Quando uma agência começa a crescer, é comum que o fluxo de trabalho se torne mais complexo e alguns erros no fluxo de trabalho surjam. Muitos gestores, especialistas na parte técnica de marketing e publicidade, acabam enfrentando dificuldades na gestão, o que pode comprometer a eficiência da equipe e, consequentemente, os resultados do negócio. Se você sente que sua agência está perdendo tempo com retrabalho, enfrentando problemas de comunicação ou que os prazos vivem sendo estourados, este artigo vai te ajudar a identificar e corrigir os principais erros no fluxo de trabalho.
Falta de processos bem definidos
Imagine um job urgente chegando e cada membro da equipe lidando com ele de maneira diferente. Isso gera confusão, atrasos e retrabalho. Se os processos não estão bem definidos e documentados, o conhecimento acaba ficando apenas na cabeça de algumas pessoas, tornando a operação caótica. Um exemplo disso é o Grupo Phocus, que enfrentava desafios para organizar suas demandas internas e garantir um fluxo de trabalho mais eficiente. Ao adotar processos mais estruturados e revisar suas operações, a agência conseguiu reduzir gargalos e aumentar a produtividade da equipe.”
Como resolver esse problema e garantir um processo mais fluido?
- Mapeie o fluxo atual – Identifique como cada job passa pela agência, desde a entrada até a entrega. Entenda quais são as etapas críticas e onde estão os gargalos.
- Crie um processo padrão – Defina cada etapa, quem é responsável e quais ferramentas serão usadas. Isso evita que cada job siga um caminho diferente.
- Documente tudo – Utilize um guia interno ou um software de gestão para registrar os processos e garantir que todos sigam o mesmo fluxo.
- Treine a equipe – Apresente os novos processos e explique como eles melhoram o dia a dia da agência. Isso reduz a resistência às mudanças.
- Reveja periodicamente – Sempre que um gargalo surgir, ajuste o processo para que ele continue eficiente e escalável.
Um fluxo de trabalho estruturado, com etapas e responsabilidades claras, evita gargalos e melhora a produtividade. Documentar esses processos não só otimiza o tempo, mas também garante que novas contratações consigam se adaptar rapidamente.
Comunicação descentralizada
Se você já perdeu informações importantes em uma avalanche de e-mails, mensagens no WhatsApp e reuniões sem foco, sabe como a comunicação descentralizada pode ser prejudicial. Além disso, o uso de múltiplos softwares – como ferramentas distintas para gestão de tarefas, finanças e mídia – também gera fragmentação e dificulta o acompanhamento do progresso de cada projeto. A falta de um canal único para concentrar todas as informações pode causar ruídos, desalinhamento e até erros no fluxo de trabalho, impactando o cumprimento dos prazos. A solução está em adotar uma plataforma integrada, onde todos os processos e atualizações estejam centralizados. Assim, sua equipe pode acessar tudo de forma mais eficiente e colaborativa, sem a necessidade de navegar por diferentes sistemas.
Falta de métricas e indicadores
Você sabe exatamente quanto tempo sua equipe gasta em cada job? Ou qual é o impacto das refações na rentabilidade da agência? Se a resposta for não, é um sinal de que sua agência pode não estar monitorando métricas essenciais. Sem dados concretos, é difícil identificar gargalos e tomar decisões informadas. A chave está em definir indicadores que ajudem a medir a eficiência e a performance dos principais processos da agência.
Para isso, é importante focar em KPIs (Key Performance Indicators) que estão alinhados com os objetivos da sua agência. Alguns exemplos incluem:
- Gestão de projetos: Tempo médio de execução de cada job e percentual de tarefas entregues no prazo. Isso ajuda a identificar se os processos de planejamento e execução estão sendo bem cumpridos.
- Rentabilidade: Margem de lucro por cliente e impacto das refações no orçamento original. Essas métricas ajudam a analisar a eficiência dos projetos e a identificar onde os custos estão impactando os lucros.
- Qualidade e Satisfação do Cliente: Taxa de retorno de clientes e Net Promoter Score (NPS). A satisfação dos clientes é um reflexo direto da qualidade dos seus processos de entrega e comunicação.
