Lucratividade em foco: como aumentar a margem de lucro da sua agência?

Sua agência fecha novos contratos, a equipe está a todo vapor, o faturamento cresce… mas, no final do mês, a sensação é que a lucratividade não acompanha esse ritmo? Se você costuma se fazer essa pergunta, saiba que não está sozinho. No dinâmico mercado de comunicação e marketing, muitas agências se veem presas em um ciclo de muito trabalho e pouca margem efetiva. A verdade é que faturar alto é importante, mas não é sinônimo de lucrar.

A lucratividade real, aquela que sustenta o crescimento saudável e a longevidade do negócio, vai muito além da receita bruta. Ela reside na capacidade de gerar lucro consistentemente após cobrir todos os custos e despesas da operação. E isso não acontece por acaso. Exige uma combinação de estratégia afiada, controle rigoroso e gestão baseada em dados.

Se você busca entender como tornar a agência mais lucrativa de forma sustentável, este é o seu ponto de partida. Prepare-se para transformar a gestão da sua agência e colher os frutos de uma operação verdadeiramente rentável.

Faturamento versus lucro: entendendo onde o dinheiro realmente está

No universo das agências, é fácil se deixar levar pela métrica do faturamento. Contratos assinados, projetos entregues, notas fiscais emitidas, tudo isso compõe a receita bruta que entra no caixa. No entanto, confundir faturamento com lucro é um dos erros mais perigosos para a saúde financeira do negócio. A diferença, basicamente, é:

• Faturamento (ou Receita Bruta): é o valor total das vendas de serviços ou produtos em um determinado período, antes de qualquer dedução. Pense nele como todo o dinheiro que a agência gerou com suas atividades principais.
• Lucro: é o que realmente sobra do faturamento após a dedução de todos os custos e despesas necessários para operar a agência. Isso inclui salários, impostos, aluguel, ferramentas, custos de produção, freelancers, comissões, etc. O lucro pode ser bruto (receita – custos diretos variáveis) ou líquido (receita – todos os custos e despesas, fixos e variáveis).

Vamos a um exemplo prático:

Uma agência fatura R$ 150 mil por mês. Parece ótimo, certo? Mas, se os custos fixos e variáveis chegam a R$ 135 mil, o lucro real é de apenas R$ 15 mil, ou seja, 10%. Isso sem considerar imprevistos, inadimplência ou aumento de escopo. Esse número está muito abaixo do benchmark recomendado de 25% a 35% de lucro líquido. 

Muitas agências estão operando com margens muito apertadas e nem se dão conta. Um pequeno descontrole, um projeto mal precificado, uma demanda extra não prevista ou um cliente que atrasa pagamento, já comprometem o caixa.

Com base no que vimos aqui em iClips, lidando diariamente com centenas de agências de diferentes portes e especialidades, algumas situações bem comuns são:

• Fee Mensal cheio de refações: um cliente paga um valor fixo considerável, mas as constantes solicitações de ajustes não previstas em contrato, a falta de um briefing claro ou a dificuldade da equipe em acertar na primeira entrega consomem horas e recursos, diminuindo drasticamente a margem daquele contrato.
• Projetos de alto valor com escopo mal definido: a agência fecha um grande projeto, mas a falta de clareza sobre o escopo, entregáveis e limites de alterações abre brechas para o famoso “já que está fazendo, inclui só mais isso aqui”, transformando o que seria lucrativo em um ralo de horas não remuneradas.
• Gestão de verbas de mídia com faturamento direto agência: grandes verbas de mídia faturadas pela agência elevam o faturamento. Mas não se engane: a maior parte é repassada aos veículos. O lucro real da agência vem apenas da comissão, que é uma fração do valor total gerenciado e gira entre 10% e 20%.
• Alocação ineficiente de colaboradores: um erro frequente que afeta a lucratividade é a má alocação de recursos por nível de senioridade e custo. Um exemplo clássico é direcionar um profissional sênior, com um valor/hora mais alto, para executar tarefas operacionais ou de baixa complexidade que poderiam ser perfeitamente desempenhadas por um assistente ou profissional júnior (com valor/hora menor). 

