Qual é a melhor forma de reduzir custos? Esta pergunta persegue qualquer gestor de agência dia após dia: como ter ideias inovadoras para cortar gastos tendo um plano de ação para aumentar a lucratividade? Afinal, para assegurar uma boa gestão financeira, é preciso estar de olho nesses dois indicadores.
De fato, é uma questão que diz respeito a todas as áreas da agência e, dependendo do caminho a ser seguido para respondê-la, pode impactar no crescimento e na saúde da organização. Não é aconselhável cortar gastos que impactem na lucratividade – e não dá para perseguir um aumento da margem de lucro sem atentar para o budget das campanhas.
É preciso encontrar um equilíbrio entre esses dois fatores financeiros para que as contas não desandem e você não perca em produtividade na agência. Confira agora neste artigo tudo o que você precisa saber para que as finanças da sua agência estejam sempre no verde e rumo ao crescimento! Você entenderá:
- Quais práticas impactam negativamente na lucratividade?
- Como aumentar a lucratividade?
- E como cortar gastos?
- Como o custo de aquisição do cliente ajuda a reduzir custos?
- Como diferenciar custos fixos e variáveis para economizar na agência?
- A gestão de custos e a redução de falhas podem contribuir para a economia?
- Qual é o formato efetivo para otimizar a gestão da agência?
Boa leitura!
Quais práticas impactam negativamente na lucratividade?
Primeiramente, devemos pensar quais fatores podem ser ruins para o rendimento da agência como um todo. De maneira geral, uma gestão que não integre os setores e que não possua uma metodologia concreta para ser aplicada nos processos é o principal gargalo na lucratividade. Outras atitudes também colaboram para piorar esse quadro, como:
- colocar profissionais caros para executar tarefas simples;
- depender de briefings mal estruturados;
- não considerar o tempo gasto nas alterações solicitadas pelos clientes;
- dar descontos nos serviços sem avaliar a margem disponível;
- ter uma má gestão de pessoas;
- padecer de excesso de burocracias.
Como resolver esse cenário?
O primeiro passo é conhecer a capacidade produtiva da equipe para facilitar o planejamento operacional. Ou seja, alocar profissionais cujo perfil se encaixe no tipo de serviço solicitado e, dessa forma, manter o custo operacional dos jobs sempre condizente com o que o cliente está disposto a investir.
Outro ponto interessante é melhorar a gestão de projetos e campanhas, para que não haja refações e o tempo gasto seja o mais eficiente possível.
Para isso, um software de gestão completo, com relatórios financeiros eficientes, ferramentas para visualização em tempo real da execução de tarefas e uma metodologia voltada para a otimização de todos os processos, pode ser o melhor caminho para aumentar a lucratividade da agência e reduzir custos.
Calculando o lucro dos serviços a partir dos relatórios de produtividade
Com uma equação simples, é possível verificar se a lucratividade está positiva e se esse lucro possibilita o crescimento da agência. Com ela dá para verificar também se os custos de produção estão elevados. É basicamente assim:
Lucro Bruto = Faturamento – Custos de Produção
Em relação aos indicadores usados como base de cálculo, pode-se:
- ratear o salário pelas horas de trabalho do mês;
- incluir os custos desse profissional na folha de pagamento da agência;
- ter a tabela do sindicato das agências como base de referência para definir o valor/hora;
- incluir as despesas operacionais com maquinário, energia, internet, telefone, insumos etc.
Além disso, você pode utilizar vários relatórios para entender melhor as relações de custo e faturamento. Analise quais clientes são mais ou menos rentáveis; veja quais foram os pagamentos de jobs e serviços realizados pelos clientes; examine quanto foi gasto em comissões aos fornecedores; faça mais relatórios de fechamentos de jobs e clientes para ter um panorama da receita da agência em um determinado período.
Como aumentar a lucratividade?
