Fazer uma agência crescer não é das tarefas mais fáceis. É preciso muito planejamento, dedicação, estratégias para evitar gastos excessivos e focar muito na otimização da gestão. E foi justamente isso que a Salsa Comunicação fez: investiram na tecnologia como propulsor do negócio. O resultado? 70% a mais no faturamento e muito mais controle dos processos da agência.
Quem nos conta essa história é Caue Fernando Guimarães, diretor da Salsa, localizada em São Paulo. Ele é formado em Publicidade e Propaganda e tem pós-graduação em Marketing e Comunicação. Segundo ele, a introdução do Studio nos processos da agência foi uma verdadeira virada de chave para possibilitar seu crescimento.
Curioso para saber a trajetória de sucesso da Salsa Comunicação e onde o iClips entra nessa história? Então acompanhe nossa entrevista com o Caue!
iClips: Conta pra gente a história da Salsa Comunicação e qual a missão da agência.
Caue: A Salsa Comunicação surgiu em 2011 com a ideia de atender clientes em diversas demandas de marketing e comunicação, aliando sua criatividade a ações que tragam resultado. Nosso objetivo é crescer como agência, sempre valorizando as pessoas por trás dos negócios, formando, assim, colaboradores satisfeitos e engajados; e clientes que se tornam verdadeiros parceiros de negócios.
Hoje somos 2 sócios, eu e o André Rinaldi, diretor de criação, também responsável pelo RH e pelo Financeiro da agência.
iClips: Quais problemas vocês tinham internamente antes do Studio?
Caue: Por algum tempo na Salsa Comunicação tínhamos um organizador de tarefas (Basecamp), que atendeu por algum tempo apenas para gerir tarefas, mas não tinha um timesheet eficiente. Além disso, após diversas mudanças que fizemos em nossos processos e no nosso próprio modelo de negócios, chegamos a conclusão que só seria possível alcançar o crescimento desejado se conseguíssemos ter um controle preciso da maneira como investíamos o tempo na agência.
Tínhamos a necessidade de cruzar estas informações com os dados financeiros, para termos uma visão mais completa do custo e da lucratividade de cada colaborador, projeto ou cliente.
iClips: O que vocês precisavam para resolver esses problemas?
Caue: Começamos a fazer um quadro comparativo entre diversas ferramentas, e estabelecemos como prioridade encontrar uma ferramenta verdadeiramente all-in-one, que atendesse a 3 critérios importantes que estabelecemos:
- Que fosse um gestor de tarefas eficiente, que ajudasse a organizar melhor o fluxo de trabalho da agência com um timesheet que nos desse a visão e o controle necessário dos nossos processos;
- que fizesse a gestão financeira, a cargo do meu sócio André, e oferecesse desde o simples controle de pagamentos e recebimentos até a emissão de boletos e notas fiscais. Era preciso que a ferramenta ainda cruzasse estes dados com o nosso controle de horas;
- que tivesse um ambiente, ferramenta ou interface que pudesse ser acessado pelo cliente para controles, aprovações e até para adequar melhor nosso fluxo de trabalho à rotina do cliente. Assim poderíamos automatizar e gerir melhor o controle sobre etapas ou tarefas que fazíamos manualmente, ou por diversas ferramentas (como Basecamp, Outlook, Google Agenda, etc.).
Em princípio, parecia algo impossível, criado apenas na nossa mente ou em um mundo ideal. Mas nos empolgamos muito quando conhecemos o iClips, pois o salto que pretendíamos em nossa gestão e em nosso negócio só seria possível com uma ferramenta como esta.
Das diversas plataformas que pesquisamos, a única que preenchia todos os quesitos (e ainda com alguns “extras”) era o iClips. Ela ainda trazia a vantagem de ser totalmente nacional, critério não-prioritário, mas importante para nós. Isso porque assim conseguimos firmar uma parceria com um fornecedor nacional, fortalecendo nosso ecossistema, um forte valor para a Salsa.
iClips: E quais foram as mudanças positivas que você observou ao implantar o iClips?
Caue: Acabamos de completar um ano de iClips e, na verdade, não houve apenas uma mudança positiva. Houve uma mudança completa de mindset na agência, pois os colaboradores começaram a ver o tempo como nossa matéria prima.
As equipes começaram a controlar o tempo de outras formas e começaram a buscar por mais produtividade. Além disso, nós passamos a ter uma visão totalmente diferente para a gestão, gerando um raio-x do nosso negócio que não tivemos em 8 anos e trazendo diversas surpresas e muitos ganhos.
O iClips trouxe mais valor para o nosso trabalho, pois passamos a fazer uma melhor precificação para os clientes sobre nossas atividades, jobs e até refações.
