.

•Ele listará apenas os empenhos ativos para aquele cliente.

•Sincronização: Se você selecionar o empenho na Proposta, o Projeto vinculado será atualizado automaticamente (e vice-versa).

•O número do empenho passará a aparecer automaticamente nos PDFs de PI, Planejamento de Mídia, Orçamento, OS e Proposta. Se não houver empenho vinculado, o campo simplesmente não aparece no documento.

•Caso um projeto ou proposta antigo possua um empenho que foi digitado manualmente por texto (ou que tenha sido alterado para o status “Finalizado” posteriormente), o sistema não apagará o dado. Ele exibirá a informação original em modo de leitura. Se o usuário optar por editar o campo, ele será obrigado a escolher uma opção válida do dropdown dinâmico.