O iClips é uma ferramenta construída pensando na otimização de processos para agências de publicidade, pois entendemos o desafio para esse público e criamos um software de gestão de projetos para agências com funcionalidades exclusivas do mercado.
Por isso hoje irei abordar os principais diferenciais que proporcionamos a agências e que fazem do iClips a principal ferramenta para gerenciar tudo em um único lugar — e que você não encontrará essas funcionalidades em outros softwares.
Fique até o fim do texto e não tenha dúvidas de que podemos ajudá-lo a ter uma gestão de alta performance!
1. Controle seus projetos e sua produção
Tendo em vista que o lado criativo e operacional representa o maior volume de trabalho dentro de uma agência, proporcionamos a gestão de projetos para a organização da rotina e acompanhamento de projetos que estão sendo executados no momento.
Dentro do nosso dashboard de atividades há a possibilidade de ver tudo o que está sendo executado, tendo visão geral do tráfego na agência através do Kanban, Gantt, blocos ou listas.
Mostramos informações como o projeto que está sendo executado, como por exemplo \”definição de verba e segmentação da audiência\”, o cliente para qual o projeto será executado, quem são os responsáveis pela tarefa, sua prioridade (baixa, média ou alta) e como essa tarefa está em relação a seu deadline, se ela se encontra dentro do prazo ou em atraso.
Uma ótima opção para se ter a visão geral de como está a execução de cada job e poder acompanhar de perto caso seja necessário.
Gerencie o tempo gasto nas atividades e gere relatórios valiosos
Sabemos que o tempo é valioso nas agências e quanto mais tempo disponível para ser genial, melhor!
Para isso o iClips conta com o Timesheet, uma ferramenta ideal para quem deseja calcular o tempo gasto nas tarefas do dia a dia, pois esse recurso ajudará além de calcular o tempo, a facilitar a precificação dos jobs, porque ele permite saber a partir do cruzamento de dados, se o tempo gasto na execução das tarefas está de acordo com o valor da hora precificada pela agência.
Sabemos que as vezes a precificação não corresponde ao real valor e preço de cada ação e utilizamos da análise do tempo gasto nas atividades para ajudar na tomada de decisões e precificação dos serviços dasua agência.
2. Construa fluxo de trabalho e tenha modelos de jobs predefinidos
Cada tarefa executada tem seu próprio fluxo dentro de uma agência, não é?
Coletar as informações, passar para os responsáveis, executá-las, revisar e publicar, este pode ser um exemplo de um fluxo, mas e quando a aprovação do budget é necessária? Ou quando é preciso adicionar um colaborar externo para uma etapa, como por exemplo um estúdio de fotografias e filmagens?
Tendo isso em mente, nós possibilitamos a criação do seu próprio fluxo de trabalho de acordo com as necessidades de cada tarefa a ser executada, tornando o trabalho mais dinâmico e eficiente.
Além da organização do trabalho, temos o outro lado da moeda, onde é possível ter uma visão geral dos gargalos de cada etapa de criação e observar onde contém mais atrasos ou refações e então pensar em como a etapa pode ser otimizada para aumentar sua eficiência e minimizar o custo negativo de cada atraso.
Já os modelos pré-definidos ajudam na hora de abrir um novo job mantendo configurações já utilizadas com informações cadastradas previamente, como informações do briefing e as tarefas a serem executadas.
Replicar processos que já sabemos que funciona bem é essencial para otimização da gestão e aumento da produtividade nas agências.
3. Integração do financeiro com outros setores da agência
Uma parte essencial do iClips é que toda a sua agência esteja integrada com a ferramenta, e isso certamente inclui o seu setor financeiro!
Se você está se perguntando o motivo, vamos explicar.
Quando falamos de dados financeiros, entramos em dois pontos, da contabilidade e gestão do financeiro, e o cruzamento de dados a partir de trabalhos realizados — como por exemplo o Timesheet, explicado anteriormente.
É possível que você acompanhe de perto todos os resultados dos projetos da sua agência através do recurso DRE, utilizando como base o plano de contas e também organizar as áreas da agência com o centro de custo.
No módulo financeiro existe um dashboard que ajuda a ter uma visualização das movimentações e uma projeção pros próximos meses com base na movimentação de meses anteriores.
Queremos que você tenha total controle de todas as demandas da agência, do momento da chegada do job, passando pela emissão de boletos até o momento de gerar a nota fiscal do cliente.
Reduza a inadimplência de sua agência
Pensando na cobrança, desenvolvemos uma régua que facilita o controle de todos os boletos enviados para os seus clientes, reduzindo esquecimentos na hora de realizar a cobrança (ou de solicitá-la) e, consequentemente, as inadimplências.