Essa prática não só encarece a execução daquela tarefa, diminuindo a margem do projeto, como também impede que o talento mais experiente se dedique a atividades estratégicas, de maior valor agregado e compatíveis com seu nível e potencial de retorno para a agência.

Como aumentar a lucratividade da agência: ações imediatas para impulsionar sua margem

Felizmente, existem ações práticas e relativamente imediatas que você pode implementar para começar a ver resultados e aumentar a lucraticidade da agência em curto prazo. 

1. Faça uma revisão dos seus serviços

Avalie quais serviços realmente geram lucro. Serviços que demandam muito esforço da equipe e trazem pouco retorno financeiro precisam ser revistos, reformulados ou até removidos do portfólio. Às vezes, um serviço que parecia um diferencial está corroendo sua margem.

Nossa sugestão, para uma visão estratégica, é considerar o tempo e o custo das horas que sua equipe investiu. A Análise de Lucratividade Consolidada no iClips oferece justamente esse panorama da sua agência, trazendo a lucratividade real de cada cliente/projeto e ajudando você a tomar decisões mais inteligentes através de informações como tempo estimado x tempo trabalhado, quais serviços foram executados, quanto isso custou para a agência e quanto ela recebeu do cliente de fato.

2. Corrija falhas de precificação

É comum subestimar o tempo ou recursos necessários para um projeto. Adote uma metodologia clara para formar preços, levando em conta custos diretos, indiretos, margem desejada e capacidade produtiva. Precificar corretamente é uma das formas mais diretas de aumentar a lucratividade.

É importante que o seu software de gestão te ajude a avaliar se sua precificação está realmente cobrindo os custos e dando lucro. Aqui em iClips você pode avaliar sua margem de lucro por projeto. Essa análise detalhada, que considera custos de pessoal, custos de terceiros e receitas, ajuda a validar seus preços e identificar imediatamente projetos com margens baixas ou negativas, indicando a necessidade urgente de corrigir sua forma de precificar.

3. Reduza desperdícios

Retrabalho, tarefas duplicadas, refações constantes e desalinhamento entre áreas são fontes de desperdício. Automatize o que puder, padronize processos e estimule a comunicação clara. O tempo do time é um dos ativos mais valiosos da agência. 

A inteligência artificial, por exemplo, pode ser uma ótima ferramenta para ajudar, nesse sentido, da gestão de projetos à operação. 

Além disso, é importante monitorar a carga de trabalho dos colaboradores para evitar ociosidade e gargalos, garantindo o uso eficiente do tempo da equipe. 

4. Analise sua base de clientes

Você sabe quais clientes são realmente lucrativos? Muitas vezes, o cliente que mais ocupa o time é o que traz menor retorno. É importante avaliar se o seu software de gestão consegue te ajudar a identificar quais contas merecem prioridade, e quais podem ser revistas.

O ranking de clientes em iClips permite visualizar rapidamente quais contas são mais rentáveis e basear suas decisões de gestão em dados concretos.

5. Estabeleça limites para escopo

Um dos maiores vilões da lucratividade é o escopo aberto ou mal definido. Implemente uma política clara de controle de escopo, com registro de mudanças e negociação de valores extras sempre que necessário.

Vale lembrar que refações constantes podem ser um forte indicativo de que o escopo não está bem definido ou controlado. Por isso, é importante que você controle a quantidade de refações para identificar projetos onde o escopo pode ter “escapado”.

Implementar essas ações exige disciplina e uma mudança de mentalidade, mas o impacto na lucratividade da agência pode ser significativo e relativamente rápido.