- Produtividade da equipe: Número de tarefas concluídas por colaborador dentro de um período específico. Essa métrica ajuda a entender se os times estão sendo produtivos e a identificar potenciais problemas de sobrecarga ou falta de recursos.
Estabelecer essas métricas e revisá-las regularmente permite que você ajuste os processos de forma eficiente, melhorando a performance da agência e assegurando que os objetivos estratégicos estão sendo alcançados.
Ter acesso a dados precisos sobre tempo investido por job, margem de lucro por projeto e produtividade da equipe ajuda na tomada de decisões. Softwares de gestão, como o iClips, oferecem relatórios que facilitam esse controle e permitem ajustes mais estratégicos.
Sobrecarga da equipe
Se sua equipe está constantemente sobrecarregada, isso pode ser um sinal de que as tarefas não estão sendo distribuídas de forma equilibrada. Isso gera estresse, baixa produtividade e aumento de erros. Ferramentas de gestão de capacidade ajudam a distribuir demandas de maneira mais justa, evitando a sobrecarga e garantindo um fluxo de trabalho mais saudável. Além disso, definir prioridades e alinhar expectativas com os clientes pode evitar o acúmulo de demandas urgentes de última hora.
Falta de padronização na execução das tarefas
Cada designer entrega arquivos de um jeito diferente? Os conteúdos do time de redação seguem formatos variados? A falta de padronização dificulta a revisão e a continuidade do trabalho, gerando retrabalho e atrasos. Criar guias de boas práticas e padronizar processos garante mais eficiência e consistência nas entregas, além de facilitar a colaboração entre equipes.
Desorganização no gerenciamento de prazos
Perder prazos é um dos erros mais críticos para qualquer agência. Jobs atrasados comprometem a credibilidade do negócio e podem levar à insatisfação dos clientes. A falta de um sistema de acompanhamento de prazos e tarefas faz com que a equipe trabalhe sob pressão, impactando a qualidade das entregas. A solução é adotar uma ferramenta de gestão que permita visualizar cronogramas, definir responsáveis por cada etapa e acompanhar o andamento dos projetos em tempo real.
Falta de alinhamento entre equipes
Se os times de criação, atendimento e financeiro não estão alinhados, as chances de erros no fluxo de trabalho aumentam. Muitas agências operam de forma isolada entre setores, sem um fluxo de trabalho claro que conecte as equipes. Realizar reuniões periódicas de alinhamento e utilizar um sistema integrado de gestão são soluções para garantir que todos estejam na mesma página e saibam exatamente o que é esperado de cada área.
Ignorar feedbacks e não revisar processos
Os processos da sua agência são revisados periodicamente ou você segue no modo “sempre fizemos assim”? O mercado muda constantemente, e manter processos ineficazes pode comprometer a eficiência. O feedback dos clientes e da própria equipe é essencial para identificar melhorias e otimizar o fluxo de trabalho. Revisar processos regularmente evita desperdícios de tempo e melhora a qualidade das entregas.
Falta de um planejamento estratégico para o crescimento
Muitas agências operam no modo “apagar incêndios”, resolvendo problemas à medida que surgem, sem um planejamento sólido para o futuro. Isso dificulta o crescimento sustentável do negócio. Definir metas claras, estruturar processos críticos e investir em inovação são passos fundamentais para garantir que a agência cresça sem comprometer a qualidade das entregas.
Checklist final: sua agência comete esses erros?
- Os processos internos estão bem definidos e documentados?
- A comunicação é clara e centralizada?
- Você monitora métricas para avaliar a eficiência do time?
- Tarefas repetitivas são automatizadas?
- A equipe está sobrecarregada?
- Há padronização nas entregas?
- Os prazos estão sendo cumpridos?
- As equipes estão alinhadas?
- Os processos são revisados regularmente?
- Existe um planejamento estratégico para o crescimento?
Se você marcou “não” para alguma dessas perguntas, talvez seja hora de corrigir os erros do fluxo de trabalho da sua agência. Pequenos ajustes podem fazer uma grande diferença na produtividade e nos resultados do seu negócio.
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