Aqui, você vai saber mais sobre:
Financeiro no iClips
Guia didático
Baseado em treinamentos reais com Pedro Miranda (iClips) e Alecão (contador). Tudo que você precisa saber sobre como o módulo financeiro funciona — do básico ao gerencial.
Neste guia
1. O que é o módulo financeiro do iClips
iClips é um ERP, não um sistema contábil
O iClips integra operação e financeiro: tudo que acontece em projetos pode chegar automaticamente ao financeiro. Mas ele não substitui a contabilidade — o contador precisa de um sistema contábil próprio.
ℹ️ Como o contador usa o iClips
O iClips não se integra diretamente a sistemas contábeis, mas permite exportar relatórios (DRE, fluxo de caixa, lançamentos) em PDF ou Excel. O contador importa esses arquivos no sistema contábil para gerar balancetes, balanço patrimonial etc. Alguns contadores têm acesso direto ao iClips para baixar os relatórios eles mesmos.
⚠️ Atenção
O financeiro do iClips cuida do fluxo de caixa e da análise de resultado. Investimentos imobilizados, aportes de sócios e dívidas de longo prazo precisam aparecer no balanço patrimonial, que é papel da contabilidade — não do iClips.
2. Receitas e despesas: operacional x não operacional
Essa é a distinção mais importante do financeiro no iClips. Ela define o que entra no DRE (cálculo de lucro/prejuízo) e o que não entra.
Entra no resultado
- Fee mensal (contrato recorrente)
- Comissão recebida de veículos
- Honorários de produção
- Serviços faturados com nota que ficam na agência
Não entra no resultado
- Repasses (dinheiro que entrou e saiu)
- Empréstimos recebidos
- Aporte de sócios
- Consórcio
- Qualquer valor que não fica com a agência
💡 Regra prática
Pergunta que ajuda a classificar: “Esse dinheiro ficou com a agência?” Se sim → operacional. Se não (foi repassado, é empréstimo, é investimento) → não operacional.
⚠️ Caso especial: repasse com nota fiscal
Mesmo que a agência emita a nota fiscal, se o dinheiro foi repassado integralmente para um parceiro, a receita ainda é não operacional — porque não ficou com a agência.
❌ Erro comum
Lançar consórcio, empréstimos ou imobilizados como despesas operacionais distorce o resultado real — parece que a empresa gasta mais do que realmente gasta na operação.
3. Lançamentos financeiros
Os 4 tipos de lançamento
| Tipo | Significa |
|---|---|
| Entrada | Dinheiro que já entrou na conta |
| A receber | Dinheiro previsto para entrar (projeção) |
| Saída | Dinheiro que já saiu da conta |
| A pagar | Conta prevista para pagar (projeção) |
📅 Boa prática: lançar 12 meses à frente
O recomendado é ter lançamentos projetados (a receber e a pagar) para pelo menos os próximos 12 meses. Isso permite enxergar a saúde financeira antes de ser pego de surpresa por um rombo de caixa.
Como funciona a baixa de um lançamento
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1
Lance a projeção
Crie o lançamento “a receber” ou “a pagar” com data de vencimento prevista e valor estimado.
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Edite no momento do pagamento
Quando o pagamento acontece, edite a data (para a data real) e o valor (para o valor efetivamente recebido/pago).
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Baixa parcial
Se o cliente pagou só parte do valor, o iClips permite baixa parcial: a parte paga vira “entrada” e o restante continua como “a receber”.
🚨 Cuidado com alteração de datas
Mudar a data de vencimento de um lançamento para o mês seguinte “esconde” inadimplência e distorce o histórico financeiro. Um cliente que deveria ter pago em janeiro aparece como se tivesse pago em dia, e o custo financeiro do atraso some da análise.
Rateio de lançamentos
Um único lançamento pode ser rateado entre múltiplas subcategorias ou centros de custo. Útil para: fatura de cartão com despesas variadas, conta de energia dividida por departamento, etc. Dentro da tela de lançamento, use a opção “ratear” e distribua por porcentagem.
4. Plano de contas (categorias)
O “plano de contas” no iClips se chama categorias e subcategorias. Cada lançamento financeiro é vinculado a uma subcategoria.
Estrutura
Categoria → vinculada a um indicador DRE (ex: despesas operacionais de custo fixo)
Subcategoria → onde cada lançamento é de fato registrado (ex: água, aluguel, salário)
Indicadores DRE disponíveis (fixos, não editáveis)
Receita operacional · Receita não operacional · Despesas operacionais de custo fixo · Despesas operacionais de custo variável · Despesas não operacionais · Nenhum (aparece no fluxo de caixa, mas não no DRE)
💡 Automatizar com cadastro de clientes/fornecedores
Em cada cadastro de cliente ou fornecedor, é possível definir a subcategoria padrão para cada tipo de receita ou despesa. Assim, quando um lançamento for vinculado, a subcategoria já vem preenchida automaticamente — sem precisar escolher toda vez.
Como corrigir uma categoria errada
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Crie a subcategoria correta
Cadastre a nova subcategoria com o indicador DRE correto.
