Aqui, você vai saber mais sobre:
Abrindo um projeto
A abertura do projeto pode ser considerado o passo mais importante dentro do iClips.
Por meio do projeto é possível integrar todos os departamentos da empresa, gerar demandas e acompanhar todas as atividades solicitadas.
Cada projeto é representado por um número, que é seu identificador único. Ao lançar o primeiro Projeto no iClips, ele receberá o número 1, o segundo Projeto receberá o número 2, seguindo a sequência.
Para criar um Projeto, vá em Projetos > Projetos. Clique no botão “+Novo Projeto”.
Uma nova tela vai se abrir com os campos de preenchimento, sendo que os campos em vermelho são de preenchimento obrigatórios. Observe!
Dicas importantes:
- A prioridade do Projeto vai organizar a pauta dos funcionários envolvidos e o Dashboard de cada área.
- Somente projetos com Status “Autorizado” ou “Risco” terão suas peças e tarefas enviadas aos controles do tráfego e a para a equipe geral. Para o iClips, a sinalização desses 2 status é o comando para dar start ao Projeto. Entenda mais sobre os status disponíveis no próximo tópico.
- Os campos Fee Mensal e Verba vão ser preenchidos caso o Projeto esteja relacionado a algum contrato de Fee ou se tiver uma verba fixa para ser gasta.
- Um mesmo Projeto pode estar relacionado a diversos modelos de Projeto . (Leia aqui sobre o Modelo de Projeto).
Após preencher todas as informações necessárias na tela inicial, você pode:
- Salvar e continuar: Salvar essas informações e continuar o preenchimento de outros detalhes, como briefing e definição das peças.
- Salvar e fechar: Fechar essas informações e continuar o cadastro das demais em um outro momento.
- Cancelar: Deletar o projeto que preencheu;
Lembre-se que projetos abertos pelo cliente via “módulo de comunicação do cliente” chegam ao iClips da agência com status “aberto pelo cliente” e precisam ser “autorizados” para que as demandas cheguem até à criação.
Entenda cada status e seu impacto
Apenas projetos com status AUTORIZADO ou RISCO liberam as peças para serem feitas pela criação.
- Projeto autorizado é aquele que foi aprovado pelo cliente e já pode começar a ser executado. Hora de colocar a equipe pra produzir e trazer o melhor resultado pro seu cliente!
- Projeto de risco é feito por sua conta e risco, ou seja, ainda não foi aprovado pelo cliente mas você acredita que tem boas chances de ser e vai apresentar o projeto pra ele analisar.
Sobre os demais status disponíveis:
- Aberto pelo cliente: quando o cliente tem acesso ao iFlow ele pode solicitar uma demanda por lá mesmo, e dessa forma o projeto vai direto pro atendimento dar sequência ao processo. Lembrando que, para que ele seja executado, ele precisa estar em um status que permite isso.
- Aguardando aprovação: o Projeto já foi apresentado para o cliente e está a espera de um retorno dele para ser executado.
- Cancelado: é aquele status que a gente não quer utilizar né? Mas pode acontecer do cliente aprovar o projeto e desistir durante o processo. Nesse caso as demandas que estavam em andamento (peças e tarefas) são finalizadas e saem das pautas.
- Concorrência: normalmente esse status é mais utilizado por quem trabalha com licitação, pois assim fica mais fácil identificar os Projetos concorrentes e abrir orçamentos, PIs e propostas referentes a eles.
- Finalizado: pode comemorar! Esse status indica que o Projeto está concluído e o cliente satisfeito. =)
- Pré-produção: é usada quando o projeto depende de alguns fatores para dar início à confecção das peças, ou seja, elas ainda não podem ser feitas mas você já quer definir tarefas para serem executadas.
- Proposta comercial: serve para abrir novas propostas comerciais mas que ainda não possuem demandas para a criação.
- Stand by: pode ser que o Projeto já tenha começado a ser executado mas foi necessário pausá-lo ou ele ainda está aguardando o momento exato de ser iniciado.
Como as atividades aparecem no Gestão de Atividades/Minhas Atividades:
– Projetos com status AUTORIZADO e RISCO: aparecem todas as atividades;
– Projetos com status STAND BY, CANCELADO e FINALIZADO: nenhuma atividade aparece;
– Projetos com status AGUARDANDO APROVAÇÃO, ABERTO PELO CLIENTE, PRÉ PRODUÇÃO, PROPOSTA COMERCIAL e CONCORRÊNCIA: só aparecem as tarefas, as peças não.
Briefing
Você deverá responder as questões que foram cadastradas no iClips ao criar o modelo de Projeto .
Nessa tela, você pode inserir as informações e utilizar os recursos de edição de texto. Também é possível imprimir o briefing clicando no ícone de impressora no canto superior direito da tela.
Atividades
As atividades são as demandas que serão encaminhadas para o seu time executar. Cada uma delas aparece no painel “Minhas Atividades” do colaborador responsável.
