Realizar uma gestão eficiente em uma agência significa, dentre outras coisas, entender a importância em executar adequadamente e buscar sempre aprimorar os processos que movimentam a empresa. Para isso, é fundamental poder contar com as melhores ferramentas disponíveis da gestão da qualidade.
A gestão da qualidade é constituída por métodos cujos propósitos são assegurar que os procedimentos sejam cumpridos com eficácia e apresentem melhorias periodicamente para se conseguir adquirir competitividade, reduzir prejuízos e se preparar para eventualidades futuras que possam interferir no crescimento da agência.
Pensando nisso, elaboramos este artigo com as cinco principais ferramentas da gestão da qualidade para você aplicar e influenciar positivamente os processos em sua agência. Prossiga com a leitura e confira, agora, como usar esses potentes recursos!
Análise de matriz SWOT: Seja um mestre na pesquisa de mercado!
Com a matriz SWOT você consegue identificar as forças e fraquezas daos seus clientes e as oportunidades e ameaças externas
A importância da gestão da qualidade
Pela definição acima, é possível notar que a noção de qualidade em empresas pela gestão da qualidade perpassa por todos os pontos vitais do negócio. Por isso, a gestão da qualidade influencia diretamente em todo o fluxo de trabalho, auxiliando na análise e no planejamento estratégico do empreendimento inteiro.
Ao observar as ferramentas e os recursos que serão apresentados a seguir neste artigo, ficará mais clara a abrangência de efeitos positivos da gestão da qualidade em uma agência. Você verá que as técnicas utilizadas conseguem realizar funções diversas, desde identificar problemas recorrentes e apresentar suas respectivas soluções a avaliar quaisquer dois fatores específicos que possam ser medidos e tenham correlação direta.
Assim, o modo de aplicação de cada ferramenta deve ser de acordo com o que a demanda de qualidade de cada situação exige. Portanto, a necessidade em contar com as ferramentas da gestão da qualidade é latente para qualquer agência que queira crescer e destacar-se.
As 5 ferramentas da gestão da qualidade
Ainda que frequentemente seja lançada a nova ferramenta de gestão do momento, existem recursos e ferramentas da gestão da qualidade que formam a base de seus fundamentos e o núcleo da área e que são implementados com sucesso em todo mundo.
1. Análise SWOT
Trata-se de uma das ferramentas mais utilizadas no mundo em planejamento estratégico. Por meio da análise SWOT, é possível identificar pontos fortes e fracos internos, assim como características vantajosas e desvantajosas da empresa em relação ao mercado em que está inserida.
O nome do método é a sigla em inglês de Forças (Strenghts), Fraquezas (Weakness), Oportunidades (Oportunities) e Ameaças (Threats), que são os elementos que formam a Matriz SWOT. Por isso, no Brasil, o recurso também é chamado de FOFA, anagrama com as iniciais da sigla em português.
Por meio da análise SWOT, é possível não apenas listar esses fatores como relacioná-los para elaborar planos de ação, sejam, por exemplo, para maximizar o aproveitamento de uma oportunidade ou para reduzir os impactos negativos de uma fraqueza da empresa.
2. Fluxograma
O uso do fluxograma é praticamente imprescindível para qualquer empresa que busque ordem e padronização em suas atividades, características intrínsecas à gestão da qualidade. A razão de tamanha importância dá-se porque o fluxograma é crucial para mapear e controlar as etapas dos processos em uma empresa e evitar problemas, como refação.
Ao usar um fluxograma de processo, é possível representar visualmente a trajetória real de produção de um produto ou serviço, assim como o caminho projetado idealmente para que a ação seja otimizada. Dessa forma, o fluxograma descreve cada passo e etapa de uma série de atividades, da mesma maneira que atribui os responsáveis por processo.
Aplicativos atuais de gestão de processos já contam com melhorias no fluxograma, como o workflow.
3. Diagrama de Pareto
O diagrama de Pareto é uma representação gráfica de uma relação considerando a proporção 80/20. Ao utilizá-lo, é estabelecido que 80% dos resultados obtidos em uma agência são causados por 20% das operações realizadas.
Desse modo, essa ferramenta serve como forma de diagnosticar as causas prováveis e urgentes de um problema ou uma situação negativa. Como resultado, é possível focar os investimentos e esforços no que realmente importa e afeta a maior parte do desempenho da empresa.
4. 5w2h
Apesar de seu complicado nome, a ferramenta 5w2h é uma das mais simples e intuitivas de serem usadas. Da mesma forma, também é um dos recursos mais versáteis e poderosos da lista, podendo ser aplicado em virtualmente qualquer situação que se deseje uma compreensão mais abrangente de um objeto de estudo.
O seu nome é uma indicação das iniciais em inglês das sete perguntas cruciais que estruturam a análise pelo método. As cinco perguntas iniciais começam originalmente com W:
- What? (O que?)
- Why? (Por quê?)
- Where? (Onde?)
- When? (Quando?)
- Who? (Quem?)
Então, partimos para as duas últimas questões, iniciadas com a letra H:
- How? (Como?)
- How much? (Quanto?)
Como se pode perceber, por meio das perguntas listadas, é possível orientar-se facilmente sobre as características de uma situação, suas causas e seus efeitos.
5. Ciclo PDCA
Esse método está mais ligado às etapas práticas na execução de algum projeto. Por isso, é bastante aplicado quando se precisa dar o primeiro passo ou vencer uma barreira de produtividade. A principal vantagem do Ciclo PDCA é sua simplicidade conceitual e praticidade, como pode ser notado pela tradução de sua sigla, originalmente em inglês:
- Plan (planejar): estabelecer o que será realizado e o objetivo;
- Do (executar): realizar o plano;
- Check (averiguar): avaliar os resultados obtidos;
- Act (agir): melhorar pontos de acordo com resultado.
Agora você já conhece as principais ferramentas da gestão da qualidade. De todo modo, é importante atentar-se para o fato de que a melhor solução para uma empresa em termos de gestão da qualidade é contratar serviços especializados, como um software de gestão. Atualmente, é possível integrar processos de departamentos distintos no mesmo aplicativo de forma ágil e segura.
Logo, é recomendado que a empresa consiga aliar uma equipe competente, mesmo que enxuta, com ferramentas da gestão da qualidade modernas, como o sistema do iClips.