Como manter a lucratividade no dia a dia: boas práticas

Aumentar a lucratividade no curto prazo é um passo importante, mas o verdadeiro desafio é manter essa margem saudável ao longo do tempo. Isso requer práticas de gestão sólidas na rotina da agência, transformando a busca pela eficiência e lucratividade em um processo contínuo.  Abaixo, listamos alguns pilares que vão te ajudar a sustentar a a margem de lucro também no longo prazo: 

1. Controle de escopo rigoroso e contínuo:
   Não basta apenas definir o escopo na proposta e contratos de fee mensal e não olhar mais para esse contrato. É preciso ter um processo claro para lidar com solicitações de alteração ou adição durante o projeto.  Nossa sugestão é educar sua equipe e seus clientes sobre esse processo. Se uma solicitação extrapola o escopo original, por exemplo, é importante que o colaborador esteja apto a analisar o impacto, informar o cliente e apresentar um orçamento adicional. Treine sua equipe para que eles não tenham medo de cobrar pelo trabalho extra.
2. Monitoramento preciso do tempo e da produtividade:
   Uma coisa que precisa ficar clara é que timesheet é inteligência, não punição. Geralmente, a implementação do timesheet ainda enfrenta resistência, mas é importante reforçar o quão indispensável é essa ferramenta. O objetivo não é vigiar a equipe, mas sim entender para onde o tempo (seu recurso mais caro) está indo. Sem saber quantas horas foram gastas em cada projeto ou tarefa, é impossível calcular a lucratividade real daquele trabalho ou cliente. O timesheet fornece a matéria-prima para essa análise. Além disso, dados de tempo podem revelar tarefas que consomem mais horas do que o previsto, processos ineficientes ou até mesmo a necessidade de treinamento para a equipe. Softwares de gestão que integram o apontamento de horas diretamente às tarefas e projetos simplificam muito esse processo.
3. Análise constante da rentabilidade por projeto e cliente:
   Além do faturamento total, olhe para dentro! Calcule regularmente a margem de lucro de cada projeto finalizado e de cada cliente ativo. É possível fazer esses cálculos de forma manual, mas softwares de gestão integrado podem calcular a lucratividade automaticamente para você. Com iClips, sua parte é garantir que as receitas e todos os custos associados sejam corretamente imputados no sistema. Com esses dados registrados, a ferramenta entrega a lucratividade e a margem de lucro, mostrando onde sua agência realmente ganha ou perde dinheiro.

Quer ver na prática como essa análise, facilitada pelo iClips, pode transformar uma agência? Confira o case da Agência Cooperative.

4. Gestão eficiente de recursos e capacidade:
   Alocação inteligente: garanta que as pessoas certas estejam trabalhando nas tarefas certas, considerando suas habilidades e o custo/hora. Evite sobrecarregar alguns membros da equipe enquanto outros ficam ociosos. Use dados de projetos atuais e a projeção de caixa para prever a necessidade futura de recursos. Isso ajuda a tomar decisões sobre contratações ou alocação de freelancers com antecedência.
5. Acompanhamento de indicadores chave (KPIs):
   Ao invés de métricas genéricas, foque no que realmente impacta seu dia a dia e sua estratégia: Além da lucratividade por projeto/cliente, acompanhe outros KPIs cruciais, como o percentual de atividades entregues em dia versus em atraso. Isso é crucial para identificar gargalos no fluxo de trabalho, avaliar a produtividade da equipe e garantir a satisfação do cliente. O que notamos por aqui é que as ações que vão mover o ponteiro do aumento da margem de lucro, não estão no financeiro, e sim na operação. Abaixo, listamos alguns exemplos de indicadores que podem ser importantes nesse processo:

• Número de refações por projeto ou cliente: o retrabalho excessivo baixa a lucratividade e pode indicar falhas de comunicação ou escopo. Verifique se a quantidade de refações está condizente com o que foi contratado.
• Utilize o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) para responder perguntas vitais: Sua agência está dando lucro real? Para onde vai o dinheiro que entra? Existem custos que podem ser otimizados? Tenha uma visão clara das suas finanças.
• Ter um ranking de clientes baseado na lucratividade permite verificar quais contas são suas “estrelas” e quais podem estar demandando muito esforço para pouco retorno ou até prejuízo. Isso direciona suas ações comerciais e de relacionamento.