E então, quais medidas tomar para melhorar os ganhos com as campanhas para seus clientes de maneira saudável? O mais importante, aqui, é conseguir pensar em estratégias de crescimento que levem em consideração o nível de maturidade da sua gestão, para que você não coloque o carro na frente dos bois e não tenha problemas com gastos excessivos mais para a frente. Você pode aumentar a lucratividade:
- melhorando a precificação de seus jobs e serviços;
- promovendo o crescimento dos clientes atuais;
- criando fontes de receitas adicionais. Algumas agências inovaram e comercializaram seus serviços por meio da venda de modelos de design, como a freepik.com, ou com a criação de um produto SaaS (Software ou Solução Vendida como Serviço);
- estruturando um funil de vendas para a prospecção de novos negócios;
- melhorando a produtividade da equipe;
- padronizando processos nas áreas de serviço e gerenciamento, como onboarding de clientes, gestão de projetos, faturamento etc.;
- organizando processos para identificar rapidamente se um prospect tem fit com sua agência antes de perder tempo elaborando uma proposta;
- desenvolvendo estabilidade financeira com uma gestão integrada;
- cobrando pelo planejamento estratégico das campanhas;
- construindo reputação e autoridade no mercado para ter mais poder de barganha com clientes;
- investindo no recrutamento e desenvolvimento de novos profissionais.
E como cortar gastos?
Beleza, vimos comoaumentar a lucratividade. Mas como fazer isso reduzindo custos? Tente começar com pequenas mudanças antes de tomar medidas mais impactantes, se for o caso.
Pode ser que você não esteja aproveitando o máximo da capacidade de seu time e de seus sistemas; nesse caso, só melhorar nesses pontos já pode ser suficiente. Ainda assim, outras estratégias podem ser interessantes para a redução de custos, como:
- não precisar contratar novos colaboradores para atender a mesma quantidade de clientes;
- usar inteligência artificial e chatbots para automatizar tarefas corriqueiras, a fim de que o marketing foque áreas estratégicas e a criação de bons conteúdos;
- rever seus fornecedores para verificar se você não está pagando caro por um serviço e se concorrentes não têm um preço mais em conta, sem perder em qualidade;
- buscar parcerias para projetos que tragam resultados aos seus clientes;
- monitorar constantemente suas métricas para visualizar de forma ágil gargalos em sua estratégia;
- adotar uma ferramenta de gestão integrada, sem que seja necessário utilizar vários softwares que não viabilizam a integração do time e, consequentemente, custam mais para a empresa.
E mais uma dica: aquilo que não é medido não pode ser melhorado. Rastreie todas as mudanças que você fizer em sua gestão, relacionadas tanto ao corte de gastos quanto ao aumento da lucratividade. Faça testes A/B, mude processos apenas para um cliente ou tente trabalhar com freelas por um período.
Como o custo de aquisição do cliente ajuda a reduzir custos?
Por meio do acompanhamento de uma planilha de gestão financeira, fica fácil perceber que um dos gastos fundamentais de uma agência é a aquisição de novos clientes. Afinal, é o gerenciamento dessa carteira que garante a manutenção e até mesmo o crescimento da empresa. Apesar disso, nem sempre investir mais para conseguir fechar novos negócios significa ter um retorno proporcional.
Então, um dos principais pontos que podem contribuir para reduzir custos sem afetar a lucratividade da agência pode estar escondido nessa importante métrica: o CAC (ou custo por aquisição de cliente).
Para encontrar o valor do CAC, basta somar todo o valor investido para essa finalidade e dividi-lo pela quantidade de novos clientes que a agência conseguiu.
Caso a agência tenha um centro de custo, fica mais fácil identificar a verba direcionada para o fortalecimento da marca e ações em busca de novos clientes. Esse é o momento em que a empresa deve investir nas principais estratégias que já conhece para isso. Por exemplo:
- investir no inbound marketing, na produção de conteúdos relevantes e em estratégias de tráfego orgânico, como SEO. Assim, além de gerar autoridade e credibilidade, a agência consegue uma visibilidade sem investimento constante (é o que ocorre em estratégias de tráfego orgânico);
- pedir feedbacks dos clientes da empresa e criar estratégias para coletar depoimentos e desenvolver cases de sucesso;
- usar uma plataforma ou programa de gestão que contribua para ações como o vendarketing, aumentando a integração entre os times, melhorando o funil de vendas e fechando mais contratos.
Como diferenciar custos fixos e variáveis para economizar na agência?
