O cotidiano de uma agência é pautado por vários processos e tomadas de decisões estratégicas em diversas etapas dos projetos desenvolvidos. Isso significa que realizar a gestão da qualidade implica obrigatoriamente em atentar-se para a organização de todo o fluxo de trabalho. Nesse contexto, se destaca a necessidade e importância do workflow.
Workflow é o termo usado no meio empresarial que se refere à automação de processos internos para mapear e integrar eficientemente o fluxo de trabalho. Quer saber melhor como a implantação de workflow pode aprimorar sua agência? Prossiga a leitura e entenda!
O que é um sistema de workflow e como ele deve funcionar?
Para que você entenda as vantagens e melhorias trazidas pelo workflow nos processos de uma agência, é importante entender como funciona um sistema que realiza o controle e garante a sinergia do fluxo de trabalho.
Todo projeto tem diversas etapas, que vão desde os primeiros esboços até o pós-venda ou pós-entrega. Nessas fases transitam vários documentos, informações e demandas operacionais entre departamentos e profissionais. Por isso, a integração e comunicação entre essas etapas e agentes envolvidos é fundamental para minimizar erros e gargalos e otimizar praticamente todos os procedimentos adotados nos projetos.
Essa otimização é garantida uma vez que a implantação de um sistema de workflow adequado consegue reduzir significativamente o desperdício de tempo e recursos humanos. Dessa forma, a tecnologia workflow consegue assegurar que os processos estejam levando o tempo e o capital humano destinados a eles.
Como o workflow pode otimizar a gestão da qualidade?
Por meio de um workflow adequado às tecnologias digitais é possível obter processos padronizados e escaláveis, reduzindo erros operacionais comuns e auxiliando a gestão da qualidade. Portanto, a forma como as tarefas são realizadas podem ser analisadas objetivamente para a diminuição de gargalos e falhas nos processos.
Além disso, a automação de procedimentos e a facilidade em monitorar os projetos trazem diversas consequências positivas. Os seus efeitos beneficiam aspectos distintos e cruciais da agência, como a saúde financeira e o clima organizacional.
Fluidez no gerenciamento
Uma das principais vantagens desfrutadas ao implantar um sistema de workflow é, como o nome sugere, a fluidez nos processos ou, em outras palavras, o desenvolvimento do fluxo de trabalho.
Um workflow define bem quais são os agentes responsáveis por cada tarefa. Da mesma forma, um sistema de workflow avançado consegue até mesmo realizar a comunicação entre as pessoas responsáveis pelas etapas de um projeto. Com isso, elas podem administrar melhor o tempo gasto e antecipar fases ou próximos projetos por conta própria, por exemplo.
Autonomia para a equipe
Pela automação de processos relativos à organização e comunicação das etapas de um trabalho, um workflow consegue eliminar a necessidade de usar o tempo de profissionais em cargos estratégicos com atividades operacionais. Mais tempo disponível para executar suas funções significa mais autonomia no trabalho para adotar a abordagem que o profissional queira.
Com o uso da ferramenta oferecida pelo iClips, é possível aproveitar informações preenchidas anteriormente, além de contar com um dashboard em que é possível observar facilmente gargalos, como na área de criação.O diagrama de Gantt e o método kanban são essenciais para visualizar o tráfego na agência.
Agilidade nas aprovações do cliente
A partir do uso do workflow, etapas e procedimentos desnecessários são identificados e eliminados. Assim, ocorre uma agilidade em todo processo de produção, aprimorando a velocidade com que os produtos são entregues.
Consequentemente, o resultado disso é a aprovação mais rápida dos clientes, assim como a antecipação de projetos e processos futuros. Confira nosso modelo de briefing para que as aprovações sejam mais certas ainda!
Redução de custos
Uma das maneiras mais eficientes de reduzir custos sem afetar a lucratividade de uma empresa é por meio da automação de procedimentos operacionais. A razão disso é a eliminação da falha humana do processo, ou seja, não há mais possibilidade de erro causado por quem realiza a tarefa.
Igualmente, a automação de processos burocráticos resulta em dados mais confiáveis e precisos. Logo, decisões estratégicas tomadas em cima dessas informações têm maior assertividade do que teriam se fossem baseadas em relatórios realizados por humanos.
Com isso, a automação de vários procedimentos imprescindíveis resulta na economia de recursos gastos para reparar falhas ou das consequências desencadeadas. Portanto, a automação de atividades que implique na eliminação da falha humana é um importante recurso da gestão de custos.
Eficácia na comunicação interna
A comunicação interna de uma agência define a eficiência com que os elementos que a integram se comunicam e interagem. As redes comunicativas dentro de uma empresa devem ser caracterizadas pela sua natureza relacional, de forma que todos os integrantes sejam emissores e receptores no processo de comunicação.
Portanto, é fundamental entender que a comunicação interna não ocorre apenas de cima para baixo de acordo com a hierarquia da organização. Dessa forma, a comunicação horizontal entre as pessoas e setores também tem um papel imprescindível na forma com que os processos são conduzidos na agência.
Com um bom software de workflow, a comunicação sobre as atribuições de cada profissional envolvido no projeto é realizada diretamente à pessoa responsável, por meio do sistema. Do mesmo modo, o acesso ao andamento da tarefa e do projeto também é fornecido aos profissionais envolvidos.
Melhoria no processo criativo
Trabalhar com criatividade é enfrentar o desafio da gestão de tempo. Pelo mesmo motivo, a melhoria no sistema de gerenciamento de processos por meio do workflow permite alcançar o equilíbrio perfeito entre flexibilidade e padronização para as atividades criativas.
Ao trazer melhorias significativas para o fluxo de trabalho, os processos criativos adquirem maior autonomia e capacidade de serem geridos mais eficientemente.
Agora que foi apresentado a maneira como o workflow auxilia na gestão de projetos e sua forma de atuação, fica clara sua importância para uma agência. Ao adotar essa solução, as empresas podem adquirir competitividade e reduzir desperdícios.
Da mesma forma, a gestão da qualidade é aprimorada especialmente pela capacidade do sistema de workflow em criar modelos e padronizações em todas as etapas da tarefa — da demanda à pós-venda. Por isso, contar com um sistema moderno de workflow pode fazer toda diferença no crescimento da produtividade da sua empresa.
Está interessado nas vantagens que só um sistema completo pode oferecer, incluindo funcionalidades de workflow? Agora você tem a oportunidade de testar gratuitamente nosso sistema. Aproveite!