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Filtre os lançamentos errados
Na tela de lançamentos, use o filtro avançado para buscar todos os lançamentos vinculados à subcategoria antiga.
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Altere em lote
Selecione todos → opções → alterar subcategoria → selecione a nova. O iClips move tudo de uma vez.
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Exclua a antiga
Agora sem vínculos, a subcategoria antiga pode ser excluída. O iClips não deixa excluir enquanto houver lançamentos vinculados.
5. Relatórios financeiros
| Relatório | O que mostra | Quando usar |
|---|---|---|
| DRE | Demonstração de resultado por competência ou por caixa. Receitas, despesas e resultado final. | Ver se a agência lucrou ou teve prejuízo no período. |
| Fluxo de caixa | Tudo que entrou e saiu (realizado) + projeções futuras. | Ver saldo de contas e saúde do caixa. |
| Lucratividade de cliente | Receitas do cliente — inclui o que já entrou e o que está lançado como “a receber” naquele mês. | ⚠️ É uma projeção de faturamento, não caixa real. Não usar para medir o que efetivamente entrou. |
| Fechamento de cliente | Separa o que efetivamente entrou do que está a receber. Mostra entrada/saída de mídia, custo interno e comissão. | Ver o caixa real por cliente — o que de fato foi recebido no mês. |
| Ranking de clientes | Cruza receita financeira com custo operacional de equipe (horas × valor hora). | Identificar clientes mais e menos rentáveis. |
⚠️ Diferença importante: lucratividade x fechamento
O relatório “Lucratividade de cliente” inclui valores a receber que podem não ter entrado ainda. Para ver o caixa real do cliente (o que efetivamente foi recebido), use o relatório “Fechamento de cliente”.
📥 Exportação
Todos os relatórios podem ser exportados em PDF ou Excel. A tela de categorias (plano de contas) não tem exportação direta — é necessário copiar item por item para uma planilha para ter uma visão geral.
6. Valor hora e custo de equipe
Como funciona
Cada colaborador tem um valor hora cadastrado. Conforme as pessoas apontam horas nas atividades (time sheet), o iClips calcula o custo operacional daquele colaborador por cliente — e compara com a receita gerada pelo cliente.
O que é overhead (encargos indiretos)
O valor hora não deve ser apenas salário ÷ horas. Precisa incluir os custos indiretos da empresa rateados por pessoa: aluguel, RH, benefícios, custos administrativos. Isso é o overhead. O iClips tem uma calculadora de valor hora que estima isso com base nas despesas operacionais dos últimos 12 meses.
🧮 Fórmula usada pelo iClips
Taxa de overhead = (despesas fixas ÷ receita líquida) × 100
Valor hora base = salário ÷ horas mensais
Valor hora final = valor hora base × (1 + taxa de overhead)
⚠️ Ponto de atenção
Se um colaborador apontar menos horas do que deveria, o custo hora real dele sobe (o salário é fixo, mas foi distribuído em menos horas). Fique atenta ao apontamento correto no time sheet — atividades não planejadas ou sem responsável definido também distorcem os dados.
7. Propostas comerciais
É possível criar propostas comerciais dentro do próprio iClips, sem precisar de documentos externos — e quando aprovadas, elas chegam automaticamente para financeiro e projetos.
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Cadastre o cliente como “prospecção”
Não precisa ativar o cliente. Use o status “prospecção” no cadastro.
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Crie a proposta
Em “propostas”, crie vinculando a um projeto. A proposta pode incluir custos internos, orçamento e mídia. A atividade pode se chamar “proposta” mesmo.
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Se aprovada
Ao aprovar, o projeto e os dados chegam automaticamente para o financeiro e para projetos.
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Se reprovada
Mude o status para “reprovado”. Isso encerra o projeto e a atividade — nenhum valor vai para o financeiro.
8. Cartão de crédito
✅ Melhor prática
Lance cada nota fiscal ou compra individualmente, com a subcategoria correta, antes de consolidar a fatura. Depois, agrupe as parcelas daquele mês numa fatura a pagar para o banco. Isso mantém rastreabilidade por documento e facilita a análise do contador.
Alternativa: lançar a fatura total com rateio
É possível lançar o valor total da fatura e usar a função de rateio para distribuir entre as subcategorias das despesas daquele mês. Menos detalhado, mas também funciona.
9. Benchmarks de mercado
Referências que o iClips usa nas reuniões consultivas para avaliar a saúde financeira de agências.
(% das despesas totais)
— sinal de alerta
ℹ️ O que pode causar folha alta
Equipe maior do que o necessário, colaboradores ociosos (poucos projetos atribuídos), modelo CLT com custo mais alto. O iClips ajuda a identificar ociosidade cruzando horas disponíveis × horas apontadas por colaborador no relatório de atividades realizadas.
⚠️ Contexto importa
Esses são benchmarks de mercado, não regras absolutas. Uma agência com modelo diferente pode ter uma composição de despesas saudável mesmo acima de 40%. O importante é entender o contexto antes de concluir.