Uma agência precisa lidar com custos fixos e variáveis, entretanto, é fundamental saber quais são cada um deles. Somente depois disso é possível criar planos mais eficientes para cortar gastos e garantir um bom desempenho da empresa de comunicação. Então, antes de ampliar o time por meio de novas contratações, talvez a empresa descubra que contar com um parceiro pode ser mais lucrativo.
Os custos fixos são aqueles que exigem pagamentos recorrentes e de mesmo valor. Por exemplo, alguns tipos de taxas e impostos – mensais, anuais ou até mesmo quadrienais, como no caso do alvará – têm o valor fixo. Nesse lado da tabela também estão as contas de aluguel, água, luz, telefone, internet e folha de pagamento.
Apesar de aparentemente não ser possível reduzir os custos fixos, existem algumas estratégias, por exemplo:
- avaliar o preço do mesmo serviço oferecido por concorrentes;
- planejar para fazer o pagamento de impostos à vista ou com antecedência, participando de políticas de desconto;
- analisar a necessidade de funcionários e a alocação do trabalho de cada um para garantir a maior produtividade no período de expediente.
Já os custos variáveis são aqueles imprevistos ou que flutuam de acordo com fatores que não podem ser definidos com antecedência. Os impostos relativos ao faturamento da empresa são um exemplo desse tipo de custo. É necessário ter uma boa gestão para identificar e minimizar ao máximo os custos variáveis.
O principal ponto nesse caso está ligado ao planejamento da empresa. Por exemplo, se o negócio conta com um acompanhamento adequado em relação às demandas dos clientes, fica mais fácil garantir as entregas em dia, evitando a necessidade de horas extras. Outro gasto comum para as agências é a contratação de freelas para jobs; aqui, é preciso analisar o que sai mais em conta:
- pagamento de horas extras;
- ampliação do quadro de funcionários;
- contratação de freelancers para jobs pontuais.
A gestão de custos e a redução de falhas podem contribuir para a economia?
A gestão de custos lida com a conscientização a respeito de todos os gastos inerentes ao desenvolvimento dos serviços prestados pela agência. Dessa forma, é possível ter uma melhor precificação do mix oferecido, além de aumentar a lucratividade por meio do corte de custos desnecessários.
Por exemplo: a impressão de bonecos das peças gráficas é fundamental, entretanto, existem boas máquinas que a empresa pode ter, em vez de usar uma gráfica rápida para isso.
Ao mesmo tempo, uma boa gestão de custos envolve uma análise crítica eficiente, que garanta o corte de gastos e não acarrete prejuízos para o negócio. Para isso, é importante fazer uma análise detalhada dos processos da empresa, observando também os relatórios de gestão. Alguns pontos que devem ser avaliados para uma boa gestão de custos são:
- aluguel e contas referentes a serviços como condomínio, IPTU, água, luz, telefone e internet;
- salários, remunerações, bonificações e transporte;
- gastos com parceiros e freelancers;
- licenças de softwares;
- materiais de limpeza;
- materiais de escritório.
Em uma agência, as metodologias ágeis são ideais para ajudar na identificação e na redução de falhas. A associação desses modelos com a identificação dos custos fixos e variáveis ajuda a construir uma mentalidade que tenha como objetivo promover a economia contínua.
Qual é o formato efetivo para otimizar a gestão da agência?
Para garantir que o fluxo de caixa tenha sua melhor performance, é preciso encontrar também processos ágeis, que facilitem a identificação dos gastos e tomadas de decisão que levarão a uma economia efetiva, mantendo ou até mesmo melhorando a lucratividade da agência. Hoje em dia, já existem várias plataformas que podem colaborar para essas atividades.
Um software de gestão, por exemplo, reúne todas as informações relevantes para entender como reduzir custos. Com ele, é possível entender a rotina da empresa, descobrir pontos que podem ser melhorados, além de automatizar diversos processos. Acompanhar indicadores relevantes é extremamente importante nesse momento, pois permite ter insights e assegurar a melhor performance.
Gerenciar uma agência significa estar sempre pronto para se adaptar às tendências dos consumidores e do mercado. Isso não é diferente na hora de cortar gastos e aumentar a produtividade. Por isso, contar com um software completo, fortalecido a partir de uma metodologia concreta e eficiente, pode ajudar a gerir essas decisões.