Essas demandas são divididas em dois tipos: peças e tarefas. Sendo as peças tudo aquilo que depende de um fluxo de trabalho (ex: criação de uma arte que precisa passar por texto, criativo, aprovação…) e as tarefas todas as ações pontuais que serão realizadas nesse projeto (ex: criação de orçamento/ reuniões).
Entenda o que é “peça” e como criar
Em resumo: a peça é utilizada para direcionar atividades que dependem de um fluxo de trabalho, como uma arte, que precisa passar por texto > design > aprovação.
Na peça é possível especificar algumas informações para a execução do trabalho da melhor forma.
Para criar uma peça, acesse o projeto desejado > aba “atividades”. Logo no topo da página, escolha aopção “Nova peça” e busque por um modelo de peça já cadastrado. Selecione clicando em cima. A peça já vai ser criada e vai aparecer na listagem de atividades. Caso tenha interesse em criar uma nova peça, sem seguir nenhum modelo, basta digitar seu nome e apertar enter. Veja o gif abaixo:
Ao selecionar o modelo de peça desejado, você deverá concluir seu preenchimento.
Na peça é possível especificar algumas informações para a execução do trabalho da melhor forma.
Aba “Atividade”
Ao clicar na peça, logo na primeira tela da peça, você pode preencher o Status dessa peça, deadline, data de publicação, prioridade, tempo estimado de trabalho para essa peça e briefing.
Além disso, aqui você também pode preencher quais serão as etapas do workflow. A definição do fluxo dependerá de como funcionam os trabalhos em sua agência, mas o que deve ser levado em conta é que na peça você já pode deixar definido as datas e responsáveis por cada etapa para execução sequencial.
Veja um workflow de exemplo a seguir:
Aba “Texto“
Se essa for uma peça de redes sociais, por exemplo, na aba “texto” é possível determinar em quais mídias ela vai ser publicada: Facebook, Instagram, Twitter e Linkedin.
É aqui onde você irá acompanhar qual texto o seu criativo irá escrever para essa publicação.
Essas informações vão ser disponibilizadas para todas as pessoas envolvidas no workflow da peça, que pode ser personalizado da maneira que desejar.
Aba “Layouts“
Na aba “Layouts”, você pode acompanhar todos os arquivos anexados à peça pelo time criativo e também enviar arquivos diretamente por essa tela.
Aba “Comentários“
Essa é a tela na qual você acompanhará quais comentários estão sendo feitos sobre essa peça, e se for o caso, também poderá escrever suas observações para o time e, se desejar, para o cliente.
Aba “Histórico“
Por fim, na aba “histórico” você poderá acompanhar as principais ações realizadas nessa peça, desde a sua criação.
Entenda o que é “tarefa” e como criar
A tarefa deve ser utilizada para atividades pontuais a serem realizadas dentro do projeto. A grande diferença em relação à peça, é que a tarefa não possui fluxo de execução.
Por exemplo: montar um planejamento, fazer orçamento ou PI, uma reunião com o cliente, geração de um relatório, entre outras atividades que não envolvem a criação da agência e/ou não demandam uma sequência de execução.
Para criar uma tarefa, é só digitar o título que quer dar a ela e em seguida clicar em “enter” no seu teclado.
Após criar a tarefa, você pode completar as informações clicando nela:
Aba “Atividade“
Na aba “atividade” você pode preencher o Status dessa tarefa, data de início/fim, prioridade, tempo estimado de trabalho para essa tarefa e briefing.
Recorrência
Caso essa tarefa se repita, você pode criar uma recorrência para a mesma e replicá-la dentro desse projeto.
Aba “Comentários“
Essa é a tela na qual você acompanhará quais comentários estão sendo feitos sobre essa tarefa, e se for o caso, também poderá escrever suas observações.
Aba “Histórico“
Por fim, na aba “histórico” você poderá acompanhar as principais ações realizadas nessa tarefa, desde a sua criação.
Mais detalhes sobre a tela de atividades
Alguns outros recursos da tela de “atividades” são:
– A possibilidade de arrastar suas demandas e organizá-las como preferir;
– Ações em massa a partir da seleção de atividades, como: exclusão e alteração de responsáveis e datas;
– Ocultar a visualização de atividades já concluídas, deixando seu ambiente de trabalho mais organizado;
– Busca por palavras chaves que componham o título de uma atividade;
Demais abas do projeto
Além disso, temos dentro de projetos as seguintes abas:
- Em layout e anexos encontraremos os arquivos que foram inseridos dentro do projeto, como imagens ou pdfs, por exemplo.
- Em comentários, encontraremos os comentários realizados diretamente dentro do projeto;
- Em histórico, será possível conferir todas as alterações relacionadas ao projeto e a tudo que está relacionado à ele (como peças e tarefas, por exemplo);
- E na aba “dados” encontraremos as informações previamente cadastradas pelo usuário sobre o projeto em si, inclusive a data de criação do projeto no iClips e a data de conclusão prevista:
Tutorial em Vídeo
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