Usamos hoje o iClips (ou mais especificamente o iJob) até como um argumento de vendas. O iJob é praticamente um entregável para o cliente, pois otimiza a gestão para ambos os lados.
iClips: Com estas melhorias, é provável que os números na Salsa Comunicação tenham mudado também. Existe algum, em especial, que reflita esse momento da agência?
Caue: Associamos muito o crescimento da Salsa em 2019 a todas as mudanças no negócio e nos processos que propusemos em nosso planejamento. Só conseguimos isso graças ao controle e acompanhamento que tivemos com o iClips. As principais mudanças em números foram:
- Fomos de 10 para 12 funcionários
- Crescemos 84% no valor que vendemos, comparados a 2018
- Crescemos 70% com relação ao faturamento, comparado a 2018
E o mais legal é que esse crescimento é prova do remodelamento do nosso negócio ter dado certo. Crescemos isto mantendo a mesma base de clientes do ano anterior. Tivemos ganho real no fit dos clientes (maiores), no ticket médio, na precificação e no controle de produtividade e lucratividade. Agora é só aumentar a base neste padrão para chegar em patamares maiores.
iClips: Quais processos ficaram mais otimizados com o iClips? Quais problemas foram sanados ou diminuídos?
Caue: O fluxo de trabalho ficou completamente alterado após iniciarmos com o iClips, pois não tínhamos sequer como criar um workflow de trabalho (sim, isso era feito manualmente ou por e-mail!).
Hoje criamos workflows específicos para cada tipo de tarefa, incluindo o cliente e sua aprovação; mapeamos refações (internas e dos clientes), as quais não tínhamos a menor ideia do seu impacto em nosso negócio; e fazemos toda a gestão e o acompanhamento dos nossos clientes, verificando a lucratividade de cada um.
Esse acompanhamento era um problema grande internamente, pois tínhamos impressões que não podiam ser confirmadas. Mas o iClips nos deu a visão real da lucratividade ou dos gaps de cada operação, para cada cliente.
Com isso remodelamos o fit do nosso cliente, definimos melhor os serviços que prestamos (ou que paramos de prestar) e geramos até alterações no nosso contrato e modelo de atendimento, a partir de diversas percepções que tivemos.
iClips: E como foi o processo de implantação da ferramenta e adaptação da equipe?
Caue: Tínhamos muito receio em aderir a um novo sistema, pois tínhamos mais de 7 anos de histórico de toda nossa operação em uma outra ferramenta, e verificamos que seria impossível fazer a migração para qualquer outra. Então, teríamos que começar do zero.
Evidentemente, houve um tempo de adaptação por conta do hábito que tínhamos criado com essa outra ferramenta, mas a consultoria que tivemos foi crucial (e fator preponderante para decidirmos pelo iClips).
O time de Customer Success da iClips nos ajudou muito a atravessarmos este período de adaptação e nos habituarmos com a ferramenta nova, de forma atenciosa, eficiente, e super flexível, acelerando quando precisamos para concluir a implementação antes do previsto, sem prejuízo à nossa operação.
iClips: Como é a sua vida/negócio atualmente?
Caue: A dinâmica da Salsa é completamente diferente hoje, com um ritmo de crescimento e entregas bastante acelerado. Pessoalmente, minha rotina já tem mudado muito, pois fico muito mais focado nos processos e em análises destes dados que obtemos para gerar melhorias e buscar mais produtividade, sucesso dos clientes e lucratividade para a agência. Consigo focar muito mais na gestão do que na operação, e já vemos alguns ganhos nisso.
iClips: E quais são os planos da Salsa Comunicação para o futuro?
Caue: A ideia é continuar crescendo, e em taxas semelhantes ou até superiores, além de aumentar a equipe e mudar para um lugar maior.
iClips: Qual o maior diferencial da iClips que você percebeu neste um ano de parceria?
Caue: Desde o início, todos na iClips foram MUITO parceiros, fazendo algo que particularmente buscamos muito em nossas parcerias aqui na Salsa: muito mais que benefícios ou vantagens, buscamos parcerias para alavancarmos o nosso negócio.
É fundamental lidarmos com pessoas que não queiram apenas tratar de soluções ou ferramentas, mas que busquem compreender o nosso dia a dia, nossas dores, nosso negócio e as oportunidades que temos para crescer, e nos ajudem com este olhar consultivo, e ao mesmo tempo parceiro.
E então, quer ter os mesmos resultados positivos da Salsa Comunicação, aumentar seu faturamento e ainda ter chance de fazer sua agência crescer? Então conheça o sistema que possibilitou esse sucesso!