Manter a rentabilidade da agência não é um evento isolado, mas um processo contínuo de monitoramento, análise e ajuste. Incorporar essas práticas de gestão transforma a operação, tornando-a mais resiliente, eficiente e lucrativa.

Exemplos de erros que comprometem a margem e como evitá-los

Muitas vezes, a lucratividade de uma agência é minada não por uma grande perda evidente, mas por uma série de pequenos erros e negligências que se acumulam ao longo do tempo. Para facilitar a identificação, resumimos abaixo em um checklist, os principais erros que notamos, o impacto no dia a dia e como evitá-los. Vale dar uma atenção especial a esses pontos, caso a lucratividade da sua agência esteja abaixo do esperado:

1. Precificação baseada em “achismo” ou apenas na concorrência:
   • Erro: definir preços sem conhecer os próprios custos, apenas copiando o mercado ou usando um multiplicador arbitrário sobre salários.
   • Impacto: margens apertadas ou negativas, incapacidade de investir no crescimento, vulnerabilidade a qualquer aumento de custos.
   • Solução: implementar cálculo de custo por hora detalhado, considerar o valor agregado e revisar preços periodicamente.
2. Aumento de escopo não combinado:
   • Erro: aceitar solicitações extras de clientes sem formalizar ou cobrar por elas, por medo de desgastar a relação.
   • Impacto: horas de trabalho não remuneradas, sobrecarga da equipe, atrasos em outros projetos, erosão total da margem do projeto/contrato.
   • Solução: escopo claríssimo na proposta, processo formal de gestão de mudanças, comunicação transparente sobre custos adicionais.
3. Falta de controle de tempo:
   • Erro: não exigir ou não analisar os apontamentos de horas da equipe, considerando-os burocráticos ou desnecessários.
   • Impacto: impossibilidade de calcular a rentabilidade real por projeto/cliente, dificuldade em identificar gargalos e ineficiências, precificação imprecisa.
   • Solução: implementar o uso de timesheets como ferramenta de inteligência de negócios, integrada ao sistema de gestão de projetos.
4. Apego a clientes deficitários:
   • Erro: manter clientes que, após análise, consistentemente dão prejuízo ou margem mínima, seja pelo baixo valor do contrato, demandas excessivas ou má gestão do relacionamento.
   • Impacto: recursos da agência sendo drenados para uma conta não lucrativa, impedindo o foco em clientes mais rentáveis ou na prospecção.
   • Solução: análise periódica da rentabilidade por cliente e coragem para renegociar contratos ou, em último caso, dispensar clientes que trazem mais prejuízo do que lucro.
5. Gestão financeira reativa:
   • Erro: olhar para as finanças apenas no fim do mês para pagar contas, sem um fluxo de caixa projetado, sem análise de DRE regular ou planejamento orçamentário, dependendo de controles manuais ou planilhas isoladas que não se conversam.
   • Impacto: falta de previsibilidade, sustos com falta de caixa, decisões tomadas sob pressão, dificuldade em planejar investimentos.
   • Solução: implementar rotinas de controle financeiro (fluxo de caixa, DRE), usar ferramentas que integrem dados financeiros e operacionais, criar um orçamento anual. Conforme o Sebrae aponta, o ideal é concentrar todas as informações financeiras em uma ferramenta digital, pois assim os dados ficam integrados e permitem mais controles e decisões mais assertivas. 
6. Processos internos caóticos e falta de padronização:
   • Erro: cada projeto é feito de um jeito, a comunicação é descentralizada (e-mails, WhatsApp, planilhas soltas), não há templates ou checklists para tarefas recorrentes.
   • Impacto: retrabalho frequente, perda de tempo buscando informações, inconsistência na qualidade das entregas, dificuldade em escalar a operação.
   • Solução: mapear e otimizar fluxos de trabalho, padronizar processos chave (briefing, criação, aprovação), centralizar a comunicação e a gestão de tarefas em uma plataforma única.

Evitar esses erros não significa criar uma burocracia engessada, mas sim estabelecer processos inteligentes que protejam a lucratividade da agência e permitam que a criatividade e o talento da equipe brilhem de forma sustentável.