Além de criar mensagens personalizadas, você determina as datas de envio para antes ou depois do vencimento, acompanhando todo o fluxo de envio de emails e como resultado temos a abertura para uma relação mais amigável com seus clientes, uma vez que todos os procedimentos de cobrança são antecipados, gerando ainda credibilidade para sua agência e uma segurança maior para seu fluxo de caixa.
4. Comunique com seu cliente e colaboradores externos
Sabemos que em muitas agências o ato de se comunicar com seu cliente ou algum colaborador externo pode se tornar em um problema que causaria desgaste para ambos os lados e a fim de facilitar esse processo focamos em soluções que facilitam a troca de informações e formalização da comunicação.
O módulo de comunicação com o cliente otimiza de forma simples e rápida seu processo de comunicação entre ambas as partes e isso é feito através de uma plataforma de acompanhamento do cliente que traz agilidade no fluxo de produção e benefícios ao relacionamento, onde é possível ter interações como:
- Solicitar demandas para a agência;
- acompanhar o status de cada tarefa;
- aprovar campanhas;
- solicitas ajustes;
- comentar nas peças.
E para os colaboradores externos temos uma outra visão onde é possível que eles recebam as demandas e interajam com a agência, sem necessariamente terem acessos a projetos de outros clientes, trazendo segurança para a agência e seus clientes.
5. Relatórios inteligentes com um click
Se você que está lendo este conteúdo é a pessoa responsável pelos dados estratégicos da agência, essa parte é para especialmente para você!
Por meio do nosso menu de Relatórios fornecemos uma série de dados que podem ser interessantes para você acompanhar a performance da sua agência de forma prática e assertiva. O iClips tem mais de 40 relatórios, como produtividade, indicadores financeiros, comparativo anual e trimestral, desempenho de vendas, planejamento de mídia, relatório de refações e muito mais para você mensurar seus resultados.
Fornecemos os dados necessários para que a sua utilização da plataforma seja a mais estratégica possível e gerando insumos para a tomada de decisão,
6. Gerencie seus contratos em um só lugar
Um fator interessante que proporcionamos é poder centralizar e fazer uma gestão eficiente de seus contratos, com orçamentos, planejamento de mídia, negociações de fee mensal e segurança em sua aprovação.
Dentro do iClips é possível selecionarmos uma peça associada a um determinado job, criar e replicar orçamentos a partir daí, poupando tempo e evitando possíveis erros.
Já no planejamento de mídias trabalhamos com a divisão de todas as inserções a serem produzidas para as suas contas, organizando informações de vários veículos em um único documento para apresentar aos clientes.
E por fim nós ajudamos a gerar sua proposta de fee mensal, que depois de aprovada é automaticamente sinalizada para o financeiro com os valores a serem lançados, dando praticidade no processo e agilidade na troca das informações entre departamentos de sua agência.
Não espere para entregar aos seus clientes propostas completas com todas as informações do planejamento de mídia, como orçamentos, eventos e resumo do investimento!
7. Saiba a performance de seu time e clientes
Tomar decisões não é um processo fácil e para facilitar sua vida prezamos pelo fornecimento de dados confiáveis para sua interpretação, por isso temos nosso B.I a seu favor para construir uma inteligência de negócios baseada em dados e informações precisas.
Dentro do iClips é possível encontrar uma variedade de recursos e aplicações, que permitem a criação de relatórios, painéis de dados e gráficos. Assim, você tem acesso a dados reais e estruturados para tomar decisões eficientes e confiáveis, como por exemplo o perfil de seus clientes.
Como assim?
É simples.
Com o recurso Ranking de clientes, é possível ter uma visualização clara e simples de quais clientes são mais rentáveis para sua agência. Além disso, você poderá gerar resultados de acordo com a categoria que escolher, como a quantidade de horas trabalhadas no período ou em relação ao custo do trabalho.
Tenha um controle eficaz de cada projeto
Você sabia que através da Margem do Job e Cliente é possível avaliar o retorno que aquele job ou cliente está trazendo pra agência, através de valores de fee mensal, comissões, honorários e custo interno?
Sim, nós também te ajudamos com isso, pois dessa forma, você tem acesso de forma simples a um controle mais eficaz de cada projeto.
Imagine um cenário onde você possui 2 clientes, que possuem fees mensais diferentes:
- 1º cliente: fee mensal de YY
- 2º cliente: fee mensal de YYYY
O cliente com o fee menor demanda em torno cerca de 10 refações por mês, sendo que um segundo demanda uma quantidade 4 refações, sabemos que neste cenário o gasto das horas trabalhadas do primeiro cliente será maior que a do segundo e o fato dele ter um fee mensal 2x menor, significa que a saúde financeira para mantê-lo pode não valer a pena.
Esse é só um exemplo dos relatórios de performance que temos disponíveis na plataforma e que podem ajudar na construção de uma rotina de alta performance.
Se você se interessou pela solução e deseja conhecer de perto o iClips, não deixe de entrar em contato conosco nosso software!