Como a tecnologia ajuda a preservar e escalar a lucratividade

Gerenciar todos os aspectos que influenciam a rentabilidade da agência, como precificação, escopo, tempo, recursos, finanças e projetos, pode parecer uma tarefa complexa e desafiadora, especialmente usando planilhas desconectadas ou múltiplos softwares que não conversam entre si. É aqui que a tecnologia, especificamente um sistema de gestão integrado (ERP focado em agências), se torna um poderoso aliado.

Veja como a tecnologia certa pode ajudar a implementar e sustentar as práticas discutidas:

1. Visibilidade 360º e em tempo real: Em vez de caçar dados em planilhas, e-mails e sistemas separados, uma plataforma integrada centraliza informações de projetos, tarefas, pautas, timesheets, financeiro e rentabilidade. Permitindo assim uma visão clara e instantânea da saúde financeira de cada projeto e da agência como um todo, facilitando a identificação rápida de problemas e oportunidades.
2. Automação de processos e redução de trabalho manual: Tarefas repetitivas como criação de pautas a partir de propostas aprovadas, geração de relatórios, acompanhamento de prazos, envio de lembretes e até mesmo o fluxo de aprovações podem ser automatizadas ou simplificadas. Isso libera um tempo valioso da equipe para se dedicar ao trabalho criativo e estratégico que gera valor para os clientes e receita para a agência. Reduz erros humanos e agiliza as entregas.
3. Dados confiáveis para tomada de decisão: Com o timesheet integrado às tarefas e projetos, e o financeiro conectado, a plataforma calcula automaticamente a rentabilidade por projeto, cliente, com base em dados reais, não estimativas. Dashboards e relatórios apresentam essas informações de forma clara, o que substitui o “achismo” por decisões informadas sobre precificação, alocação de recursos, negociação com clientes e planejamento estratégico.
4. Controle preciso de prazos, escopo e custos: Ferramentas de gestão de projetos dentro da plataforma permitem acompanhar o progresso das tarefas, controlar prazos, registrar solicitações de alteração de escopo e comparar o tempo/custo realizado com o orçado. Isso ajuda a manter os projetos dentro do prazo e do orçamento, facilita a identificação e cobrança de escopo adicional e melhora a previsibilidade dos custos.
5. Comunicação centralizada e ágil com o cliente: Incluir o cliente diretamente no fluxo de aprovação de peças e projetos dentro da plataforma centraliza a comunicação, organiza o histórico de feedbacks e aprovações em um único local, e reduz drasticamente a necessidade de trocas de e-mails ou mensagens em outras ferramentas. Isso agiliza economiza tempo da equipe gerenciando comunicações externas, melhora a experiência do cliente e reduz ruídos que podem levar a refações custosas.
6. Melhoria na previsibilidade financeira e de recursos: Ao integrar dados de propostas em andamento (pipeline), projetos atuais e capacidade da equipe, a plataforma oferece uma visão mais clara das receitas futuras, das necessidades de caixa e da disponibilidade de pessoal. Isso facilita o planejamento financeiro, a gestão do fluxo de caixa e a tomada de decisões sobre contratações ou investimentos, evitando surpresas desagradáveis.

Investir em tecnologia não é um custo, mas sim um investimento estratégico na eficiência, controle e, consequentemente, na lucratividade em agências. Uma ferramenta integrada como o iClips é desenhada especificamente para os desafios das agências, ajudando a transformar dados operacionais em inteligência de negócio e a sustentar uma rentabilidade da agência saudável e escalável.

Agir proativamente para identificar e corrigir esses pontos de vazamento é crucial. Não se trata de engessar a criatividade, mas sim de criar um ambiente onde ela possa florescer de forma financeiramente saudável. Uma agência rentável é uma agência que pode investir mais em sua equipe, em inovação e em entregar resultados ainda melhores para seus clientes.

Pronto para colocar essas práticas em ação e ter controle total sobre a rentabilidade da sua agência?

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